تعرف على خطوات الحفاظ على اعمال فريق المحاسبة أثناء أزمة فيروس كورونا ^مميز

إن الخطوات التي تحتاج جميع شركات وأقسام المحاسبة إلى إجرائها، خاصة في أوقات الأوبئة الفيروسية وأزمات الصحة العامة الأخرى، هي كيفية الحفاظ على سير العمل بكفاءة خلال هذه الأوقات.

الآن أنت وزملائك على الأرجح ستبقون بعيدًا عن المكتب وتعمل من المنزل. إذا لم يكن هذا روتينك المعتاد بالفعل، فقد يستغرق الأمر بعض التعديل.

أخبار سارة -يمكن تنفيذ معظم أعمال المحاسب، إن لم يكن كلها، عن بُعد.

بالفعل في جميع أنحاء العالم نصحت السلطات الصحية الشركات بتعليق العمليات في مكان عملها الطبيعي لتقليل خطر انتشار المرض. من أجل الصحة العامة ورفاهية موظفيها، يجب على الشركات أن تأخذ هذه النصيحة على محمل الجد ويكون لديها خطط طوارئ للحفاظ على إدارة الأعمال عندما يكون معظم الموظفين، إن لم يكن جميعهم، غير قادرين على الوصول إلى المكتب.

مع الأخبار التي تم فيها نقل الموعد النهائي لتقديم الاقرارات الضريبية، فإن مُعدو الضرائب لديهم المزيد من الوقت للتكيف والتأكد من أن لديهم سياسات راسخة للعمل عن بُعد.

ستكون هذه الخطوة قيمة لا تقدر بثمن للحفاظ على عمل شركتك أو إدارتك بسلاسة عندما تضطر إلى عمل العديد أو جميع الموظفين تقريبًا من المنزل.

في هذه الحالة، يجب على نشاطك التجاري تزويد الموظفين بكل الأدوات اللازمة والتدريب للقيام بعملهم من منازلهم، بالإضافة إلى القدرة على التواصل بشكل فعال مع زملاء العمل. لحسن الحظ، تجعل تطبيقات SaaS من السهل على العاملين الوصول إلى برامجهم الأكثر استخدامًا من أي جهاز كمبيوتر تقريبًا، مما يعني أنه حتى إذا لم يكونوا على شبكة مكتبك، فلا يزال بإمكانهم الوصول إلى تطبيقاتهم وبياناتهم من المنزل.

امتلاك الأدوات المناسبة

تطبيقات SaaS هي المعيار والنموذج الجديد. حتى البرامج الأكثر تخصصًا تنتقل إلى السحابة الالكترونية بحيث يتمكن المحترفون من أداء مهامهم من أي مكان.

بالنسبة للمحاسبين الذين يعتمدون على الوصول المستمر إلى ملفاتهم، يوجد نظام السحابة الالكترونية.

يمكن للنظام القائم على السحابة أن يسمح لك ولزملائك في العمل بإنجاز العمل من أي مكان تقريبًا. البيانات محمية من خلال اتصالات مشفرة بخادم السحابة وتكون سريعة وسهلة للمستخدمين للوصول إليها.

إحدى الخرافات الشائعة تقول “عدم استخدام الورق" يعتبر حظر كامل على الورق في مكتبك. لكن عدم استخدام الأوراق لفترة هي طريقة بديلة لتبني التحول من عمليات الأوراق التقليدية الي مستندات تكون في حالة رقمية.

لا تقلق سيكون هناك دائمًا عمل ورقي في مكتبك، ولكن الآن يمكنك إنجازه بمزيد من الكفاءة.

العمل في بيئة جديدة

لا شك أن المحاسبين العاملين لحسابهم الخاص اعتادوا على العمل من مكتب منزلي، ولكن بالنسبة لأولئك الذين اعتادوا على العمل فقط في مكتب مع تفاعل مستمر مع زملاء العمل، يمكن أن تكون تجربة جديدة تمامًا.

التواصل أمر حيوي عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. من الضروري أن يكون لديك منصات للتواصل والتعاون مع الزملاء.

ابق متاحًا: قم بتشغيل منصات التواصل الخاصة بك (مثل الرسائل الفورية والبريد الإلكتروني والهاتف). حافظ على تشغيل أصوات الإشعارات والمرئيات. إذا احتاج شخص ما إلى التحدث معك بشكل عاجل، فلا يمكنه مجرد الذهاب إلى مكتبك، لذا يظل الوصول إليه متاحًا عبر الويب. يجب عليك استخدام المنصات التي تمنحك القدرة على عقد اجتماعات عن بُعد.

امنح نفسك بعض الوقت في الصباح للاستيقاظ : تجنب القفز مباشرة من السرير الي العمل. امنح نفسك بعض الوقت في الصباح للاستيقاظ وتناول وجبة الإفطار، وما إلى ذلك. تأكد عندما تبدأ يوم عملك، أنك مستيقظ بالفعل وعلى استعداد للعمل.

إنشاء مساحة عمل مخصصة: قم بإنشاء مساحة لنفسك في منزلك للعمل. سواء كان مكتبًا منزليًا، أو منضدة اجعله مكانًا للعمل وجمع كل ما ستحتاج إليه حولك.

ابتعد عن التشتت حولك: أطفئ التلفاز. اغلق الباب. إذا كان لديك اطفال في المنزل فأنت بحاجة إلى وضع بعض القواعد الأساسية مسبقًا عندما تكون على مدار ساعات العمل فلا يزعجك أحد إلا إذا كان ذلك مهمًا.

العمل من المنزل لا يعني قيامك بأعمال المنزل: يتيح لك العمل من المنزل الاستمتاع بوسائل الراحة في المنزل، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك القيام بالأعمال المنزلية أثناء ساعات عملك. يمكنك القيام بما تريد بعد الانتهاء من عملك. ولأي شيء يحتاج إلى إنجازه بشكل عاجل، خذ استراحة الغداء وأخبر مديرك بأنك ستكون غير متصل بالإنترنت لفترة وجيزة.

خذ وقتا للراحة: من الطبيعي أن تفقد التركيز وتحتاج إلى الابتعاد. انهض وتحرك قليلاً، تمدد، او تناول وجبة خفيفة. ثم عد الي عملك صافي الذهن.

لكن ضع في اعتبارك أنه إذا كنت تخطط للابتعاد عن الكمبيوتر لفترة طويلة من الوقت، فأخبر مديرك بذلك.

تتبع سجل إنجازاتك اليومي: سجل كل ما أنجزته في اليوم. هذه طريقة جيدة لتتبع ما إذا كنت منتجًا في المنزل أم لا، وإذا كنت بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد للحد من عوامل التشتيت لديك.

العمل من المنزل هو أفضل طريقة للحد من التعرض للمرض وأي نوع من حالات الطوارئ الصحية العامة. طالما لديك الأدوات المناسبة للتواصل والتعاون بشكل فعال، يمكنك العمل من المنزل كما هو الحال في المكتب.