مقدمة
تمثل الأصول القلب النابض للمنشأة . فالأصول تولد الإيرادات التي تولد بدورها التدفقات النقدية الداخلة اللازمة لسداد الدائنين ودفع أجور العاملين ومكافأة الملاك والتمكين من إحلال الأصول وإستمرار النمو .
ومن بين الخصائص الهامة للأصول خاصية السيولة وتعني الفترة الزمنية التي ينتظر مرورها قبل أن يتحول الأصل إلى نقدية . فالأصل الذي يمكن تحويله إلى نقدية بسرعة هو أصل سائل . وتعد السيولة أحد المؤشرات الهامة على قدرة المنشأة على الوفاء بتعهداتها عند الإستحقاق .
فخطر الفشل في المشروع الأكثر سيولة غالبا مايكون أقل منه في المشروع الأقل سيولة ، كما أن الأول تكون لديه مرونة مالية أكبر لقبول فرص الإستثمار الجديدة غير المتوقعة . فالنقص الشديد في السيولة هو سبب رئيسي للإفلاس کا حدث للعديد من الشركات الكبرى التي تعرضت للإفلاس أو أوشكت عليه بسبب نقص السيولة بها . وعلى ذلك ، فإن المحاسب مطالب بتوفير المعلومات اللازمة لمساعدة الإدارة ، الدائنين ، والمستثمرين في تقدير السيولة الجارية للمنشأة والتدفقات النقدية المحتملة .
وتتمثل الأصول السائلة الأساسية في أغلب المنشآت في النقدية ، الإستثمارات المؤقتة وحسابات القبض ويغطي بند النقدية وحسابات المدينين والأوراق التجارية و كذلك الإستثمارات المؤقتة .
النقدية طبيعة ومكونات النقدية NATURE AND COMPOSITION OF CASH
تمثل النقدية - وهي أكثر الأصول سيولة - الوسيط القياسي في التبادل وأساس قیاس والمحاسبة عن كل البنود الأخرى ، وتصنف النقدية دائما كأصل متداول . ولكي يقرر عن البند على أنه نقدية ، فإنه يجب أن يكون متاحة لسداد التعهدات الجارية ، كما يجب أن يكون خالية من أية قيود تعاقدية تحد من إستخدامه في الوفاء بالديون .
وتتكون النقدية من العملات المعدنية ، النقود الورقية والأموال المتاحة في إيداعات بالبنوك . كما ينظر أيضا إلى الأدوات المالية القابلة للتداول مثل الأوامر النقدية ، الشيكات المضمونة ، شبكات الصيارفة ، الشيكات الشخصية والحوالات البنكية أيضا باعتبارها نقدية . وتصنف حسابات الإدخار في البنوك عادة على أنها نقدية ، رغم أن البنك يحتفظ بحقه القانوي في طلب إشعار قبل السحب . ولأن البنوك نادرا ما تمارس شرط الإشعار المسبق فإن حسابات الإدخار بالبنوك تعتبر نقدية .
وعادة ما تصنف شهادات الإدخار وشهادات الإيداع وغيرها من الإبداعات الماثلة التي توفر فرصة لصغار المستثمرين لتحقيق معدلات فائدة عالية على أنها إستثمارات مؤقتة أكثر منها نقدية . ويرجع ذلك التصنيف إلى أن هذه الأوراق المالية عادة ما تتضمن بعض القيود على تحويلها إلى نقدية .
ومن البنود التي تشكل صعوبات في التصنيف الشيكات المؤجلة والسلف المقدمة للعاملين والطوابع البريدية والإعتمادات النقدية الخاصة ، حيث تعالج الشيكات المؤجلة كحسابات قبض ، ويفضل معالجة سلف العاملين حسابات قبض إذا كانت ستحصل من العاملين أو ستستقطع من أجورهم وإلا يكون تصنيفها كمصروف مقدمة هو الأكثر ملائمة .
وتصنف طوابع البريد كجزء من مخزون المهمات المكتبية أو كمصروف مدفوع مقدمة . وتدرج إعتمادات صندوق المصروفات النثرية ضمن الأصول المتداولة باعتبارها نقدية لأن هذه الإعتمادات تستخدم لمواجهة المصروفات التشغيلية الجارية والتسوية الإلتزامات المتداولة .
إدارة النقدية والرقابة عليها MANAGEMENT AND CONTROL OF CASH
يحاط بالنقدية بعض المشاكل الخاصة بإدارتها والرقابة عليها ليس فقط لأنها تدخل في العديد من الصفقات وإنما أيضا للأسباب التالية :
1.أن النقدية هي الأصل الوحيد الذي يمكن تحويله فورا لأي نوع خر من الأصول ، حيث يمكن تحويلها ونقلها كما أنها ذات قبول عام . ولذلك فإن المحاسبة الصحيحة عن الصفقات النقدية تتطلب إنشاء نظام للرقابة عليها الضمان أن النقدية الخاصة بالمنشأة لايتم تحويلها بصورة غير صحيحة للإستخدام الشخصي بواسطة شخص معين داخل المنشأة أو مرتبط بها .
2.أنه يلزم تنظيم النقدية التي تمتلكها المنشأة بعناية حتى لا يكون المتاح منها في أي وقت كبير جدا أو قليل جدا حيث يجب الإحتفاظ بقدر كافي منها دائما دون أن يؤدي ذلك لتجميد قدر كبير من موارد المنشأة .
فالنقدية كوسيط في التبادل تلزم السداد مقابل كل الأصول والخدمات التي تشتريها المنشأة ، وللوفاء بكل تعهداتها عند الإستحقاق . فإنفاق النقدية يحدث يوميا ومن ثم يلزم الإحتفاظ بقدر كاف منها لمواجهة هذه الإحتياجات .
ومن ناحية أخرى فإن النقدية بطبيعتها أصل غير منتج ، حيث أنها لاتدر أي عائد ، ولذلك فإنه من غير المرغوب فيه الإحتفاظ بقدر من النقدية أكبر من اللازم للوفاء بالاحتياجات اليومية مع إضافة هامش معقول للأحداث الطارئة حيث يلزم إستثار النقدية الزائدة عن الحاجة إما في أوراق مالية تدر دخل أو في أصول منتجة أخرى .
وهناك مشكلتان في المحاسبة عن الصفقات النقدية تواجهان الإدارة هما :
ا- ضرورة وضع نظم رقابة سليمة لضمان عدم عقد أية صفقات غير مرخص بها بواسطة الموظفين أو العاملين .
۲- ضرورة توفير المعلومات الضرورية لإدارة النقدية الموجودة بالمنشأة والصفقات النقدية بشكل سليم ، ويجب التأكيد على أنه حتى مع وجود آليات معقدة للرقابة على النقدية فإن من الممكن أن تحدث بعض الأخطاء . وعلى سبيل المثال ، فقد نشرت جريدة "وول ستریت" قصة تحت عنوان " خطأ بمقدار ۷ ٫ ۸ مليون دولار ينتهي نهاية سعيدة "، حيث أرسل أحد البنوك الكبرى توزيعات نقدية المساهمين قدرها ۷ ٫ ۸ مليون دولار بالزيادة عن القدر الصحيح للتوزيعات ، وقد أمكن إسترداد الجزء الأكبر من هذه النقدية .
تمثل عملية تنظيم مقدار النقدية التي تحتفظ به المنشأة مشكلة إدارية في المقام الأول ، ولكن يجب أن يكون المحاسبون قادرين على توفير المعلومات التي تطلبها الإدارة في عملية تنظيم النقدية سواء من خلال الإقتراض و كذلك الإستثمار .
استخدام حسابات البنوك Use Bank Accounts
يمكن للشركة أن تنوع في عدد وموقع البنوك التي تتعامل منها وكذلك في أنواع حسابات البنوك للحصول على الأهداف الرقابية المطلوبة ، ففي الشركات الضخمة التي تعمل في العديد من المواقع يمكن أن يكون الموقع في الحسابات البنكية عاملا هامة حيث أن فتح حسابات للتحصيل في المواقع الحيوية يمكن أن يزيد من تدفق النقدية إلى المنشأة عن طريق جعل الفترة بين إرسال العميل المدفوعاته وإستخدام الشركة لهذه النقدية أقصر مايمكن .
وعادة ما تستخدم مراكز التحصيل المتعددة لتخفيض حجم راکد التحصيل ، بالشركة Collection float ، وهو الفرق بين مقدار النقدية المودعة بالحسابات البنكية طبقأ لسجلات الشركة ومقدار النقدية المحصلة بالفعل طبقة السجلات البنك.
ويمثل الحساب الجاري العام الحساب البنكي الأساسي في أغلب الشركات كما أنه هو الحساب البنكي الوحيد في المشروعات الصغيرة حيث تودع النقدية وتسحب من هذا الحساب الذي تمر به کل صفقات المنشأة .
كما أن عمليات الإيداع والسحب الخاصة بجميع الحسابات البنكية الأخرى تتم عن طريق هذا الحساب العام .
وتستخدم حسابات النقدية المخصصة imprest لإتاحة قدر معين من النقود لفرض محدد . حيث يعمل الحساب حساب مجمع لعدد كبير من الشيكات أو لنوع معين منها . حيث يتم تجميع القدر المطلوب من النقدية في هذا الحساب المخصص عن طريق تحويلها من الحساب الجاري العام أو أي مصدر آخر .
وعادة ما تستخدم الحسابات النقدية المخصصة لسداد شبكات المرتبات أو التوزيعات والعمولات ، المكافآت والمصروفات السرية ومصروفات الإنتقال .
وعادة ما تستخدم الشركات الضخمة والمنتشرة جغرافية حسابات بنكية مرتبطة بصندوق بريد lock box accounts لإجراء عمليات التحصيل في الأماكن التي بها كثافة عالية من العملاء ، حيث تقوم الشركة بإستئجار صندوق بريد محلى والترخيص لبنك محلى بأخذ الحوالات المالية المرسلة لهذا الصندوق . ويقوم البنك بتفريغ الصندوق مرة واحدة يوميا على الأقل وإضافة قيمتها فورا لحساب الشركة المخصص للتحصيل .
والميزة الأساسية لهذا النوع من الحسابات هي أنها تجعل النقدية المحصلة متاحة للشركة بأسرع مايمكن . وفي مثل هذه الحالات ، يقوم البنك بإرسال صور فورية من الشيكات للشركة لأغراض التسجيل بالدفاتر کا يقدم للشركة إيصالات إيداع ، وقائمة بالمتحصلات وأية مراسلات من العملاء . وإذا ما تحسنت عملية الرقابة على النقدية وإذا تجاوز الدخل المتولد من الإسراع في تحصيل النقدية تكلفة مثل هذا النظام البنكي ، فإنه يعتبر عندئذ مجدية إقتصادياً .
