نصائح للتعامل مع عملاء لأول مرة ^مميز

مراجعة العوائد/العائدات السابقة، وتقديم المشورة.

عندما بدأMicah Fraim، CPA، ممارسته المحاسبية في Roanoke، فرجينيا، قبل ست سنوات، إحتاج إلى بناء عدد مستقر من العملاء بسرعة.

عمل على التواصل عبر الإنترنت والمشاركة في الأحداث والمؤتمرات، وإستثمر بكثافة في التسويق الرقمي، والتقى بالعملاء في اجتماعات شخصية. العديد من هؤلاء العملاء لم يستخدموا أبدًا خدمات CPA، وأكد Fraim على القيمة التي يمكن أن يقدمها.

تجارب Fraim ليست فريدة من نوعها في عالم المحاسبة العامة. يواجه عددا لا يحصى من تكاليف الإكتساب الأخرى ، حتى أولئك الذين يعملون في مجال الأعمال التجارية لسنوات ، يمرون بمعضلة مماثلة وهى كيفية الوصول إلي عملاء جُدد - أولئك الذين لم يسبق لهم العمل مع إتفاق السلام الشامل ولكنهم استخدموا برنامج الضرائب لإستكمال عائداتهم - حول قيمة الخدمة الإحترافية.

يوافق العملاء لأول مرة على العمل مع CPA لأسباب مختلفة ، عادة عندما تصبح حياتهم أكثر تعقيدًا. ربما يستعدون للتقاعد ، أو ينتقلون إلى ولاية جديدة ، أو يتعاملون مع الميراث ، أو يقعون في خضم عملية تدقيق أو مراجعة لا يمكنهم إدارتها بمفردهم. يأتي العديد من العملاء من الإحالات، وهم يدركون بالفعل أنهم بحاجة إلى المساعدة.

وقالت مارشا إيلويتز، CPA، الشريكة في Janover LLC في مدينة نيويورك: "إنهم يدركون أن وضعهم أصبح أكثر تعقيدًا، ولا يمكنهم التعامل مع عائدتهم بعد الآن".

فكيف تثبت CPA أهميتها للعملاء المحتملين الذين لم يعتادوا على دفع الرسوم؟ لقد طلبنا من Fraim و Ellowitz وإثنين آخرين من محاسبي التحالف ذوي الخبرة تقييم ما يلي:

أن يسألوا اسئلة. يمكن للعملاء المتصلين بك لأول مرة الاتصال بك لعدة أسباب ، لذا اسألوا لماذا يحتاجون إلى CPA. ما الذي دفعهم إلى المجيء إليك في هذه المرحلة من حياتهم؟ وقال فريم "بعد ذلك يمكنك التركيز على النقاط والمجالات التي تهمهم، بدلاً من التركيز على الأشياء التي قد لا يهتمون بها".

يجتمعوا مع العملاء. يقوم وليام دون ،CPA ، الشريك الإداري لـ Dunn & Dill CPAs ، في Garland ، تكساس ، بجدولة الإجتماعات الشخصية مع العملاء لأول مرة ، وتثقيفهم حول العملية التي ستتم وإعطائهم الخبرة اللازمة. يسأل عن أسرهم و وظائفهم ، ثم يعالج حالات معينة و يحدد إحتياجاتهم المالية. وقال "لا يمكنك فعل ذلك عبر البريد الإلكتروني أو عبر الهاتف".

إذا لم يكن الإجتماع الشخصي خيارًا، ففكر في منصات الإجتماعات الإفتراضية مثل Zoom أو Skype أو  . Webex

ضع العملاء في سهولة. قد يكون العملاء الجدد غير مرتاحين أو قلقين عند الإجتماع الأول مع اتفاق السلام الشامل. قال دون أن يبقى إيجابياً وتأكد من أنه يمكنك مساعدتهم في التعامل مع التعقيدات الضريبية الخاصة بهم. كما أشار تيموثي إيفانز، CPA، مدير التوقيع في Clifton   LarsonAllen LLP في غليندورا ، كاليفورنيا إلى أنه ينبغي على المحاسبين القانونيين أيضًا تجنب المصطلحات الضريبية عند التحدث مع العملاء ، وقال: "لا ترغب في البدء في اقتباس فصل أو جزء من قانون الإيرادات الداخلية". "تحدث بلغة واضحة."

وقال إيفانز، الذي يرى 10 إلى 15 عميلًا جديدًا سنويًا، إن الهدف هو توفير أموال العملاء. وأشار إلى أنه إذا لم تكن هناك وفورات ضريبية، فلا يزال بإمكان العملاء أن يشعروا بالراحة من أن عائداتهم سترد لهم بشكل صحيح.

مراجعة العوائد السابقة. وقال فريم إن العديد من العملاء ذوي التعقيدات المكتشفة حديثًا يرتكبون أخطاء أو يفوتون فرصًا على عائداتهم المعدة ذاتيًاً ، وإن العثور على هذه الأخطاء يقدم دليلًا فوريًا على قيمتها. أشار إليوفيتز إلى الإشارة إلى الإستقطاعات التي ربما تم التغاضي عنها، والتغييرات في قانون الضرائب التي قد تفيدهم، وطرق تجنب العقوبات.

كن مستشارًا. بعض العملاء لأول مرة لا يحتاجون إلى CPA لإقراراتهم الضريبية. لذا ضع نفسك كمستشار ومورد للعملاء بدلاً من مجرد محاسب يقوم بالإعداد الضريبي. وأشار فريم إلى أنه "من المحتمل أن يستمروا في رؤية القيمة في خدماتك". يخبر Dunn الخبرة الإستشارية لشركته ويقلل من إعداد الضرائب منذ البداية. وقال "لا ننظر إلى الإقرار الضريبي بإعتباره المنتج". "نحاول الإبتعاد عن هذا المفهوم".

العمل على الإحتفاظ بالعملاء. بإعتبارك مستشارًا جديدًا لل CPA والمستشارين، امنح العملاء شيئًا يتذكروك به مثلاً بالسؤال عن آمالهم وطموحاتهم. وقال فريم: "إذا كانوا يخططون لبدء عمل تجاري، أو الدخول في الإستثمار في مجال العقارات، أو إذا كانت هناك تغييرات كبيرة أخرى في حياتهم، فسيحتاجون إليك في المستقبل، وقد يكون من المفيد وضع الأساس للعلاقة الآن".

يتحدث إيفانز إلى العملاء حول التخطيط للتقاعد، بغض النظر عن أعمارهم، ويشجعهم على التطلع إلى المستقبل، ويشرح وضعهم الضريبي. “أخبرهم عن المزايا الضريبية المؤجلة للمساهمات في الخطط المؤهلة مثل 401 (ك) و 403 (ب) و. “IRAs

اشرح الرسوم الخاصة بك وكن صريحًا ومباشرًا مع العملاء لأول مرة فيما يتعلق برسومك وتبرير تكلفة الخدمة التي تقدمها. دعهم يعرفون أنهم قد يستردون هذه التكاليف عن طريق الإستقطاعات. وقال فريم: "يمكننا دائمًا أن ننظر إلى عائد العام السابق ونجد أشياء قد يتم تفويتها".

أيضا، لا تعرض ثمنًا أقل، ينصح. Ellowitz إذا قمت بذلك ، فقد تضطر إلى رفع الرسوم الخاصة بك في العام المقبل لمجرد إسترداد أموالك. وقال "لا تريد أن يتعرض العملاء لصدمة -لكن إذا حددوا سعرا معقولا بالنسبة لك، فقد يكون ذلك أفضل من تركهم يذهبون إلى مكان آخر".