إعادة تفكير المحاسبين في استخدام التكنولوجيا السحابية

يجبر COVID-19 فرق المحاسبة والتمويل على العمل عن بُعد منذ العام الماضي، وهذا يدفع بإعادة فحص كيفية استخدام التكنولوجيا السحابية لإعداد التقارير المالية في المستقبل.

أجرى تقرير، صدر الشهر الماضي من قبل معهد المحاسبين الإداريين وشركة Workiva للتكنولوجيا المالية، استطلاعًا لما يقرب من 200 متخصص في إعداد التقارير المالية حول تجاربهم ووجد أنه قبل الوباء، كانت مؤسساتهم تضع أولوية منخفضة إلى حد ما على حلول التقارير المالية القائمة على التكنولوجيا. أشار ثلثاهم إلى أنهم كانوا متأخرين عن الفرق الداخلية الأخرى في التنافس على الموارد. أعرب حوالي 30 بالمائة من المستجيبين عن اهتمامهم بحل قائم على التكنولوجيا لأنشطة مختلفة حول توثيق عمليات المراجعة الإدارية ومجالات الحكم. قال واحد من كل خمسة مشاركين تقريبًا إنهم غيّروا أولوياتهم أو ميزانياتهم لحلول تقارير الشركات القائمة على التكنولوجيا لعام 2021 وفي فترة ما بعد الجائحة.

أجبر الوباء معظم الشركات على التحول نحو بيئة العمل من المنزل العام الماضي، وشمل ذلك قسم المحاسبة. في حين عاد العديد من الموظفين منذ ذلك الحين إلى مكاتبهم في العديد من المؤسسات، يواصل آخرون أداء عملهم عن بُعد. على الرغم من التحديات الأولية، ساعدت التكنولوجيا عن بُعد في الغالب موظفي المحاسبة والمالية على العمل بأمان من المنزل، لكنها أثارت أيضًا مسألة ما إذا كان ينبغي للشركات الاستمرار في الاعتماد على التكنولوجيا السحابية بعد انحسار الوباء في النهاية.

قال شاري ليتان، مدير أبحاث وسياسات تقارير الشركات في معهد IMA، الذي شارك في كتابة التقرير:"ما اكتشفناه هو أنه، ليس فقط من خلال المعلومات القصصية التي كنا نسمعها، هو أن فرق إعداد التقارير المالية قادرة على إنجاز المهمة أثناء الوباء. لقد شعروا أن لديهم أدوات مناسبة لبعض المجالات التي تكون أكثر صعوبة من غيرها. الجرد هو واحد منهم. تقييم الإيرادات هو آخر. لكن بشكل عام، شعروا أنه يمكنهم إنجاز المهمة. ما أردنا معرفته هو أن هذا سيغير حركتك نحو تبني حلول أكثر أناقة وفعالية؟ وما وجدناه هو أن هناك رغبة للمزيد ".

قال شاري ليتان: “يبدو أن المشاركين في الاستطلاع يفضلون أنظمة جديدة في مجالين: السيطرة على الملكية، وتقييم توقعات الإيرادات. أحد الأشياء التي يمكن للمنصة المستندة إلى السحابة أو النظام الأساسي التعاوني القيام به هو تعيين تلقائيًا من سيشرف على ماذا ومن هو الثاني في الأمر، شخصًا آخر يمكنه التدخل إذا كان هذا الشخص غير متاح لأنه أثناء الوباء تتغير الأشياء بسرعة ".

أعرب المجيبون من الشركات الخاصة عن اهتمامهم بأنظمة العمليات المحاسبية التي تتطلب تقديرات وفرز البيانات.

قال ليتان: "عندما تحتاج إلى الوصول إلى البيانات الاقتصادية، فإن الأمور تتغير بسرعة كبيرة وعليك الاعتماد على التقديرات القائمة على الأحكام في بيئة الوباء. أو إذا كانت هناك أحداث مناخية، فإن الأمور تتحرك بسرعة كبيرة، وعليك الحصول على البيانات الصحيحة لاتخاذ قرار يتم تقييمه. من الأفضل أن يكون لديك أدوات بدلاً من الخروج والعثور على البيانات الصحيحة، وتجريدها، لأننا نتعامل مع بيانات غير منظمة لبناء التقارير. في سيناريو حدوث جائحة أو حدث جوي كبير، يمكن أن تتعامل مع أمور مجهولة. ليس لديك بيانات كافية. ليس لديك معلومات كافية. لا يمكنك المقارنة مع العام السابق. يجب إعادة التفكير في بعض تقديراتك من البداية ".

تحتاج فرق المحاسبة والمالية بشكل متزايد إلى تقييم مثل هذه المعلومات، بما في ذلك التقارير البيئية والاجتماعية وتقارير الحوكمة.

قال ليتان: "لا يزال هناك شعور لدى الشركات بأن التكنولوجيا الخاصة بفرق إعداد التقارير المالية والمحاسبة لديها أقل أولوية من الحلول التقنية في أماكن أخرى من الشركة. ومع ذلك، يحدث هذا في نفس الوقت الذي نطلب فيه المزيد من التقارير، حول ESG على سبيل المثال، المزيد من المعلومات، والمزيد من الفرق التي تعمل عن بُعد ".

 قال ليتان:" يمكن أن تساعد التكنولوجيا السحابية المحاسبين على الاستجابة لتلك الاحتياجات بسرعة أكبر. نسمع كل يوم عن كيف يرغبون في أن يشاركوا أكثر، حتى أكثر مما هم عليه الآن، في الإستراتيجية، في التخطيط وإدارة المواهب، في تطوير نماذج الأعمال، كل هذه الأشياء الأخرى التي نريد أن يكون محترفو المحاسبة والمالية قادرين عليها للقيام بذلك، لكنهم يكرسون الكثير من وقتهم للامتثال ونشر التقارير فقط عندما تكون هناك حلول متاحة لهم ".

أضاف أيضا:" يمكن للأنظمة المستندة إلى السحابة أن تساعد أيضًا في سير العمل عند إنشاء التقارير ومراجعتها. عند استخدام هذا النوع من البرمجيات، تكون متطلبات إعداد التقارير مضمنة، أو يمكن اصطفافها ومقارنتها، لذلك يلغي هذا القص واللصق. ما يمكن أن يساعده أيضًا هو عملية الإشراف والمراجعة الإدارية لتلك الخطوات الأخيرة من التقرير لأنه إذا كنت تستخدم هذا النظام، فسوف يوثق من قام بمراجعة مستندات ومعلومات معينة من أجل التوقيع على الجوانب المختلفة للتقارير، وسوف يسجل ذلك. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا حقًا في المستقبل إذا كان هناك أي نظرة إلى الوراء حول كيفية اتخاذ قرارات معينة، وما هي المراجعة، وما هو الإشراف. يتم الحفاظ عليها. هناك جانب آخر مفيد عندما يعمل الأشخاص عن بُعد وهو عدم وجود مستند مادي للتوقيع عليه. أنت لا تريد المستندات الموجودة على 10 أجهزة كمبيوتر مختلفة للأشخاص وإصدارات مختلفة منها. يمكن أن تساعد المنصة في تخصيص هذه الأشياء، لذا يمكنها المساعدة بكفاءة ".

يمكن أن تمثل التكنولوجيا السحابية تحديًا من وجهة نظر الأمن السيبراني، وقد يكون من الصعب في بيئة بعيدة وجود الضوابط الداخلية المناسبة والرقابة الإدارية والمراجعة عندما يعمل الكثير من الموظفين عن بُعد. ولكن بشكل عام ثبت أنه لا يقدر بثمن بالنسبة للمؤسسات التي تضطر إلى العمل عن بُعد في بيئة الوباء هذه التي مضى عليها عام واحد.