مراجعة دائرة المبيعات والتحصيل ^مميز

إختبارات الرقابة والإختبارات الأساسية للعمليات

Audit of Sales and Collection Cycle: Tests of Control and Substantive tests of Transactions

بساطة الإختيار - الإعتماد على الرقابة الداخلية أو التخلي عن المراجعة

شركة City Finance أحد أكبر العملاء التي تتعامل مع مكتب Pittsburgh الخاص بإحدى منشآت المحاسبة الست الكبرى . وتمثل هذه الشركة تكتلا يقدم الخدمات المالية من خلال آلاف المكاتب تقريبا بالولايات المتحدة وكنذا ، والمكاتب التي يتم إستخدامها كمراسلين عبر البحار ، وتحتوي دفاتر الشركة على ملايين الحسابات الخاصة بالمدينين وملايين من العمليات المالية التي يتم تشغيلها خلال العام .

ويوجد مركز الحاسب الإلكتروني بالشركة في حجرة كبيرة تحتوى على العديد من أجهزة الحاسب الإلكتروني العملاقة وعدد كبير من المعدات الإضافية . ويوجد نظامين متكاملين للإتصال المباشر On - Line ، يعمل أحدهما لإسترجاع المعلومات من الاخر ، فإذا حدث عطل بالأنظمة سيتوقف التشغيل في كافة فروع الشركة .

ويوجد بالشركة نظاما غير عادي للضبط والتوازن يتم من خلاله تسوية العمليات المالية التي تم تسجيلها في مكاتب الفروع مع عمليات مراقبة يومية لتشغيل البيانات والتي يتم تسويتها بالتالي مع حسابات البنوك الخارجية التي يتم تسجيلها شهريا . وعندما ينتج عن ممارسات التسوية الكبيرة ما يشير إلى وجود موقف لا يحدث فيه التوازن ، يتم إتباع إجراءات خاصة لحل المشكلة بسرعة قدر الإمكان . ويوجد عدد كبير من العاملين في إدارة المراجعة الداخلية للإشراف على عمليات الفحص الخاصة التي يجب القيام بها .

ونظرا لأن شركة City Finance طرحت أسهمها للإكتتاب العام ، يجب عليها أن تقدم التقرير k - 10 إلى هيئة سوق المال في غضون ۹۰ يوم من تاريخ إنتهاء السنة المالية . بالإضافة إلى ذلك ، ترغب الشركة في إعلان الأرباح السنوية وإصدار التقرير السنوي بعد إنتهاء السنة المالية بوقت بسيط قدر الإمكان ، وفي ظل هذه الظروف ، يوجد دائما ضغوط كبيرة على منشأة المحاسبة للإنتهاء من المراجعة على نحو سريع .

ويتمثل السؤال التخطيط المراجعة النموذجي في : « ماهو المقدار الكافي للإعتماد على الرقابة الداخلية ؟ » ، في حالة شركة City Finance توجد إجابة واحدة فقط : يجب الاعتماد عليها كثيرة قدر الإمكان . والا ، كيف يمكن الإنتهاء من عملية المراجعة في الوقت المطلوب ، هل يجب فقط وضع تكلفة مراجعة الرقابة عند المستوى الملائم ؟. وبالتالي ، ستنفذ منشأة المحاسبة المراجعة عن طريق الإعتماد بشكل كبير على رقابة تشغيل البيانات ، عمليات التسوية ، وإجراءات المراجعة الداخلية ، وسيتم اختبار هذه الأنواع من الرقابة بشكل مكثف مع تنفيذ العديد من الإختبارات الأساسية المرتبطة بها قبل إنتهاء العام . وبكل صدق ، إذا لم يكن هناك رقابة داخلية ممتازة في شركة City Finance ، ستعترف منشأة المحاسبة بإستحالة أداء المراجعة بهذه الشركة .

التعرف على العمليات والحسابات في دائرة المبيعات والتحصيل

يتمثل الهدف العام من مراجعة دائرة المبيعات والتحصيل في تقييم ما إذا كانت أرصدة الحسابات التي تتأثر بالدائرة قد تم عرضها بعدالة بما يتفق مع مبادئ المحاسبة المتعارف عليها . وتشمل دائرة المبيعات والتحصيل النموذجية الحسابات التالية :

·   المبيعات .

·   مردودات المبيعات ومسموحات المبيعات .

·   مصروفات الديون المعدومة .

·   الخصم المسموح به .

·   المدينون عن التجارة .

·   مخصص الديون المشكوك في تحصيلها .

·   النقدية في البنك ( الجانب المدين من النقدية المحصلة ) .

وعلى سبيل المثال ، عند مراجعة ميزان المراجعة المعدل في شركة .Hillsburg Hardware Co المعروض بالفصل الخامس ، يتضح أن الحسابات التي تتأثر بدائرة المبيعات والتحصيل قد تم تعريفها بالعلامة المميزة « م » . وتم إدراج كل من الحسابات السابق ذكرها في هذا الفصل عدا الخصم المسموح به . وفي عمليات المراجعة الأخرى ، يمكن أن تختلف أسماء وطبيعة الحسابات ، بالطبع ، بناء على النشاط والعميل محل المراجعة .

حيث توجد أسماء مختلفة للحسابات في : نشاط الخدمات ، شركة التجزئة ، وشركة التأمين ، ولكن تظل المفاهيم الأساسية كما هي . ولتوفير إطار يمكن الرجوع إليه الفهم محتوي هذا الفصل ، يفترض التعامل مع شركة تقوم بتجارة الجملة .

و يتم تدفق المعلومات المحاسبية خلال الحسابات المختلفة في دائرة المبيعات والتحصيل عن طريق إستخدام الشكل T للتعبير عن الحسابات و هناك خمس عمليات تتضمنها دائرة المبيعات والتحصيل :

·   المبيعات ( نقدا وعلى الأجل ) .

·   النقدية المحصلة .

·   مردودات ومسموحات المبيعات .

·   شطب الحسابات غير القابلة للتحصيل .

·   مصروف الديون المعدومة .

و بإستثناء المبيعات النقدية ، يتم إدراج كل عملية مالية وكل قيمة مالية في النهاية في حسابين من حسابات الميزانية هما المدينون أو مخصص الديون المشكوك في تحصيلها . وللتبسيط ، يفترض أن أنواع الرقابة الداخلية يتم إتباعها بشكل واحد لكل من المبيعات النقدية والمبيعات على الأجل .

وفي معظم الأحيان ، يمكن تنفيذ مراجعة دائرة المبيعات والتحصيل بشكل مستقل عن مراجعة الدوائر الأخرى ويمكن دمجها من خلال التقدير الشخصي للمراجعين مع باقي الأجزاء من المراجعة عند إستكمال عملية جمع الأدلة . ويجب أن يراعي المراجعون ما يتطلبه مفهوم الأهمية النسبية من الأخذ في الإعتبار لتجميع التحريفات في كافة أجزاء المراجعة قبل التوصل للحكم النهائي عن عدالة العرض في القوائم المالية . ويتم التوصل لذلك عن طريق التوقف في فترات زمنية مختلفة طوال عملية المراجعة لتجميع كافة الأجزاء معا من خلال إجراء التكامل فيما بينها .

‏ويتم إستخدام أنواع اختبارات المراجعة على نحو مكثف عند مراجعة دائرة المبيعات والتحصيل . ويتم إستخدام اختبارات الرقابة بصفة أساسية لاختبار مدى فعالية الرقابة الداخلية على العمليات الخمس بالدائرة . أما الإختبارات الأساسية للعمليات المالية فيتم إستخدامها لإختبار مدى فعالية الرقابة الداخلية ولإختبار القيم النقدية لنفس العمليات الخمس . ويتم إستخدام الإجراءات التحليلية لإختبار العلاقات بين أرصدة الحسابات بالدائرة ، فيما بينها و أيضا بالمقارنة مع الأرصدة في الأعوام السابقة .

أما الإختبارات التفصيلية للأرصدة فيتم إستخدامها للتحقق من الأرصدة الختامية للحسابات ، وبصفة خاصة رصيد المدينين .

طبيعة دائرة المبيعات والتحصيل Nature of the Sales and Collection Cycle

تشمل دائرة المبيعات والتحصيل القرارات والعمليات التشغيلية الخاصة بتحويل ملكية البضائع والخدمات إلى العملاء بعدما تصبح متاحة للبيع ، وتبدأ بتلقي الطلبات من العميل وتنتهي بتحويل المواد أو الخدمات إلى المدينين وفي النهاية إلى النقدية وتشمل العديد من العمليات والحسابات ووظائف الأعمال كما تشمل أيضا عددا من المستندات والدفاتر.