العالم الذي وجدنا أنفسنا نعيش فيه الآن غير مؤكد ومخيف وجديد تمامًا ومثير في آن واحد. لقد تغيرت حياتنا كلها بطريقة أو بأخرى خلال العام الماضي بسبب أزمة Covid-19، حيث يتعين على الغالبية منا التكيف مع العمل من المنزل.
إن نقل مؤسستك من مكتب إلى مكان عمل مؤقت ليس بالأمر السهل، خاصة عندما يكون مفاجئًا وغير متوقع. هناك العديد من التحديات الحتمية التي يواجهها كل من الموظفين والمديرين: الانزلاقات في التركيز، والمشتتات، والوحدة، والتواصل غير الفعال، وأكثر من ذلك بكثير.
ومع ذلك، لا يجب أن يساوي العمل عن بُعد كارثة. لهذا السبب قامت Recamov بتجميع هذا الدليل لإدارة العاملين عن بُعد بشكل فعال بحيث لا يكون لديك شيء واحد تقلق بشأنه. إن العيش خلال الجائحة أمر صعب بما فيه الكفاية دون أن يضطر عملك إلى المعاناة.
استمر في القراءة وستكتشف فقط كيفية تحديد أي مشكلات محتملة قد تواجهها شركتك بسبب الاضطرار إلى العمل عن بُعد، وقائمة محددة من الطرق المجربة والمختبرة لمكافحة هذه المشكلات.
التحديات المشتركة في إدارة العمل عن بُعد
هناك العديد من التحديات التي قد تواجهها عندما تبدأ في إدارة موظفيك البعيدين الجدد. لقد تم تحديد المشكلات الرئيسية التي قد تواجهها، فمن الأفضل دائمًا أن تكون على دراية بها. ومع ذلك، لا داعي للقلق، فقد قمنا أيضًا بتجميع قائمة مفيدة من الحيل لك جميعًا حول أفضل السبل التي يمكن للمديرين من خلالها دعم فريقهم عن بُعد.
قد يكون العديد من الأشخاص الذين يعملون في أدوار مثل وظائف التوضيح عن بُعد أو وظائف تحسين محركات البحث عن بُعد أكثر اعتيادًا على العمل من منازلهم. ومع ذلك، بالنسبة للغالبية العظمى من الموظفين، ستكون تجربة جديدة تمامًا للعمل في مؤسستهم من مسافة بعيدة.
تحديد التحديات هو الخطوة الأولى نحو حلها. العديد من هذه القضايا لا مفر منها إلى حد ما بسبب طبيعة العمل عن بُعد.
التواصل
في البداية، أحد أصعب التحديات التي ستواجهها هو تعلم كيفية التواصل الفعال مع موظفيك.
إلى جانب المشكلة الواضحة المتمثلة في عدم القدرة على رؤية الأشخاص الذين تعمل معهم والتفاعل معهم على أساس يومي، هناك المزيد من مشكلات الاتصال الضمني التي يحتاج مديرك إلى معالجتها لإبقاء موظفيك سعداء.
أولاً، يمكن أن تضيع الكثير من النوايا الكامنة وراء الرسائل عبر الإنترنت حيث قد يكون من الصعب اكتشاف الحالة المزاجية لشخص ما أو نبرة صوته من نص بسيط أو بريد إلكتروني. هذا بشكل خاص إذا كنت تتواصل مع أحد أعضاء الفريق الذي لست على دراية به جيدًا!
قد يؤدي عدم الاتصال بانتظام مع موظفيك إلى عواقب وخيمة. أهم النصائح لتجنب ذلك تشمل عدم الإلغاء مطلقًا لمكالمة الفريق أو تسجيلات الوصول الفردية. ستؤدي أي عمليات إلغاء، ما لم تكن ضرورية تمامًا، إلى فقدان موظفيك الثقة في عملك والشعور كما لو أن وقتهم قد ضاع.
إن جعل الناس يشعرون بأهميتهم والاستماع إليهم أمر حيوي داخل شركة ناجحة، والتواصل الفعال هو مفتاح ذلك.
الإشراف
يأتي مع العمل عن بُعد شعورًا جديدًا بالاستقلالية والمسؤولية تجاه أعضاء فريقك، والذي سيواجهه الكثيرون.
قد يكون الافتقار إلى الإشراف وجهًا لوجه وردود الفعل الإدارية أمرًا صعبًا لجميع المعنيين. بالنسبة للمشرفين، ستكون هناك مخاوف من أن الموظفين لا يعملون بجد أو بكفاءة كما ينبغي، وبالنسبة للموظفين، ستكون هناك صعوبات دون الوصول المناسب إلى الدعم والتواصل الذي يوفره الإشراف.
يعد العمل عن بُعد مفهومًا جديدًا للغالبية العظمى من الأشخاص، ولذا فمن المحتمل أننا سنخطئ. قد يعني هذا أن الافتقار إلى الإشراف الشخصي مما يقلل بدوره من الإنتاجية والثقة.
الدخول الى المعلومات
التحدي الكبير الذي يجب التغلب عليه هو العوائق التي تحول دون الوصول إلى المعلومات. سينتهي الأمر بالعديد من العاملين عن بُعد حديثًا إلى قضاء الكثير من الوقت في محاولة العثور على معلومات من الشركة أو من زملائهم في العمل بطريقة لن يكونوا في المكتب. كل شيء يستغرق وقتًا أطول: إرسال بريد إلكتروني يتطلب انتظار رد، بينما الاستناد على مكتب لتطلب من زميلك شيئًا يستغرق ثوانٍ.
لن يؤدي الوصول المحدود إلى المعلومات إلى أي مصلحة لثقافة مؤسستك أو ثقة موظفيك. هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا أن يكون لديك أفضل البرامج والأدوات، كما هو الحال مع التكنولوجيا القديمة أو التنظيم السيئ، سيكافح أعضاء فريقك للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها، ويصبحون مرتبكين، وربما يرتكبون أخطاء ضارة.
العزل الاجتماعي
الحقيقة المحزنة للغاية للعمل عن بُعد بالنسبة للكثيرين هي شعور مؤثر بالعزلة الاجتماعية. إن قضاء معظم وقتك بمفردك في محاولة التركيز دون أي تفاعل وجهاً لوجه يمكن أن يكون له أثره بالتأكيد.
قد يكون هذا صعبًا بشكل خاص إذا كنت معتادًا على العمل في بيئة يحيط بها الناس. يمكن أن يكون الانتقال من هذا إلى العزلة إلى حد ما انتقالًا صعبًا ومفاجئًا. من الآثار الجانبية المحتملة لهذه العزلة على مدى فترة طويلة من الزمن أن يشعر بعض العمال بتضاؤل الإحساس بالانتماء إلى شركتهم.
المشتتات المنزلية
إلى حد ما لا مفر منه هو مشكلة الانحرافات المنزلية مع العمل عن بُعد. بعض الناس أكثر تجهيزًا من غيرهم ليكونوا قادرين على العمل بالرغم من المشتتات، لكن الغالبية منا سيستسلم لها إلى حد ما.
يعني الانتقال المفاجئ إلى العمل عن بُعد أن الكثيرين لن يكون لديهم مساحة عمل مخصصة جاهزة للاستخدام في منازلهم. هذا يعني أنهم سيعملون في الأماكن العامة أو المناطق التي لا تساعد على التركيز. يجب أن نأخذ في الاعتبار أيضًا أن أكثر من فرد من الأسرة الواحدة يمكن أن يعمل من المنزل، مما قد يزيد من احتمالية تشتيت الانتباه في المنزل.
تشمل مصادر الإلهاء الشائعة حول المنزل أفراد الأسرة أو الأصدقاء، ومسؤوليات الأبوة والأمومة، والحيوانات الأليفة، والضوضاء الصاخبة. يمكن أن يساعد تعزيز مستوى التقارب بين الموظفين والمديرين في خلق ثقافة الانفتاح التي يمكن للجميع من خلالها مشاركة أفضل نصائحهم حول كيفية تجنب تشتيت الانتباه.
كيف يمكن للمديرين دعم الموظفين عن بُعد؟
بعد قراءة التحديات التي يمكن أن تنشأ من إدارة الفرق البعيدة، قد تشعر بالقلق بشأن مستقبل عملك. نحن هنا لنخبرك أنه لا داعي للقلق!
يمكن معالجة جميع القضايا المذكورة أعلاه. طالما أن لديك الأدوات والمواقف الصحيحة، فلا يوجد سبب يمنعك من الاستمرار في التواصل مع موظفيك وإبقائهم يتقدمون بإيجابية وأخلاقيات عمل ممتازة!
لقد حددنا بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مكافحة المشكلات الشائعة في العمل عن بُعد، سواء كان ذلك في وظائف بدوام جزئي عن بُعد أو أدوار أكثر ملاءمة تقليديًا لبيئة المكتب.
الروتين اليومي المنظم
من الضروري للغاية ابتكار روتين يومي منظم والالتزام به. يجب تنفيذ ذلك ومراقبته من قبل المشرفين لضمان الالتزام ببعض الإحساس بالحياة الطبيعية والنظام.
طريقة ممتازة وبسيطة لدمج الروتين في كيفية عمل موظفيك هي تحديد موعد فحص يومي عبر مكالمة فيديو أو صوتية باستخدام برنامج مثل Zoom. يفضل بعض المشرفين أن يكون هذا عبارة عن سلسلة من المكالمات الفردية، بينما يفضل البعض الآخر إجراء مكالمة مع جميع أعضاء الفريق. تشمل الموضوعات التي سيتم تناولها خلال هذه المكالمات السؤال عن كيفية تقدم العمل، وما إذا كان لدى أي شخص مخاوف أو أسئلة، ووضع خطط عمل للمشاريع أو المهام المستقبلية.
أي طريقة تريد التحقق من موظفيك بها صالحة، طالما أنها مخططة مسبقًا ومنتظمة. يمنح هذا موظفيك إحساسًا بالهيكل الذي يذكرنا ببيئة عملهم القديمة ويتيح لهم معرفة أنك موجود إذا احتاجوا إلى توصيل أي شيء إليك.
فائدة أخرى لدمج روتين يومي منظم في حياة فرقك هي أن المديرين سيتفاعلون مع الموظفين على الأرجح أكثر مما فعلوا قبل أن تصبح بيئة العمل بعيدة. سيشعر الموظف الآن أنه بإمكانه وضع اسم على وجه العديد من زملائه وهو ما يمكن أن يكون خطوة رائعة في الجمع بين الأعمال التجارية وتشجيع الثقة والإنتاجية.
تقديم الحلول التقنية
لقد ولت الأيام التي كان فيها البريد الإلكتروني وحده وسيلة كافية للتواصل مع الزملاء. تتطلب إدارة العاملين الجدد عن بُعد طريقة أكثر تعقيدًا للتواصل.
يستفيد أولئك الذين يعملون من المنزل من وجود حلول تقنية متعددة، مثل مؤتمرات الفيديو والرسائل المباشرة. هناك الكثير من الحلول التقنية المتاحة، الأمر يتعلق فقط باختيار الحلول التي تناسبك أنت وموظفيك بشكل أفضل.
إدارة العمال عن بُعد تجعل ترتيب الاجتماعات أكثر صعوبة. لم يعد بإمكانك الدخول إلى غرفة وجمع الجميع للتحدث. بدلاً من ذلك، سيتعين عليك العثور على الحلول التكنولوجية المناسبة التي تناسب الجميع. ستمكن أفضل الأدوات المديرين والموظفين من البقاء على نفس الصفحة وتنظيم جزء من وقتك نيابة عنك.
يمكن أن يكون لأداة الاتصال السمعية والبصرية مثل مؤتمرات الفيديو أو المكالمات الهاتفية مزايا عديدة للعاملين، مثل السماح بزيادة المعرفة المشتركة وتقليل الشعور بالعزلة الاجتماعية.
علاوة على ذلك، هناك طرق أفضل بكثير للتعبير عن نغمات ونوايا معينة من إرسال بريد إلكتروني بدائي. ما يمكن أن يكون أفضل بكثير هو التواصل من خلال الفيديو أو باستخدام صور GIF والرموز التعبيرية في تطبيق مراسلة مثل Slack.
شروط واضحة وملخص موجز
من أجل الحفاظ على الهيكل والكفاءة بشكل أكبر، من الجيد أن يقوم المشرفون بتحديد ملخصات وشروط واضحة.
النظام الممتاز الذي يمكن للمشرفين استخدامه للقيام بذلك هو عن طريق وضع توقعات صارمة لفرقهم من حيث التواصل وعبء العمل. على سبيل المثال، دع العاملين لديك يعرفون متى يكون أفضل وقت لهم للاتصال بك، ومتى تتوقع مكالمات جماعية عبر الفيديو، ومتى يكون من المناسب استخدام المراسلة المباشرة والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك.
يُعد تنظيم قواعد المشاركة طريقة رائعة للحفاظ على الاتساق في عملك ويمكن أن تكون مرضية جدًا ثم يتم تنفيذها بكفاءة.
من المهم تحديد أوقات واضحة وموجز محدد في أقرب وقت ممكن عند إدارة الموظفين عن بُعد. بهذه الطريقة، سيتمكن كل عضو في الفريق من التواصل بشكل فعال مع بعضهم البعض، ومشاركة المعلومات حسب الحاجة، وتعيين نغمة لما هو متوقع منهم أثناء العمل في المنزل.
إذا كنت تعمل ضمن مؤسسة كبيرة، فهناك احتمال أن يعمل أعضاء فريقك في مناطق زمنية مختلفة. ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء الجداول الزمنية وعمليات تسجيل الوصول، حيث لن يكون كل موظف متاحًا في نفس الوقت مع الآخرين.
يعاني العديد من الموظفين من العمل عن بُعد في البداية لأنهم فشلوا في التكيف مع عدم وجودهم في أماكن عملهم. يعد وضع كل شيء محددًا ومفصلاً بوضوح، مع نصائح يجب اتباعها أثناء العمل لأول مرة دون اتصال مباشر طريقة رائعة لإلهام الثقة وتقديم الدعم.
الارتباط الاجتماعي
واحدة من أسهل الطرق وأكثرها أهمية التي يمكن للمديرين من خلالها دعم العاملين عن بُعد هي من خلال الانخراط في التفاعل الاجتماعي كلما أمكن ذلك. تتمثل إحدى الوسائل البسيطة للقيام بذلك في إتاحة الوقت في بداية مكالمة العمل أو نهايتها لمناقشة الموضوعات غير المتعلقة بالعمل، مثل كيفية قيام الجميع، أو ما ينوي القيام به.
قد يبدو الأمر واضحًا، لكن المشاركة الاجتماعية يمكن أن تفعل المعجزات لأي عمل، عن بعد أو غير ذلك! قد يكون الانتقال من العمل في مكتب محاط بالناس إلى البقاء وحدك طوال اليوم أمرًا صعبًا حقًا، لذلك يجب على المديرين دائمًا محاولة وتشجيع التفاعل الاجتماعي.
البشر مخلوقات اجتماعية، لذلك على الأقل يجب على زملائك أن يعرفوا بعضهم البعض بالاسم الأول وأن يكونوا مرتاحين في الدردشة. يمكن أن يكون للفشل في تعزيز المشاركة الاجتماعية في مؤسستك آثار صحية خطيرة على موظفيك.
التأثير طويل المدى للوحدة (والذي يمكن أن يحدث من العمل عن بُعد) هو تطور حالة من الاكتئاب أو القلق. سيكون المدير الجيد على دراية بهذا وسيعمل بنشاط على تجنب وصول فرقهم إلى مثل هذه الحالة.
ليس هذا فحسب، بل إن تشجيع الموظفين على التفاعل مع بعضهم البعض يمكن أن يكون فعالًا أيضًا في تقليل مشاعر العزلة الاجتماعية وزيادة المعرفة المتبادلة. يمكن أن تكون الأحداث الافتراضية أو حتى المحادثات غير الرسمية عبر تطبيق مراسلة أو على الهاتف مفيدة حقًا في بناء علاقات ثقة.
لاعب الفريق
بصفتك مديرًا، فإن أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها هو إبعاد نفسك عن موظفيك كثيرًا. تريد أن تكون أنيقًا وودودًا من أجل تنمية ثقافة الشفافية والانفتاح في مكتبك. البديل عن ذلك هو أن يكون إما مخيفًا وبعيدًا عن عمل وحياة الموظف، وهو أمر غير مرغوب فيه بالتأكيد.
لمكافحة هذه المشكلة الشائعة، يجب على المشرفين التعامل مع موظفيهم من خلال تقديم التشجيع ونصائح العمل والدعم العاطفي إذا لزم الأمر. في سياق العمل عن بُعد، حيث شهد العديد من الأشخاص تغييرًا مفاجئًا ومسببًا للتوتر في حياتهم، من المهم للمديرين التعاطف مع هذا والاستماع إلى موظفيهم.
تشمل الطرق السهلة لتصبح لاعبًا جماعيًا تشجيع التفاعل الاجتماعي بين الزملاء، واستغلال الوقت للاستماع إلى المخاوف أو التعليقات من الموظف، وتوفير الطمأنينة والموارد عند الحاجة.
ستنظم العديد من الشركات التي تعمل عن بُعد حدثًا مرة واحدة في الأسبوع أو كل أسبوعين كوسيلة لتسجيل الوصول والتواجد مع موظفيها. هناك طريقة رائعة للقيام بذلك تتمثل في استضافة حفلات افتراضية أو إنشاء نادٍ حيث يمكن للمدراء والموظفين إرسال كتاب أو مقال استمتعوا به مؤخرًا، على سبيل المثال.
افكار اخيرة
تعد محاولة إدارة العديد من الموظفين عن بُعد لأول مرة أمرًا صعبًا ويمكن أن تشعر بالصعوبة أو الإحباط في بعض الأحيان. غالبية الشركات التي اضطرت إلى الانتقال عن بُعد في العام الماضي لم تخطط للقيام بذلك، مما يعني أنه كان عليها التغلب على العديد من المعضلات والعقبات غير المعروفة.
إنها عملية تعلم لكل فرد في شركة ما لمعرفة كيفية العمل بفعالية من المنزل، ولكن مهمة المديرين هي التأكد من أن الانتقال إلى العمل عن بُعد لأول مرة يكون ناجحًا وسلسًا قدر الإمكان.
ومع ذلك، فمن الممكن تمامًا للشركات أن تكون ناجحة مع فريق بعيد تمامًا كما كانت في بيئة مكتبية. قد تكون بعض القواعد والأساليب مختلفة قليلاً أو غير تقليدية، لكن أساسيات إدارة الفريق تظل كما هي.
تأكد من اتباع الدليل الذي قدمناه لك، وكن دائمًا على دراية بأي تحديات تواجهها أنت أو موظفوك. الجزء الأكثر أهمية في إدارة الفرق البعيدة هو التأكد من أن الجميع سعداء ورغبة نشطة في مواصلة العمل. يعني ضمان ذلك التمسك بالنصائح التي حددناها لك أعلاه، وتذكر دائمًا أن تكون عضوًا في الفريق.
سوف نتغلب على جائحة Covid-19 معًا، وإذا كنت تدير عمالك عن بُعد حديثًا بشكل جيد، يمكن لشركتك أن تخرج من الجانب الآخر أكثر نجاحًا من أي وقت مضى!
