بناء استراتيجية النسخ الاحتياطي لشركتك

مع هذا الاعتماد المتزايد على الأدوات المستندة إلى السحابة لإدارة ممارستك، هل البيانات المالية لعميلك آمنة؟

كان الانتقال إلى السحابة عملية سلسة نسبيًا للمحاسبين. ومع ذلك، أدت محاولة فهم التطبيقات إلى الشعور بالإرهاق لدى العديد من الشركات. بالإضافة إلى تقييم الميزات والوظائف، يحتاج المالكون إلى تقييم المخاطر التي ينطوي عليها الأمر ويسألوا أنفسهم: كيف يتعامل هذا التطبيق مع بيانات عملائي؟ هل تم تخزينه ونسخه احتياطيًا؟

مثل حماية البيانات المطبوعة لعملائك، فأنت مسؤول أيضًا عن الحفاظ على أمان بياناتهم السحابية. قد تؤدي بيانات العميل المفقودة أو التالفة إلى انتكاسة كبيرة لعميلك وشركتك وسمعتك.

كيف يبدو هذا في الممارسة؟

من المهم لأي شخص يشارك في إدارة بيانات العميل أن يعرف أن كبار المزودين يقومون بعمل نسخة احتياطية من البيانات على مستوى النظام الأساسي فقط. في حالة تعرض خوادم موفر برمجيات المحاسبة لانهيار شديد، على سبيل المثال، يمكنهم استرداد النظام الأساسي (جنبًا إلى جنب مع بيانات العميل) ولكنهم بخلاف ذلك غير مسؤولين عن أي أخطاء تقوم بها أنت أو عملاؤك داخل البرمجيات.

فيما يلي بعض التهديدات الشائعة التي يجب أن تكون على دراية بها عند إدارة بيانات العميل في السحابة:

خطأ بشري. هذا هو الجاني الأكبر الذي يؤدي إلى فقدان البيانات، وللأسف، هناك القليل جدًا من التحكم فيه. سواء أكان ذلك بواسطتك أنت أو عميلك أو موظفوك، فلا يوجد خيار للتراجع عن انتكاسة بسيطة أو خرق أمني كبير. أنت مسؤول عن استعادة البيانات. إذا كانت البيانات المخترقة تحتوي على معلومات تعريف شخصية، فقد تضطر أيضًا إلى الإبلاغ عن الخرق للعملاء المتأثرين وربما الهيئات التنظيمية.

تطبيقات الطرف الثالث: هذه المشكلات شائعة عند استخدام أدوات التكامل. يمكن أن يتسبب التطبيق في إحداث فوضى في العديد من الطرق التي لا يمكن التنبؤ بها -أي شيء من تكرار أوامر الشراء إلى إتلاف بيانات المعاملات. لا تعمل عمليات الدمج دائمًا على النحو المنشود، ونظرًا لأن العديد من تطبيقات الجهات الخارجية تتطلب وصولاً كاملاً إلى البيانات الأساسية، فإنها تنطوي على خطر فقدان البيانات بشكل دائم.

عمليات استيراد CSV الفاشلة:يحدث هذا كثيرًا، خاصة عند العمل مع الملفات الكبيرة. إذا كانت محدداتك خاطئة أو كانت أعمدتك معطلة، فقد ألغيت مجموعة بيانات في ملف عميلك والتي ستستغرق ساعات أو أسابيع للتراجع عنها.

الهجمات الخبيثة مثل برامج الفدية: لا تزال هذه واحدة من أكثر تهديدات الأمن السيبراني شيوعًا التي تواجه الممارسات والجمهور. يمكن للمهاجمين اختراق أنظمة تكنولوجيا المعلومات والحصول على إمكانية الوصول إلى عناصر التحكم في الحساب. حتى إذا كان لدى شركتك بروتوكولات أمان، فكل ما يتطلبه الأمر هو اختراق واحد لاختراق بيانات عملائك.

على الرغم من تزايد المخاطر والتهديدات جنبًا إلى جنب مع استخدام تقنيات المحاسبة السحابية، فإن الخبر السار هو أن أفضل الممارسات حول حماية البيانات سهلة التنفيذ.

لذا، كيف يمكنك زيادة أمان البيانات في شركتك ووضع نفسك كخيار أكثر موثوقية لعملائك؟

ضع استراتيجية نسخ احتياطي قوية

على المستوى الأساسي، تميل استراتيجيات النسخ الاحتياطي إلى الوقوع في واحدة من ثلاث فئات تخزين.

التخزين المحلي: مثال على التخزين المحلي هو تصدير بياناتك كملف CSV إلى محرك أقراص USB. وتتمثل فائدة هذا الأسلوب في أن محركات الأقراص الصلبة الخارجية أو محركات الأقراص المصغرة غير مكلفة. الجانب السلبي هو أنه ليس آمنًا بشكل خاص ويتطلب من شخص ما تذكر نسخ البيانات احتياطيًا يدويًا بشكل منتظم. أنت لست خالي من المخاطر مع هذه الاستراتيجية. لا يزال بإمكانك فقد البيانات إذا حدث شيء ما في التخزين المحلي لديك. تبقى النسخة الاحتياطية على جهاز كمبيوتر أو محرك أقراص ثابت، ويمكن أن تكون استعادة البيانات بهذه الطريقة عملية شاقة ومعرضة للخطأ.

النسخ الاحتياطية في مكان العمل: هذه تعتمد على الخوادم المادية الموجودة في مكاتب الشركة أو العميل. غالبًا ما تتضمن هذه الطريقة التكرار وهي أكثر أمانًا من النسخة المحلية. يأتي بسعر أكثر حدة حيث يمكن أن تكون صيانة الأجهزة مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك، لا يزال استخدام الخوادم المحلية يتطلب من شخص ما نسخ البيانات احتياطيًا يدويًا على أساس منتظم.

النسخ الاحتياطية المستندة إلى السحابة: هذه مثالية للممارسات التي تفتقر إلى فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي. تعتمد هذه الأدوات على الاشتراك، وبالتالي فإن التكلفة يمكن التنبؤ بها ولا تتطلب أي نفقات رأسمالية. أنظمة النسخ الاحتياطي السحابية آمنة ومؤتمتة -لا تتطلب خبرة فنية. ضع في اعتبارك أن جميع النسخ الاحتياطية المستندة إلى السحابة لا يتم إنشاؤها على قدم المساواة. تكون النسخة الاحتياطية مفيدة فقط إذا كنت قادرًا على استعادة أي بيانات مفقودة بسرعة.

لا تمتلك العديد من التطبيقات المستندة إلى السحابة أمانًا من الأعطال لحماية بيانات العملاء، ويلتزم محترفو المحاسبة بحمايتها. إذا كنت جادًا بشأن أمان البيانات، فقد حان الوقت للاحتفاظ ببيانات عملائك بمستوى أعلى.

من أسهل الطرق وأكثرها فعالية من حيث التكلفة لوضع إستراتيجية نسخ احتياطي هو استخدام خدمة النسخ الاحتياطي والاسترداد المؤتمتة.

ضع استراتيجيتك في العمل

إن تحديد النسخة الاحتياطية المناسبة لممارستك ليس سوى الخطوة الأولى. لا يكفي أن تضع سياسة، عليك أن تضع هذه السياسات موضع التنفيذ وتفعيلها.

1. توثيق سياساتك وإجراءاتك. جنبًا إلى جنب مع خطط إدارة المخاطر وبروتوكولات الأمان، ابدأ بإنشاء مصدر واحد للحقيقة لاستراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك. أمن البيانات آخذ في التطور. خذ الوقت الكافي لتوثيق كيف ولماذا تقوم ممارستك بعمل نسخة احتياطية من بيانات العميل، وماذا تفعل في حالة الحاجة إلى استعادة بيانات العميل. يعد التوثيق الجيد جزءًا مهمًا من الحفاظ على أمان بيانات العميل؛ إنه يساعد موظفيك على الحفاظ على الهدوء وتنفيذ الإجراءات المتفق عليها في بيئة عالية الضغط.

يجب أن تتضمن إستراتيجية النسخ الاحتياطي الجيدة وثائق تتضمن:

• مسح العلامات ومستويات المخاطر المصنفة؛

• قائمة جهات الاتصال في حالة طوارئ البيانات؛

• معلومات حول البيانات التي يتم نسخها احتياطيًا وعدد مرات نسخها احتياطيًا ومكان تخزينها؛

• متطلبات وسياسات الاتصال للتعامل مع معلومات التعريف الشخصية.

2. تذكر أن تقوم بالتحديث. اجعل عمليات تدقيق الوثائق المنتظمة جزءًا من عمليات التنظيف الإدارية ربع السنوية. يجب أن تكون تحديثات البائعين والتغييرات التي يتم إجراؤها على إطار العمل الأمني الخاص بك محدثة في جميع الأوقات لتقليل مخاطر حدوث ارتباك أو عدم توافق مع إستراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك.

3. اقض الوقت في تدريب فريقك. كن استباقيًا وتأكد من أن الجميع يفهم سياسات أمن البيانات الخاصة بالشركة. يجب أن يكون لدى الموظفين فهم جيد لكيفية وسبب النسخ الاحتياطي للبيانات، ومعرفة مكان الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لتنفيذ الإجراءات الأمنية. قم بانتظام بإجراء دورات تدريبية مفصلة مع الفريق حول مسؤوليات شركتك ومتطلبات الامتثال عند النسخ الاحتياطي لبيانات العميل.

4. ثقف عملائك. يعد التعليم عاملاً رئيسيًا يساهم في نجاح استراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك. عملاؤك هم الحلقة المفقودة في سلسلة الأمان. قم بتغطية ملفات عملائك بحماية النسخ الاحتياطي من لحظة بدء عملك. لا تنتظر حتى تنشأ أزمة لتوعية عملائك بأهمية النسخ الاحتياطية. وأثناء تواجدك فيه، إنه الوقت المثالي لإخبارهم باستخدام كلمة مرور قوية. كما أظهرت العديد من الانتهاكات الأخيرة، فإن كلمات المرور مثل "123456" أو "كلمة المرور" شائعة جدًا للأسف.

لن يحدث تغيير الطريقة التي تتعامل بها أنت وفريقك مع أمان البيانات بين عشية وضحاها. ولكن استخدام حل نسخ احتياطي جيد سيحسن وقتك في التعافي، ويقلل من التكاليف التشغيلية من الوقت الذي تقضيه في إدارة كوارث البيانات، ويساعدك على تجنب الوقوع ضحية لكوارث الأمان عبر الإنترنت، بما في ذلك تلك التي غالبًا ما يتم تجاهلها.