برامج المحاسبة للشركات
برامج محاسبة الشركات هي موارد لا تقدر بثمن خصوصاً للشركات الحديثة حيث يسمح البرنامج المحاسبي بالتتبع التفصيلي للمعاملات المالية والتقارير والتحليل. قبل ظهور تلك البرامج، كان يجب تنفيذ المهام يدويًا حيث كانت التقارير المخصصة غير عملية بسبب العمل المتضمن في دمج الإدخالات اليدوية، ولكنها تقوم بأتمتة هذه المهام، مما يقلل من المهام المحاسبية ويسمح باتخاذ قرارات مالية أفضل من خلال إعداد التقارير في الوقت المناسب.
تسمح البرامج المحاسبية أيضًا بتخزين كميات عديدة من البيانات دون الحاجة إلى شغل مساحة فعلية وينتج عن ذلك احتياج الشركات لمساحة مكتبية أقل لأنها لم تعد بحاجة إلى ملفات كبيرة لتخزين مجلدات البيانات، حيث ان المساحة المكتبية الأقل تسمح بتوفير التكاليف.
إن القدرة على الوصول بسهولة إلى المعلومات المحاسبية من خلال برامج المحاسبة تجعل من السهل إكمال عمليات المراجعة، لا سيما التي تتطلب تقييم للمعلومات عن السنوات السابقة.
اقرأ ايضاَ 7 خطوات لتغيير برامج المحاسبة
إذن ما الذي يجب أن تبحث عنه في برامج المحاسبة؟
تعتبر إدارة الاعمال محاسبياَ من إمساك الدفاتر السليمة وإدارة التدفقات النقدية إلى الفواتير وإدارة المخزون - ضرورية لاستمرارية عملك ونجاحك ومع ذلك بالنسبة للعديد من أصحاب الشركات الصغيرة، يمكن أن تكون العمليات المحاسبية اليدوية مضيعة للوقت ومربكة ومليئة بالأخطاء، خاصة للاشخاص الذين ليس لديهم أي خبرة في الإدارة المالية.
لذلك يمكن أن يكون الحل المحاسبي الصحيح هو برانج محاسبي، حيث يمكن أن يساعدك في التعامل مع مهام مثل:
- إمساك الدفاتر
- التوفيق بين الحسابات المصرفية
- الفواتير ومعالجة المدفوعات ودفع الفواتير (مثل بطاقات الائتمان والموردين)
- استكمال كشوف المرتبات للموظفين في الموقع والعاملين لحسابهم الخاص وغيرهم
- تتبع ضريبة المبيعات والمشتريات
- تسجيل المصروفات
- إدارة التدفقات النقدية
- إنشاء القوائم المالية (مثل قائمة المركز المالي وقائمة الدخل)
باستخدام برامج المحاسبة، يمكن للشركات الصغيرة استخدام مواردها (المحدودة غالبًا) بشكل أكثر كفاءة، باستخدام برنامج محاسبة لشركتك الصغيرة او المتوسطة، يمكنك زيادة الإنتاجية.
لاحظ انه يمكن أن تؤثر برامج محاسبة للشركات الصغيرة بشكل كبير، ولكنها تؤثر أيضًا بشكل مباشر على الجوانب المالية لعملك:
- يمكن أن تحسن من عمليات تحصيل المدفوعات، حيث إن الفواتير الآلية ومعالجة الدفع تجعل من السهل البقاء على رأس ما يدين به العملاء.
- يمكن أن تقلل الأخطاء الناتجة عن الحسابات الخاطئة والإبلاغ عن اي عمليات غير صحيحة.
- يمكن إنشاء تقارير ووثائق مالية أكثر دقة.
- يمكن أن تخفض التكاليف.
- حساب الضرائب الأعمال وتقديمها.
- تجعل الفوائد العديدة لهذه البرامج منها أداة أساسية لإدارة الشركات الصغيرة بشكل أكثر كفاءة (ومع مشاكل أقل).
كيف تختار من بين برامج المحاسبة؟
مع توفر العديد من حلول برامج المحاسبة المختلفة، قد يكون من الصعب الاختيار في ما بينها ولاختيار الافضل عليك اختيار البرنامج المناسب لاحتياجات شركتك.
مميزات برامج المحاسبة
لم يتم إنشاء جميع برامج المحاسبة على قدم المساواة. عند مقارنة البرامج فإن أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها هو ميزات المحاسبة المحددة. هل يتعامل البرنامج مع معظم المهام المحاسبية، بما في ذلك مسك الدفاتر، والتسوية المصرفية، وتتبع المصروفات، وحسابات القبض؟ هل يمكنك إرسال أوامر الشراء وتذكيرات الدفع من خلال برنامجك؟ هل يمكنك دمجه مع الأدوات الأخرى التي يستخدمها عملك؟ ضع في اعتبارك أن العديد من مزودي البرامج الذين يقدمون حزمًا متدرجة تسمح لك بزيادة عدد الميزات المقدمة بتكلفة أعلى.
سهولة استخدام برامج المحاسبة
أحد أكبر الأسباب التي تجعل الشركات الصغيرة يتجنبون البرامج المحاسبية هي أنها تبدو صعبة الاستخدام فبالطبع تريد أن يكون برنامج المحاسبة سهل الاستخدام حتى تتمكن من دمجه بسرعة في نموذج عملك وتحفيز فريقك على العمل بسرعة في أي وقت من الأوقات. يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام ومنظمًا جيدًا وبديهيًا ومجهزًا بالدعم لأي شيء لا يمكنك اكتشافه بسهولة بمفردك.
القدرة على تحمل تكاليف برامج المحاسبة
التكلفة هي جانب مهم في أي أداة تخطط لإدخالها في عملك، سواء كنت تبحث عن برنامج مسك الدفاتر أو مساعدة في تخطيط موارد المؤسسة (ERP). لذلك عند اتخاذ قرار لشراء برنامج محاسبة، ضع في اعتبارك التكلفة المباشرة للبرنامج (سواء كانت رسومًا مقدمة أو اشتراكًا شهريًا أو نموذج تسعير آخر) وحدد ما إذا كانت النفقات تتناسب مع ميزانيتك. لا تنسَ حساب القيمة الإجمالية للبرنامج المحدد بالإضافة إلى حقيقة أنك ستتمكن من خفض تكاليف الوقت لنفسك أو للموظفين.
يمكنك فقط تحديد الحل المحاسبي المناسب لعملك ضع في اعتبارك أولوياتك، سواء كانت رسوم اشتراك منخفضة التكلفة أو برنامج شامل كل المميزات التي تبحث عنها، واحصر خياراتك من الناحية المثالية، سترغب في العثور على برنامج يوفر لك أكبر قيمة (يحتوي على أكثر الميزات المفيدة لتلبية احتياجات عملك) بتكلفة معقولة.
7 اعتبارات عند اختيار برامج المحاسبة
ضع هذه الاسئلة في الاعتبار عند اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك:
-
هل تحتوي برامج المحاسبة على الميزات التي تحتاجها؟
ما مقدار المساعدة التي تحتاجها في عمليات المحاسبية ؟ هل أنت محاسب مبتدئ، أو هل تحتاج فقط إلى مساعدة إضافية لبدء شركتك؟ إذا كنت تبحث ببساطة عن برنامج يعمل على تبسيط مسك الدفاتر وإدارة الفواتير والمدفوعات (مثل الفواتيرالالكترونية) وإعداد التقارير المالية القياسية، فقد يلبي برنامج المحاسبة الأساسي احتياجاتك. ومع ذلك، إذا كانت احتياجاتك (مثل إدارة العديد من العلميات المحاسبية كل يوم أو تصحيح الاخطاء بسبب سوء إدارة التدفقات النقدية)، فستحتاج إلى أداة أكثر قوة.
-
هل برامج المحاسبة سهلة الاستخدام؟
سيتطلب إدخال برنامج جديد في عملك منحنى تعليمي والمزيد من الوقت والجهد لتعلم البرنامج - سواء كنت أنت فقط أو فريق عملك.
البرامج المحاسبية عملها هي ان تسهل عليك فهم البيانات المالية المعقدة لعملك، إن أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة هو الذي يعطي الأولوية لتجربة مستخدم ممتازة ويعني ذلك انه سهل التعلم، وله ميزات محددة ومنظمة بوضوح.
-
هل يمكن الوصول اليها في اي وقت؟
مع البرامج المحاسبية الحديثة اليوم عبر الإنترنت تتيح لك تخزين جميع بياناتك في السحابة، حيث يمكنك الوصول إلى المعلومات المالية التي تحتاجها في أي وقت.
باستخدام برنامج المحاسبة السحابية، يمكن لأي شخص في فريق عملك (لديه بيانات اعتماد تسجيل الدخول)، بما في ذلك المحاسب القانوني استخدام البرنامج على أي جهاز، بالإضافة إلى كونها قائمة على السحابة (ويمكن الوصول إليها في أي مكان يوجد فيه اتصال بالإنترنت)، فإن العديد من خيارات برامج المحاسبة عبر الإنترنت لها تطبيقات على الجوال.
إذا كنت تسافر كثيراً فإن هذه الميزة مهمة لك لكي تصل الى بياناتك في اي وقت واي مكان والتحضير لعرض تقديمي مثلاّ.
-
ما هي قدرات تكامل برامج المحاسبة؟
لتقليص الوقت بشكل أكبر وتحقيق أقصى استفادة من الأتمتة، يجب أن تبحث عن برنامج يمكن أن يتكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها، فباستخدام البرنامج الذي يتزامن مع أنظمة إدارة الفواتير والمشاريع، ستقضي وقتًا أقل في نسخ المعلومات من خلال الإدخال اليدوي للبيانات والمخاطرة بالخطأ البشري عند نقل المعلومات.
-
هل برامج المحاسبة آمنة؟
يمثل الأمن السيبراني مصدر قلق كبير للشركات من جميع الأحجام، وخاصة الشركات التي تقدم مدفوعاتها عبر الإنترنت. حيث تعتبر المعلومات المالية للشركة والعميل حساسة للغاية لذلك عليك اختيار البرنامج الأكثر أمانًا فقط.بدءاً من حماية معلومات الدفع الخاصة بالعميل إلى الحفاظ على خصوصية الوضع المالي لشركتك، يعد التحقق من أمان بيانات أي برنامج خطوة أساسية.
-
هل يوجد نظام دعم العملاء لبرامج المحاسبة ؟
بغض النظر عن مدى معرفتك بالتكنولوجيا، قد يكون تعلم برنامج جديد أمرًا صعبًا. مع أي منتج أو خدمة جديدة، خاصة التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على عملك، من المهم معرفة ما إذا كان هناك دعم للعملاء يمكن الوصول إليه بسهولة. قد يكون لديك سؤال حول ميزة معينة، أو تواجه مشكلات تتعلق بربط حسابك المصرفي والتطبيقات الأخرى، أو تريد البحث عن برنامج تعليمي. بغض النظر عن كل ذلك، فأنت تريد أن تعرف مسبقًا أن أي دعم قد تحتاجه موجود (قبل أن تواجه مشكلة تؤدي إلى توقف سير عملك).
-
تكاليف برامج المحاسبة ؟
كشركة صغيرة، من المهم تحديد ميزانيتك، تتمثل إحدى مزايا برامج المحاسبة في أنها توفر طريقة أكثر فعالية من حيث التكلفة للقيام بمهام مسك الدفاتر والعمليات المحاسبية. على الرغم من وجود خيارات مجانية، إلا أنها لا تقدم عادةً الادوات القوية المحاسبية التي يحتاجها أصحاب الشركات لتلبية متطلباتهم في العمل.
عند التفكير في نفقات البرامج، بغض النظر عن مدى أهميتها، من الحكمة التأكد من أن المنتج عبارة عن نفقات معقولة يمكنك تحملها بسهولة من شهر لآخر دون تعريض وضعك المالي للخطر.
بمجرد العثور على معلومات حول أسعار البرامج - سواء كانت رسومًا قياسية أو خطة تسعير متدرجة أو عرض أسعار مخصص - يجب عليك مقارنة خياراتك والمميزات في كل عرض سعر لمعرفة أين ستحصل على أكبر قيمة مقابل التكلفة التي ستدفعها في البرنامج. كيف ستفعل ذلك؟ خذ جميع الاعتبارات المذكورة أعلاه ووزنها مقابل السعر وقم باختيار الانسب.
