تجنب هذه الأخطاء الصغيرة في مسك الدفاتر ^مميز

وفقًا لمكتب الإحصاء الأمريكي، تم إنشاء أكثر من 4.4 مليون شركة جديدة في الولايات المتحدة في عام 2020 -وهذا يزيد بنسبة 24.3٪ عن عام 2019. وفي يونيو 2021 وحده، تم تقديم أكثر من 448000 طلب أعمال جديد.

نظرًا لأن هذه الأنشطة التجارية الجديدة تتشكل في مشهد جديد ومتطور، فمن المهم عدم إغفال العناصر الأساسية التي تساهم في الصحة المالية للشركة على المدى الطويل. في حين أن معظم أصحاب الأعمال يبدأون مشروعًا لأن لديهم شغفًا أو موهبة أو حرفة لمشاركتها مع الآخرين، فإن إهمال الجانب الإداري لإدارة الأعمال التجارية يمكن أن يؤثر على طول عمرها.

والخبر السار هو أنه يمكن معالجة العديد من هذه الأخطاء من خلال بناء بعض أفضل الممارسات في روتين إمساك الدفاتر في الشركة. دعنا نستكشف الأخطاء الأكثر شيوعًا وكيفية إصلاحها.

الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية

على الرغم من أن إدارة عملك هو جزء كبير من حياتك، عندما يتعلق الأمر بأموالك، فلا تزال بحاجة إلى فصل العمل عن الشخصي. على وجه التحديد، هذا ينطبق على حساباتك المصرفية. سيؤدي عدم القيام بذلك إلى صعوبة معرفة المصروفات المتعلقة بالأعمال التجارية والتي يمكن خصمها من الضرائب.

حتى إذا كان لديك حسابات منفصلة للأعمال المالية والشخصية، فكن حذرًا عند استخدام الأموال الشخصية لدفع نفقات العمل. بينما قد يبدو تمرير بطاقتك الشخصية لتغطية عنصر هنا وهناك أمر غير ضار، إلا أنها تتراكم بسرعة بمرور الوقت ويمكن أن يكون من الصعب تتبعها. علاوة على ذلك، قد تنسى حساب هذه النفقات وتفوتك المدخرات الضريبية في المستقبل.

مسك الدفاتر بدون اتصال بنكي

بمجرد الانتهاء من إعداد حساب مصرفي تجاري منفصل، يصبح مسك الدفاتر لشركتك أسهل، حيث يمكنك استخدام البيانات المصرفية لتتبع الإيرادات والمصروفات. ومع ذلك، هناك شيء واحد لا تريد أن تتعثر به، وهو المهمة الشاقة والمستهلكة للوقت لإدخال بياناتك المصرفية يدويًا.

يؤدي استخدام برامج المحاسبة التي تتصل بالمصرف الذي تتعامل معه إلى التخلص من الجزء الأكبر من الإدخال اليدوي، كما يجعل تتبع المبيعات والمصروفات أكثر كفاءة.

عدم الاحتفاظ بالسجلات في مكان آمن (أو على الإطلاق)

يقول لورانس ليفنسون مدير عام Wave Advisors At Wave:" جاء إلينا صاحب شركة صغيرة للمساعدة في فبراير الماضي للحصول على دفاتره من أجل موسم الضرائب. ولكن هنا تطور الحبكة: لقد قاموا بتخزين إيصالاتهم في درج مكتبهم، وكانوا قد أكملوا لتوهم التحرك في جميع أنحاء البلاد. أثناء عملية الانتقال، قام الأشخاص الذين وظفتهم لمساعدتهم على التحرك بإخلاء الأدراج وإلقاء الإيصالات، لذلك لم يُتركوا دون أي سجل لنفقاتهم.

 حتى مع وجود حساب تجاري معين، لا يزال من المهم الاحتفاظ بسجلات وتوثيق معاملاتك. ستكون هذه في متناول يديك في وقت الضريبة وكذلك إذا واجهت تدقيقًا. إنها مفيدة أيضًا إذا لم تكن متأكدًا من الفئة التي تندرج تحت المصاريف، لذلك يمكن للمحاسب أو متخصص الضرائب الاطلاع على الإيصال وتقديم المشورة.

في المرة التالية التي تجري فيها معاملة، امسح إيصالك ضوئيًا واحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو الأفضل من ذلك، استخدم برنامج محاسبة يرتبط ببطاقتك المصرفية وملفات الإيصالات ونسخ الفواتير رقميًا لحفظها.

عدم توظيف المحترف المناسب لعملك

تتمثل إحدى طرق تجنب بعض أعمال مسك الدفاتر في الاستعانة بمصادر خارجية للمهمة تمامًا. ومع ذلك، قد يكون هذا خطأ مكلفًا إذا لم يكن لدى الشخص الذي توظفه خبرة ذات صلة باحتياجاتك. قد يكون من المغري اللجوء إلى صديق للحصول على مشورة "مجانية"، أو زميل رائد أعمال يدعي أن لديه سيطرة كبيرة على موارده المالية، ولكن ضع في اعتبارك أن الاحتياجات الفردية تختلف.

يمكن أن توفر حلول مسك الدفاتر والحلول المصرفية الحديثة على أصحاب الأعمال العديد من الساعات والصداع. تم تصميم هذه الحلول لتوفير الوقت ومساعدتك على الشعور بالتحكم في أموالك. يمكن أن يساعدك التدريب من الخبراء المؤهلين في نقلك إلى المستوى التالي من النمو وتقديم النصائح والأفكار المصممة خصيصًا لك. عندما يتحسن النشاط التجاري ويكون لديك الكثير من المهام، فإن تفويض مهمة مسك الدفاتر يكون منطقيًا لأنك تركز على الصورة الأكبر.

"تأجيلها" حتى موسم الضرائب

نظرًا لأن مسك الدفاتر عبارة عن مجموعة من المهام الصغيرة المنفصلة التي تتراكم بمرور الوقت، فقد يكون من الصعب معالجتها دفعة واحدة. قد يؤدي ترك الأمر حتى اللحظة الأخيرة إلى إحداث الكثير من التوتر والوقوع في أخطاء جسيمة.

أفضل شيء يمكنك القيام به هو تخصيص بعض الوقت على مدار العام -أوصي مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة والأفضل مرة واحدة في الشهر -لمراجعة سجلاتك والتأكد من تحديث كل شيء ودقته.

يمكن أن تمنحك مراقبة كتبك على مدار العام فكرة أفضل عن التدفق النقدي الخاص بك، والذي يمكن أن يساعدك في النهاية على اتخاذ قرارات أعمال أكثر ذكاءً من الناحية المالية.

بعد مرور ما يقرب من عامين على انتشار الوباء، من الواضح أن المشهد التجاري قد تغير إلى الأبد. في حين أن التفاؤل مرتفع بالنسبة لملايين أصحاب الأعمال الصغيرة الجدد في جميع أنحاء البلاد، فإن الحقيقة هي أن بدء مشروعك التجاري ليس سوى نجاح مضمون. من خلال اتباع نهج استباقي ومتعمد في مسك الدفاتر، يمكن لرجال الأعمال وضع أنفسهم على المسار السريع لإطالة عمر الأعمال.