بصفتك صاحب شركة، لديك بالفعل ما يكفي على برنامج المحاسبة الذي تستخدمه. لا يوجد سبب للاحتفاظ ببرنامج محاسبة لا يلبي احتياجاتك حيث يمكن أن يؤدي تغيير برامج المحاسبة إلى جعل عملك اليومي أكثر سلاسة من أي وقت مضى.
أسباب تغيير برامج المحاسبة
لا يوجد سبب واحد لتغيير أنظمة المحاسبة ولكن اعتمادًا على عملك، قد يكون هناك العديد من الأسباب التي تجعلك تفكر في كيفية تبديل برنامج المحاسبة.
يغير أصحاب الأعمال الصغيرة برامج المحاسبة لأسباب مختلفة، يمكن أن تشمل بعض الأسباب المحتملة ما يلي:
لم يعد برنامج المحاسبة القديم يلبي احتياجاتك
تريد برنامجًا مرنًا بميزات متعددة
البرامج القديمة باهظة الثمن
فبمجرد أن تقرر تغيير برنامج المحاسبة، يجب أن تجد البرنامج الذي يناسب احتياجات عملك.
للعثور على أفضل البرامج، قم بطرح أسئلة مثل:
هل برنامج المحاسبة مرن؟
هل ستلبي احتياجاتي الآن وفي المستقبل؟
كيف يتعامل البرنامج مع استيراد الحسابات؟
هل هناك عرض توضيحي أو نسخة تجريبية يمكنني استخدامها قبل الالتزام؟
ما مدى سهولة الحصول على خدمة العملاء؟
إن العثور على برنامج محاسبة مثالي لعملك ليس كل شيء لا تزال بحاجة إلى التغيير من نظام المحاسبة القديم إلى نظامك الجديد.
يمكن أن يكون تغيير برامج المحاسبة امراً معقدًا لذلك، قمنا بإنشاء قائمة من سبع خطوات لتغيير برنامج المحاسبة.
تأكد من توافق مستوى التكنولوجيا
تأكد من أن أجهزة الحوسبة تتلاءم مع برنامج المحاسبة الجديد هناك احتمال أن يطلب البرنامج الجديد المزيد من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات (على سبيل المثال، الأجهزة وسرعة الإنترنت وإمكانيات التخزين). قد تحتاج إلى ترقية برامج التكنولوجيا أو تحسينها (على سبيل المثال، إضافة المزيد من مساحة التخزين لبرامج سطح المكتب).
جدولة موعد تغيير برامج المحاسبة
الآن بعد أن أصبح لديك برنامج جديد، ربما تطمح بالفعل بمدى جودة البرنامج بعد التبديل. لكن، حاول ألا تتصرف بسرعة كبيرة.
عند التبديل بين برنامج المحاسبة، تحتاج إلى ضبط الوقت المناسب للتغيير بين النظامين القديم والجديد. لتسهيل الأمور عليك، ضع في اعتبارك إجراء التبديل في نهاية فترة محاسبية، مثل نهاية ربع السنة المالية أو السنة المالية.
قد تكون بداية العام الجديد أفضل إذا قمت بتبديل أنظمة المحاسبة في بداية العام الجديد، فلن تضطر إلى ترحيل موارد السنة المالية شيئًا فشيئًا. بدلاً من ذلك، يمكنك نقل السنة المالية بأكملها في وقت واحد. يعني العام الجديد أيضًا بداية نظيفة لتقارير كشوف المرتبات منذ إعادة تشغيله في نهاية العام.
قم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك
قبل تبديل أنظمة المحاسبة، تأكد من عمل نسخة احتياطية من بياناتك. ليس عليك الاحتفاظ بكل شيء، على سبيل المثال، قد تتخلص من سجلات البائعين والعميل والمخزون غير النشطة منذ سنوات. ولكن تأكد من عدم فقد أي معلومات ضرورية أثناء التبديل.
حدد البيانات لاستيرادها إلى برنامجك الجديد
بمجرد تنظيف بياناتك، ستعرف بالضبط ما الذي تريد نسخه احتياطيًا وما الذي يجب استيراده. تتضمن بعض الملفات التي قد ترغب في استيرادها:
جدول الحسابات
ميزان المراجعة
عملاء
الباعة
حسابات
الفواتير
طلبات الشراء
الفواتير
قبل أن تبدأ عملية الاستيراد، قد ترغب في تصدير معلومات معينة إلى ملف CSV. تساعد ملفات CSV في نقل البيانات بين البرامج التي لا تشارك المعلومات عادةً. إذا كان بإمكانك استخدام ملفات CSV لاستيراد المعلومات إلى برنامج المحاسبة الجديد
قم بالتبديل إلى برنامج محاسبة سهل الإعداد والاستخدام
سهولة الإعداد مع معالج بدء التشغيل
استيراد العملاء والموردين وميزان المراجعة
استيراد البيانات إلى برنامجك الجديد
بناءً على احتياجاتك، هناك طريقتان لاستيراد البيانات من برنامجك القديم إلى برنامج جديد
افعل كل شيء دفعة واحدة : إذا قررت أن تفعل كل شيء في وقت واحد، فخصص بعض الوقت وأنشئ قائمة تحقق (أو تعرف على ما إذا كان لدى مقدم الخدمة قائمة مرجعية بالفعل) للمساعدة في التأكد من أنه يمكنك التركيز وتغطية كل شيء. لكن كن حذرًا من الاندفاع للانتهاء من استيراد بياناتك. من الأفضل أن تكون مهتمًا بالتفاصيل بدلاً من إجراء التبديل في أسرع وقت ممكن.
الانتقال ببطء: قد تستغرق فترة الانتقال بين البرنامج القديم والجديد وقتًا أطول، ولكنها قد تساعد أيضًا في تقليل احتمالية حدوث أخطاء ضع جدولاً بمواعيد نهائية محددة.
تأكد من أن كل شيء دقيق
حان الوقت للتأكد من دقة البيانات المنقولة وتشغيل البرنامج كما هو متوقع.
أولاً، تأكد من دقة البيانات المنقولة من خلال مراجعة مخطط الحسابات وتشغيل ميزان المراجعة.
قارن نفس التقارير بين برامج المحاسبة القديمة والجديدة. هل النظامان متطابقان؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأين حدثت الأخطاء - هل كانت جزءًا من عملية الترحيل أم مجرد سوء فهم للبرنامج الجديد؟
بعد ذلك ، قم بإجراء بعض الاختبارات على البرنامج الجديد للتأكد من:
أنك تفهم كيف يعمل النظام
البرنامج يعمل كما هو متوقع
تدريب المستخدمين على البرنامج الجديد
قد يكون الإعداد الصحيح للنظام الجديد هو الخطوة الأكثر أهمية لجعل التبديل بين برامج المحاسبة سلسًا قدر الإمكان. ضع جدولاً للتأهيل للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة في كل خطوة على الطريق.
قد يكون فريق دعم عملاء البرنامج الجديد جزءًا لا يتجزأ من هذه الخطوة وقد تكون هناك عوائق وأوقات يتعين عليك فيها الاتصال بفريق الدعم.
تأكد من استخدام أي خيارات أخرى متوفرة، مثل البرامج التعليمية والأسئلة الشائعة.
إذا اخترت البرنامج المناسب، فستكون هناك طرق متعددة للعثور على المساعدة التي تحتاجها.
رسالة دكتوراه عن التحول الرقمي وهدف الدراسة دراسة وتحليل انعكاسات آليات التحول الرقمي كأحد ابتكارات تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على العوامل المتنوعة لإدارة عملية المراجعة.
رسالة دكتوراه عن التحول الرقمي وهدف الدراسة إثبات صحة أو خطأ فرضية أن التحول التحول الرقمي يؤثر تأثيراً إيجابياً معنوياً في معدلات التنمية البشرية لدول منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.
رسالة ماجستير عن الخدمات المصرفية الإلكترونية وهدف الدراسة التعرف على نظام الخدمات المصرفية الإلكترونية عبر SMS وفقاً لأبعاد (الثقة، القيمة المدركة، الرضا، جودة الخدمة).
رسالة دكتوراه عن الإدارة الإلكترونية وهدف الدراسة التعرف على درجة تأثير الإدارة الإلكترونية في تنمية الموارد البشرية بالجامعات المصرية من وجهة نظر الإداريين والموظفين.
سجل الدخول لتتمكن من التعليق
في المحاسبين العرب، نتجاوز الأرقام لتقديم آخر الأخبار والتحليلات والمواد العلمية وفرص العمل للمحاسبين في الوطن العربي، وتعزيز مجتمع مستنير ومشارك في قطاع المحاسبة والمراجعة والضرائب.
