إعداد الأعمال لأتمتة AP ^مميز

لمجموعة متنوعة من الأسباب، قد يكون من الصعب إقناع بعض المديرين التنفيذيين بالاستثمار في أتمتة AP. قد تأتي مقاومتهم من قلة الوعي بكيفية عمل عمليات AP الحالية بالفعل، والمخاطر والتكاليف الفعلية المرتبطة بالعمليات الحالية

هناك العديد من النقاط المهمة التي يجب تسليط الضوء عليها عند إثبات أهمية أتمتة AP. أولاً وقبل كل شيء، من الضروري الحفاظ على التركيز على كيفية مساعدة أتمتة AP الشركة على تحقيق أهدافها

مع وضع ذلك في الاعتبار، إليك بعض المجالات الرئيسية التي يجب تسليط الضوء عليها حول كيفية تحسين أتمتة AP للأعمال:

توفير الوقت والتكلفة

 تعمل أتمتة AP على تبسيط العمليات، بحيث لا تتورط فرق الشؤون المالية في معالجة الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء وتتبع الموافقات وقطع الشيكات. هذا يحررهم لقضاء المزيد من الوقت في المهام التي تساعد في تحقيق النتيجة النهائية مع تحسين التدفق النقدي وتحسين العلاقات مع العملاء.

تقليل المخاطر الأمنية

تواجه الشركات التي تختار عدم أتمتة المدفوعات مخاطر أمنية متزايدة من الاحتيال. تم استهداف ما يقرب من 3 من أصل 4 شركات (71٪) لهجوم الاحتيال في الدفع في عام 2021 وفقًا لجمعية المتخصصين الماليين، وكانت الشيكات (66٪) إلى حد بعيد نوع الدفع الرئيسي المستهدف.

تمتد المخاطر الأمنية أيضًا إلى تفاصيل الدفع السرية، مما يشكل تهديدًا لمؤسستك بالإضافة إلى العلاقات التي تربطك بالموردين.

تقليل الأخطاء

يعد الإدخال اليدوي للبيانات والعمليات اليدوية أكثر عرضة للخطأ البشري، مما يؤدي إلى تأخير الوقت، ومتطلبات إعادة العمل، مع الأتمتة، لا يمكن أن تحدث العديد من هذه العثرات ببساطة. يمكن للاستفادة من تأمين خيارات الدفع الرقمية في منصة مؤتمتة أن تقلل أيضًا من المخاطر المرتبطة بالاحتيال.

موازنة تحديات التوظيف

شهدت الشركات في العديد من الصناعات ترك عدد من الموظفين وظائفهم. كان التوظيف لشغل هذه الأدوار يمثل تحديًا كبيرًا، كما أن زيادة الطلب والتضخم جعلته أكثر تكلفة. عندما يغادر الموظفون، قد تذهب معرفتهم معهم أيضًا - مما يضع بقية القسم في مأزق.

تحافظ أتمتة AP على هذه المعلومات داخل النظام. حيث يصبح من الأسهل بكثير التوسع لتلبية الطلب دون الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين.

الاستفادة الكاملة من خصومات الدفع

تمكّن أتمتة AP الشركات من أن تكون أكثر دقة بشأن وقت قيامها بالدفع للبائعين حتى يتمكنوا من الاستفادة من خصومات السداد المبكر. كما يمكن أن يفتح الباب أمام خصومات قيمة على البطاقة الافتراضية في بعض الحالات، يكون إجمالي هذه المدخرات أكثر من الاستثمار في منصة الأتمتة نفسها.

تحسين التدفق النقدي

نظرًا لأن النظام الأساسي للتشغيل الآلي لـ AP يجعل من الممكن موازنة مزيج الدفع بشكل استراتيجي وجدولة موعد مغادرة المدفوعات للحسابات المصرفية للشركات، فإنه يسمح للمؤسسات بالتمسك بالنقد لفترة أطول وتحسين تدفقها النقدي.

كما هو مذكور أعلاه، هناك الكثير من المزايا التي يمكن اكتسابها من أتمتة عمليات AP الخاصة بالمؤسسة. قد تقدر كل شركة جوانب مختلفة، ولكنها بشكل عام تجعل الأعمال التجارية أكثر كفاءة وأكثر مرونة وربحية.