تدقيق بدون ألم! ^مميز

يمكن أن تساعد عدة خطوات الممارسين على تجنب المزالق الشائعة التي تسبب ضائقة غير ضرورية لعملاء التدقيق.

خطوات التخطيط والاتصال البسيطة ستقطع شوطًا طويلاً نحو تخفيف التوتر والقلق قبل الإجراء وأثناءه وبعده.

هناك بعض الطرق التي يمكن للمدققين من خلالها تحسين تجربة العميل وتقديم ملاحظات أكثر صلة وفي الوقت المناسب.

1. إشراك العملاء في عملية التخطيط

قد يقوم المدققون بما هو إجراء تدقيق روتيني بالنسبة لهم دون توضيح سبب قيامهم به، وما يتم البحث عنه، وما يتم توقعه. يمكن أن يؤدي إهمال تقديم هذه المعلومات إلى إعاقة عملية التدقيق قبل أن تبدأ من خلال وضع العملاء في حالة توتر.

2. تسكين الآلام\ تقليل الاثار السلبية على العملاء

تتمثل الخطوة الأولى لتزويد العملاء بتخفيف الآلام في فهم تأثير وجود المدققين على عملياتهم اليومية. أثناء اجتماعات التخطيط، يمكن للمدققين مناقشة طرق تقليل أي آثار سلبية -سواء كان ذلك لتجنب جدولة الاجتماعات خلال أوقات ازدحامها، أو تقديم توقعات وتواصل واضح خلال عملية التدقيق. يجب أن تسأل دائمًا، "كيف يمكنك جعل هذا التدقيق أقل إيلامًا لعملائك دون المساس بالقيمة التي يوفرها؟"

3. كن صادقا

كمدققين، نفقد كل المصداقية إذا لم يكن الصدق والشفافية من بين قيمنا الأساسية. حتى عندما يكون الأمر غير مريح، مثل مشاركة نتائج تدقيق معاكسة أو حساسة، يجب أن نتواصل بصدق وانفتاح مع العملاء لكسب ثقتهم.

4. تقديم النتائج في الوقت المناسب

في بداية كل تدقيق، يجب اخبار العملاء أنهم سيتلقون تعليقات طوال فترة التدقيق، واخطارهم على الفور إذا وجد أي شيء مهم. تقديم خدمة رائعة خلال المشاركة يتضمن دورة ملاحظات مستمرة -سواء كان ذلك يعني اجتماعات متكررة مع رئيس القسم أو مشاركة تعليقات إيجابية بانتظام (بدلاً من التواصل فقط عند ظهور مشكلة).

5. التماس الملاحظات والتعليقات

قد يكون من غير المريح للمدققين أن يطلبوا ملاحظات من عملاء التدقيق. نخشى أنهم قد يستخدمون دورة الملاحظات والتعليقات كسلاح للسعي للانتقام من نتائج التدقيق الهامة. لكن البديل أسوأ. إذا كنا لا نسعى بنشاط للحصول على التعليقات، فقد نفشل في التحسن وستنخفض قيمتنا.