وبالطبع يمثل الأشخاص جزءًا كبيرًا من أي عمل تجاري وتتطلب إدارتهم رؤية ومهارات قيادية وبعض العمليات الرائعة التي يمكنهم العمل بها.
تم تطوير إدارة الموارد البشرية (HRM) كنهج مقبول لإدارة الأفراد داخل المؤسسة على مدار الخمسين عامًا الماضية أو أكثر، ولكن استخدام الأعمال التقنية لتقديمها شهد تطورات كبيرة مؤخرًا.
ما هي أنظمة إدارة الموارد البشرية؟
يشير نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) إلى البرنامج الذي تنشره إحدى المؤسسات للتعامل مع مهام سير عمل الموارد البشرية الرئيسية، مثل إدارة بيانات الموظفين، وكشوف المرتبات، والوقت والحضور، والتدريب والتطوير وغيرها.
في الماضي، كانت هذه العمليات يتم ادارتها من خلال طرق حفظ الملفات الورقية وتم نقلها لاحقًا إلى تطبيقات نظام إدارة الموارد البشرية في الموقع على أجهزة الكمبيوتر والخوادم. اما اليوم، انظمة ادارة الموارد البشرية متاحة في السحابة، بحيث يمكن للمؤسسات إدارة الموارد البشرية عن بعد وبأمان عبر الإنترنت.
بينما تُستخدم هذه المصطلحات الثلاثة غالبًا لتعني نفس الشيء، إلا أن هناك بعض الاختلافات وفقًا لكيفية تطور التكنولوجيا المتعلقة بالموارد البشرية بمرور الوقت.
نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو مصطلح يستخدم لوصف الحلول السابقة المتعلقة بالموارد البشرية والتي بدأت في الجمع بين مصادر البيانات الرئيسية وربطها في نظام أساسي واحد لإدارة الأفراد. يحتفظ نظام معلومات الموارد البشرية بشكل تقليدي ببيانات الموظف وسياسات وإجراءات الموارد البشرية للشركة.
تعد أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) الخطوة التالية في رحلة أنظمة الموارد البشرية، وتمثل حلاً شاملاً لإدارة الموارد البشرية يجمع جميع الوظائف الرئيسية ومهام سير العمل التي تندرج تحت راية الموارد البشرية، بما في ذلك كشوف المرتبات والتوظيف والتدريب والتطوير. وصل المصطلح لأول مرة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين لوصف الأنظمة المحلية، ولكن يمكن العثور على نظام إدارة الموارد البشرية الحديث اليوم في السحابة.
إدارة رأس المال البشري (HCM) هو المصطلح الحديث المستخدم لوصف مجموعة من التطبيقات المتعلقة بالموارد البشرية والتي تهدف إلى رفع مستوى تجربة الموظف، وبالتالي تحسين نتائج المشاركة والاحتفاظ. غالبًا ما تشتمل حلول HCM، المصممة في السحابة، على مساعدة رقمية مدعومة بالذكاء الاصطناعي وأدوات أخرى لمساعدة الموارد البشرية في دفع ليس فقط الكفاءة، ولكن القيمة التجارية الملموسة.
لماذا يعد نظام إدارة الموارد البشرية مهم
يعد نظام إدارة الموارد البشرية مهمًا للشركات والمؤسسات التي ترغب في أن تكون قادرة على تخزين البيانات الرئيسية المتعلقة بالموارد البشرية بشكل فعال والوصول إلى تلك المعلومات.
فكر في التكلفة المرتبطة بالتوظيف والتدريب وتطوير أي موظف بمفرده، بالإضافة إلى النفقات العامة للرواتب، قد تكون هناك أيضًا تكاليف خاصة بالمعدات والتعليم والمكافآت وغيرها.
يعد الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة تتعلق بكل موظف أمرًا أساسيًا لفهم إنتاجية القوى العاملة، ويبدأ ذلك بنظام إدارة موارد بشرية قوي.
الوظائف الرئيسية لنظام إدارة الموارد البشرية
يميل نظام إدارة الموارد البشرية الحديث إلى تقديم مميزات عبر سبعة مجالات من الموارد البشرية.
سيساعدك فهم هذه المجالات السبعة، بالإضافة إلى الاحتياجات المحددة لمؤسستك، على اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب لك بسهولة أكبر.
التوظيف أو إدارة المرشحين
تركز هذه الميزات على عناصر الموارد البشرية المتعلقة بجذب وتعيين موظفين جدد، مثل إعلانات الوظائف والتطبيقات، وإدارة السيرة الذاتية وجدولة المقابلة
إدارة الموارد البشرية
هذا هو "المصدر الوحيد للحقيقة" فعندما يتعلق الأمر بسجلات مهارات الموظفين والسمات والوثائق الأساسية تتيح هذه البيانات بعد ذلك إمكانات إدارة الأشخاص التي تعزز تخطيط القوى العاملة وإعداد التقارير والتحليل حتى تتمكن مؤسستك من الوصول إلى إمكاناتها حقًا.
كشف الرواتب
يعد الحصول على رواتب الموظفين بشكل صحيح وفي الوقت المحدد جزءًا مهمًا ويساعد المؤسسات في الاحتفاظ بحسابات دقيقة أيضًا. باستخدام وحدة كشوف المرتبات، يمكن أتمتة هذه العمليات إلى حد كبير.
التخطيط
جنبًا إلى جنب مع كشوف المرتبات، يسمح تخطيط الإجازة للمؤسسة بتبسيط الطريقة التي تقدم بها مزايا غير نقدية للموظفين في شكل استحقاقات الإجازة حيث يوفر تخطيط الإجازات للموظفين خيارات الخدمة الذاتية بينما يمكن للمديرين التعامل بسهولة مع الموافقات وإعداد التقارير والتنبؤ.
تطوير الموظفين
قم بجدولة مراجعات الموظفين واحتفظ بسجلات أداء دقيقة لموظفيك، مما يقلل بشكل أساسي العبء على فريق الموارد البشرية لديك حتى يتمكنوا من تخصيص المزيد من الوقت لتقديم برامج تدريب وتطوير الموظفين، أو رفع تجربة الموظف بشكل عام.
الصحة والسلامة
تعتبر الصحة والسلامة جزءًا، فهو ليس مهمًا فقط للحفاظ على قوة عاملة منتجة، بل يأتي أيضًا مع مجموعة من الامتثال لإدارة الموارد البشرية. ولكن مع نظام HRMS الحديث، يمكنك تتبع وإدارة أي حوادث تحدث مع الحفاظ على الامتثال للوائح دون الحاجة إلى إعادة اختراع العجلة.
الخدمة الذاتية للموظف
كما هو مذكور في إطار تخطيط الإجازة، تسمح وظائف الخدمة الذاتية لنظام إدارة الموارد البشرية للموظفين بتحديث بياناتهم بسهولة، أو التقدم بطلب للحصول على إجازة أو إخطار المنظمة بحادث الصحة والسلامة عبر بوابة إلكترونية، مما يسمح لهم بالبقاء منتجين بينما يحصل موظفو الموارد البشرية لديك على المعلومات التي يحتاجونها.
ميزات نظام إدارة الموارد البشرية
تمثل مجموعة الميزات التالية قائمة عامة بالأشياء التي قد تتوقع رؤيتها في تقييمك لوظائف نظام إدارة الموارد البشرية.
تخزين بيانات الموظفين
من خلال إنشاء مستودع واحد لجميع البيانات المتعلقة بالموظفين، يمكن للمؤسسات الوصول إلى تقارير أكثر فعالية ودقة، مما يعني قضاء وقت أقل في تنظيم مجموعات البيانات ومعالجة الأرقام.
تقارير الموارد البشرية
مجموعة تقارير قوية لبيانات الموظف ستساعدك على تقديم مجموعة من التقارير المفيدة وأدوات التحليل، المصممة لمتخصصي الموارد البشرية ومديري الأعمال. قد يشمل ذلك أيضًا القدرة على تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموارد البشرية والتي يمكن استخدامها للمؤسسة من أجل إدارة أداء الموارد البشرية والإنتاجية
الوقت والحضور
تتيح هذه الميزات لأصحاب العمل تتبع الحضور أو التغيب للقوى العاملة بأكملها، مع إعطاء الموظفين القدرة على التقدم بطلب للحصول على إجازة مرضية أو طلب تبديل النوبات حيث تتكامل هذه الميزات مع كشوف المرتبات والجدولة.
جدولة القوى العاملة والتخطيط
تسمح ميزات جدولة القوى العاملة والتخطيط للمؤسسة بالتنبؤ بالموظفين والتخطيط لهم وتخصيصهم للمشاريع بشكل أكثر فعالية قد تتضمن هذه الميزات أيضًا الميزانية وعناصر إدارة المشروع الأخرى مثل تخطيط السيناريو.
الفوائد والإجازات والمكافآت
يعد حساب الرواتب والمدفوعات المتغيرة للمكافآت والعمولات جزءًا أساسيًا من أي نظام إدارة موارد بشرية وستحتاج إلى تحديد الحل الذي يمكن أن يفي بتوقعات موظفيك في هذا المجال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا إدارة خطط المزايا مثل الخدمات الطبية والتأمين في نظام إدارة الموارد البشرية.
تطوير الموظفين
قد تجد أيضًا مجموعة من ميزات إدارة التعلم المتاحة كجزء من نظام إدارة الموارد البشرية الشامل، والذي يسمح لفرق الموارد البشرية بتقديم جلسات تدريب وتطوير للموظفين عن بُعد. نظرًا لأن التطوير الوظيفي أصبح عنصرًا مطلوبًا بشكل متزايد، فقد تصبح ميزات إدارة التعلم قريبًا أمرًا ضروريًا لأي نظام إدارة موارد بشرية.
فوائد نظام إدارة الموارد البشرية
ربما تكون قد أدركت بالفعل حقيقة أن الميزة الرئيسية لأي نظام إدارة موارد بشرية هي إدارة جميع سجلات موظفيك ولفريق الموارد البشرية في مكان واحد.
فيما يلي أهم الفوائد التي يمكن أن يقدمها نظام إدارة الموارد البشرية الجيد لمؤسستك.
رؤى أداء قوية
عندما يتعلق الأمر بالتحليل والتنبؤات والتخطيط، لا يمكنك توقع أن تكون قادرًا على اتخاذ قرارات جيدة دون الحصول على بيانات دقيقة أولاً. وعندما يتعلق الأمر بالبيانات المتعلقة بالموظفين فهذا بالضبط ما يجب أن يوفره نظام إدارة الموارد البشرية.
إلى جانب وحدة إعداد التقارير والتحليلات القوية، ستكون الموارد البشرية أكثر قدرة على تمييز الفجوات الرئيسية في مهارات القوى العاملة للتوظيف، وكذلك كيفية وضع الميزانية المناسبة لها.
انخفاض النفقات العامة الإدارية
بالمقارنة مع أنظمة حفظ الملفات الورقية، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية الرقمي طريقة أكثر فاعلية لتخزين وإدارة بيانات الموظفين.
تعزيز الأمن
من خلال وضع بيانات الموظف في مكان واحد، يجب أن يوفر نظام إدارة الموارد البشرية أمانًا من الدرجة الأولى من أجل توفير راحة البال للشركات والعاملين فيها. كما يحتاجون أيضًا إلى الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان من أجل الحفاظ على امتثالهم.
والخبر السار هو أن الأمان هو التركيز الأساسي لمعظم مزودي نظام إدارة الموارد البشرية، حيث يأتي تشفير البيانات والوصول المستند إلى الأدوار وتجزئة النظام معيارًا مع العديد من الحلول في السوق.
مشاركة أفضل للموظفين
يجب أن يكون الغرض من تقديم تجربة محسّنة للموظف هو تحسين معدلات مشاركة الموظفين، وهذا يعني عمومًا الحصول على رضا اعلى.
إذا تم تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية بنجاح وتم استخدامه لتقديم تجربة سلسة للموظفين منذ تفاعلهم الأول مع مؤسستك، فسترتفع المشاركة بشكل طبيعي وهذا بدوره يؤدي إلى إنشاء حلقة ملاحظات إيجابية حيث لن تحتاج إلى التوظيف بشكل أقل تكرارًا.