التخطيط للمهام والوظائف ^مميز

هناك موظفون لا يقومون بعمل جيد. خمن ما هو السبب ؟!، يبدو أن المشكلة تكمن في المالك أو الشريك لأنهم اختصروا عملية التخطيط. هذه ليست قضية منعزلة.

يبدو أن الجميع دائمًا على عجلة من أمرهم، وخاصة المالكين والشركاء، وقاموا بقطع ما يسمى بالأجزاء غير الأساسية من المشروع، والتي يعتبرونها التخطيط المفرط. إن التخطيط يظهر للموظفين اهتمام المالك والتزامه بإنجاز المهمة قدر الإمكان. حيث أن وقته في الإشراف على العمل ربما يتقلص بشكل كبير من خلال التخطيط، وذلك يحقق أرباحًا ضخمة.

كل شخص يدير وظيفة، مهما كانت صغيرة، يدير شركة صغيرة لتلك الوظيفة. تعد ميزانية المهمة، والتوظيف، ومراقبة الجودة، وتجاوز الموعد النهائي، والتدريب أثناء العمل، وتجاوز توقعات العميل وإضافة القيمة جزءًا من كل مشروع. كلما كانت المهمة مخططة بشكل أفضل، كانت أفضل تنظيماً وكان إنجازها أفضل.

يستغرق التخطيط وقتًا وتركيزًا كبيرا. يتطلب ذلك فهم أنك ترسل أشخاصًا إلى أراض بعيدة للقيام بعملك وأن الخطة توفر طريقة للبدء ومسارًا للسفر وطريقة لإنهاء المشروع. كما يجب أن تتضمن ميزانية زمنية ونقاط انطلاق عندما تكون هناك حاجة للمساعدة وفرص للتدريب والمبادرة والتمكين. التخطيط ليس إدارة دقيقة؛ إنها تحدد خارطة طريق لكيفية المضي قدمًا والتي يمكن تغييرها مع تطور الظروف، مع ترك مجال للمسؤولية والمساءلة عن التغييرات لإنجاز المشروع كما هو مطلوب.

يمكنك كتابة مذكرة التخطيط الخاصة بك لأنه من السهل إعادة ترتيب وإضافة وإزالة ما قد كتبته سابقًا. يمكنك أيضًا القيام بإعداد جدول زمني في Excel حيث تدرج كل خطوة ووقتًا محددًا في الميزانية للشخص الذي سيقوم بتنفيذها. حاول أن تجعل هذا مفصلاً قدر الإمكان. 

عندما تنتهي، التق بمدير المشروع أو أحد كبار الموظفين لمراجعة خطتك والحصول على مدخلاتهم. بعد تحديث مذكرة التخطيط والميزانية، قدمها لهم وتصبح مسؤوليتهم. أطلب منهم تسجيل الإنجاز معك يوميًا فقط حتى يكون لديك إحساس بالتقدم. إذا كنت تشرف على نصف دزينة من المشاريع، فهذا يعني أنك تحصل على ستة تسجيلات في اليوم.

هذا جيد -هذا هو عملك. كما أنها تستغرق وقتًا أقل بكثير مما لو اضطررت للإشراف المباشر على كل خطوة من كل مشروع.

يتم تخصيص مواردك وإرسالها لأداء عملك. أليس من المعقول أن تشرف عليه؟ هذا ما يدور حوله التخطيط.