خمس أساسيات لإدارة فعالة لممارسة المحاسبة الإفتراضية

بصفتك مالك شركة محاسبة، من المهم الحفاظ على اتجاه قوي لممارستك وتوقع النمو والأفضلية. في البداية، يمكنك تقديم الكثير من الخدمات التقنية بشكل أساسي، مع تولي دور القائد الفني بدلاً من المدير.

يمكن أن يكون هذا دورًا طبيعيًا بالنسبة لك. على أي حال، يمكنك أن تتعلم كيف تصبح مديرًا جيدًا وتفعل الأشياء الصحيحة من البداية. سيجعل هذا تدريباتك أكثر طبيعية، وربما يحسن من مواقف الأشخاص الذين تعمل معهم.

في مقالة سابقة، اكتشفنا طرقًا لبدء ممارسة المحاسبة الافتراضية بنجاح.

اليكم خمس نصائح لتحسين الطريقة التي تدير بها ممارستك الافتراضية. هذه النصائح أساسية ويمكن الاعتماد عليها عند تطوير ممارسات إدارية جديدة.

1.اجعل عملية تأهيل واعداد العميل الخاص بك ذات قيمة

 يجب أن تكون هذه العملية استراتيجية. من الأساسي أن يفهم عملاؤك المحتملون ما يمكن توقعه عند العمل معك. ستؤدي هذه العملية إلى إنشاء حاجز للدخول إلى خدماتك، وهذا يؤدي إلى بعض الفوائد منها:

صنع قيمة عالية لخدماتك.

تحديد العملاء المحتملين غير المناسبين لشركتك.

تحتاج أيضًا إلى فهم ما يريده عملاؤك، وليس ما يحتاجوه فقط. وهذا ما يسمى التقاط القيمة. على سبيل المثال، لجوء العميل إليك لاحتياجه لإعداد الإقرار الضريبي الخاص به. ولكن، فإن ما قد يرغب فيه هو مستوى معين من التطور المالي. حاول اكتشاف قيم الشخص أثناء هذه العملية.

استخدم هذا الوقت لإدارة توقعات عملائك. نظرًا لأن التنسيق الافتراضي لعملك قد يؤدي في بعض الأحيان إلى سوء التواصل، يجب أن تكون واضحًا للغاية بشأن التوقعات.

هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لمنع التوقعات السيئة من البداية:

وضح أنك تُقدر التواصل الصادق والمناقشات.

قم بإعداد اجتماع شخصي أثناء هذه العملية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فقم بتنظيم مؤتمر بالفيديو.

اكتب العناصر المحددة التي تريد توضيحها، على سبيل المثال حول كيفية عملك إذا لم تكن في موقع العمل الفعلي.

يجب أن تؤدي هذه العملية بتأني وخطط مدروسة.

2. اختر نموذج العمل الصحيح

سيكون عليك اختيار نموذج عمل لممارستك. هناك نموذجان محتملان هما الخدمات الضريبية العامة وخدمات المساعدة الشخصية(الكونسيرج).

بشكل أساسي مع نموذج الخدمات الضريبية العامة، كلما زاد عدد أعضاء الفريق الذين توظفهم، زاد عدد العملاء الذين ستساعدهم. ومع ذلك، لا تقدم خدمات الضرائب العامة نفس القيمة التي يوفرها نموذج الكونسيرج. يجب أن تكون مبدعًا إذا كنت ترغب في تقديم خدمات عالية القيمة وفعالة.

مع نموذج خدمات الكونسيرج، ستجلب المزيد من القيمة لعدد أقل من العملاء. غالبًا ما يؤدي هذا التنسيق إلى مزيد من الربح، ولكن قد تشعر بأنك محدود في قدرتك على التوسع بنفس القدر أو بسرعة خدمات الضرائب العامة. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى التأكد من أن النتائج الإيجابية لهذا النموذج تعوض حدوده.

هناك أيضًا طرق مختلفة للاختيار لجمع معلومات العميل:

يمكن أن تكون الأدوات المستندة إلى السحابة تقنية رائعة لجمع معلومات العميل، خاصةً للممارسة الافتراضية. سيتمكن كل من العملاء والموظفين من الوصول إلى جميع المعلومات في أي مكان.

غالبًا ما يأتي منظم الضرائب في شكل ملف PDF يحتوي على أسئلة للعملاء.

أي شكل يتم إرساله إليك ليس مثاليًا لممارسة افتراضية. لذا، إذا اخترت استخدام منظم، فيجب أن تجعل العملية رقمية بالكامل.

استخدام المكالمات الهاتفية للعملاء الذين ليسوا على دراية بالتكنولوجيا أو إذا كنت تعرف أن المكالمة ستكون سريعة وفعالة.

3. تنفيذ العمليات

تحتاج إلى توثيق العمليات المنفذة لكل مهمة. إذا لم تكن قد وثقت عملياتك من قبل، يمكنك استخدام أبسط طريقة قائمة على السحابة. قد يعني ذلك استخدام مستند Google. يمكن تحديث هذا المستند حسب الحاجة. إذا كنت تبحث عن طريقة وظيفية أكثر تقدمًا لتوثيق عملياتك، فجرّب نظام تدفق العمل (workflow system).

هناك بعض الاجراءات التي يمكنك تنفيذها:

اجتماعات الفريق الأسبوعية.

إضافة التخطيط الاستراتيجي إلى التقويم الخاص بك.

قراءة كتاب يوسع إبداعك في نفس اليوم، كل أسبوع.

لقاء أعضاء الفريق الجدد مرة واحدة في الشهر لمدة ستة أشهر.

إجراء محادثات كل 3 أشهر مع أعضاء الفريق الراسخين.

4. سعّر خدماتك بشكل استراتيجي

تحتاج إلى اعتماد نموذج مالي يولد الربح ويتوافق مع هيكل فريقك. ستتأثر العديد من جوانب عملك بهذه القرارات. سيكون عليك بالطبع تسعير خدماتك، ولكنك ستقرر أيضًا كم ستدفع لموظفيك. من الضروري للغاية أن يسمح لك هيكلك المالي ونموذج التسعير الخاص بك بجني الأرباح. وإلا ستحتاج إلى إجراء تعديلات.

أحد نماذج التسعير هو تسعير القيمة، حيث لا تستخدم التسعير الثابت أو التسعير بالساعة، ولكنك تحدد الخدمات التي يقدرها العميل ويسعرها وفقًا لذلك. في هذه الحالة، غالبًا ما يعمل جيدًا لدفع أعضاء الفريق نسبة مئوية من الإيرادات المحققة.

يمكنك أيضًا تقديم طرق تسعير مختلفة لكل خدمة. عندما يُعرض على الناس بدائل متعددة، فإنهم عمومًا يرون هذا ذات قيمة مضافة. قدم لهم ثلاثة خيارات على الأقل بسعر منخفض ومتوسط وعالي. ستلاحظ أن عملائك سيختارون غالبًا الوسط.

5. إعطاء الأولوية لمراقبة الجودة

إن مراقبة الجودة، إذا تم وضعها بشكل استراتيجي، هي ما يسمح لك بتوسيع ممارستك بكفاءة.

عملية المراجعة: يجب أن يختلف الشخص الذي يؤدي العمل عن الشخص الذي يقوم بالمراجعة. قم بتوثيق هذه العملية، مع التأكد من تضمين النقاط عالية المستوى التي يجب التحقق منها في كل مرة. لا تتردد في تفويض بعض مسؤوليتك في المراجعة، لأن هذا سيحرر الوقت لوظائف القيادة.

عملية التسليم: هذه هي الخطوة الأخيرة حيث يمكنك تقديم إثبات لقيمتك. يُعد التسليم فرصة رائعة لتقديم قيمة إضافية لعملائك وتقريب الخدمة.

بعض الأمثلة على عمليات التسليم التي يمكنك اعتمادها هي:

إعطاء عميلك عرضًا تقديميًا من السنة السابقة  إلي السنة الحالية.

جدولة اجتماع مع عميلك لاستعراض الإقرار الضريبي الخاص به.

تحديد موعد للتخطيط الضريبي مع عميلك حيث تتحدث عن استراتيجيات للعام القادم.

بشكل عام، يعتبر العملاء أيضًا أن عملية التسليم شخصيًا أكثر قيمة. ولكن إذا لم تتمكن من عقد اجتماعات شخصية (نظرًا لأنك ممارسة افتراضية بعد كل شيء)، فقم بإعداد عملية تسليم رقمية قيّمة.

تصميم وتحسين نظام إدارة كبير لممارسة المحاسبة الخاصة بك هي مهمة لا تنتهي أبدًا.

سيكون هناك دائمًا شيء يتطلب قيادتك وتوجيهك، ولكن التفكير من خلال إعداد العملاء ونماذج الأعمال والعمليات والتسعير ومراقبة الجودة هو مكان رائع للبدء ومن ثم يمكنك النمو من هناك.