أربع خطوات لتصبح شركتك افتراضية ^مميز

بينما كان مفهوم الشركات الافتراضية والفرق البعيدة موجودًا منذ عدة سنوات، فقد كافحت العديد من شركات المحاسبة لإجراء التغيير في نموذج أعمالها لعدد من الأسباب. على مدى الأشهر القليلة الماضية، اضطر عدد من شركات المحاسبة إلى الانتقال إلى العمل فعليًا وعن بُعد بسبب COVID-19. كان على هذه الشركات أن تتكيف بسرعة للعمل بطريقة جديدة مع عملائها وفرقهم.

نظرًا لأن الشركات أصبحت افتراضية تمامًا لأول مرة، فهناك أربعة اعتبارات يجب أن تضعها في الاعتبار من أجل إدارة شركة افتراضية بنجاح على المدى الطويل.

1.موظفيك

بالنسبة للعديد من الشركات، يعد وجود موظفيك يعملون عن بُعد على أساس التفرغ الكامل أمرًا جديدًا بالنسبة لكيفية إدارتك وكيفية عمل فرقك. قد يبدو هذا التغيير لموظفيك، من بين جميع التغييرات التي نمر بها، شاقًا. قد لا يكون لديهم الإعداد الصحيح في المنزل أو قد يكونون يحاولون العمل بينما يحاولون أيضًا توجيه أطفالهم من خلال التعلم عن بُعد.بصفتك صاحب العمل، هناك بعض الأشياء التي تريد أخذها في الاعتبار عند قيادة فريقك خلال هذا الأمر.

الأول هو الحفاظ على اتصال فريقك. هذا يعني وجودك معهم أكثر من المعتاد. يجب أن تركز هذه الاجتماعات حول كيفية أدائهم والتأكد من حصولهم على الدعم الذي يحتاجون إليه أثناء عملهم خلال هذا الوقت الصعب. يجب أن يكون لديهم أيضًا وسيط يمكنهم من خلاله التواصل بسهولة مع بقية أعضاء الفريق، سواء من خلال وظيفة الدردشة أو وجود أوقات منتظمة من الاتصال؛ يتيح لك هذا الحفاظ على صداقتكما وثقافتك مع بعضكما البعض. من المهم أيضًا أنه عندما يتواصل فريقك مع بعضهم البعض، يكون لديهم طريقة فعلية للقيام بذلك وجهًا لوجه عبر مكالمات الفيديو. فهي طريقة مهمة لمساعدة فريقك على عدم الشعور وكأنهم في جزيرة، بمعزل عن بقية الشركة.

العنصر الآخر الذي يجب أخذه في الاعتبار هنا هو استمرار الأعمال الاجتماعية التي لديك في المكتب بتنسيق افتراضي. حيث يمكنك أن تمنح كل موظف بطاقة هدايا لشراء الغداء وتناول غداء جماعي معًا في مكالمة فيديو. اللعب علي العامل النفسي والحفاظ على هذه الإيقاعات في نموذج افتراضي أمرًا مهمًا للحفاظ على روح المجتمع والثقافة حية مع بعضهما البعض.

2. العملاء

في وجودك الشخصي، تكون قد بنيت توقعات معينة في كيفية خدمة العملاء. سواء كان العملاء يأتون إلى مكتبك لتسليم المستندات للحصول على إقرار ضريبي، أو مقابلة العملاء لتقديم المشورة لهم بشأن أعمالهم، فإن الطريقة التي تعمل بها مع عملائك ستحتاج إلى تغيير عندما تعمل معهم افتراضيًا. وهذا يعني تغيير كل من الإجراءات الخاصة بك بشأن كيفية خدمة عملائك والبرامج التي تستخدمها لخدمتهم.

إذا كنت مترددًا في الانتقال إلى برامج المحاسبة القائمة على السحابة، فهذا هو الوقت المثالي لتجربة هذه المحاولة، حيث ستسمح لك هذه البرامج بالتفاعل بسهولة أكبر مع عملائك. جزء من تنفيذ هذا التغيير في البرامج هو إيجاد طريقة للعملاء للحصول على مستنداتك بأمان من خلال بوابة عميل آمنة. إذا لم يكن لديك ذلك في مكانه، فهذا هو المكان المناسب للبدء.

تحتاج أيضًا إلى تغيير طريقة تواصلك مع عملائك. قد يكون هذا هو إجراء مكالماتك معهم عبر الفيديو أو تنفيذ نظام مثل Slack للبقاء على اتصال معهم. ومع ذلك، فإن أحد أهم جوانب هذا التغيير في العمل الافتراضي هو الحفاظ على لمسة إنسانية لكيفية خدمتك لهم. يتعامل عملاؤك أيضًا مع اضطرابات كبيرة في أعمالهم، ومن المهم جدًا القدرة على التواصل معهم على المستوى البشري. لذا، فإن التأكد من أن الفيديو هو على الأقل جزء من استراتيجيتك هو فكرة جيدة.

3. العمليات

سيؤدي العمل افتراضيًا وعن بُعد إلى تغيير عملياتك وكيفية قيامك بعملك. ستكون الطريقة التي قمت بها في المكتب مختلفة عندما يعمل موظفوك من المنزل ولا يمكن خدمة عملائك إلا افتراضيًا. ستحدث معظم هذه التغييرات في العمليات بشكل سريع. أثناء إجراء هذه التغييرات على عملياتك، قم بتوثيقها. إذا قررت أن العمل افتراضيًا وعن بُعد هو شيء تريد القيام به بعد فترة طويلة من آثار COVID-19، فتأكد من توثيق التغييرات على عملياتك ومناقشة كيفية حدوث هذه التغييرات.

هذا أيضًا وقت التجريب مع عملياتك. خذ وقتك لتجربة شيء جديد ومميز في طريقة عملك والتفاعل مع عملائك. كان هناك العديد من الشركات التي لم تعتقد أبدًا أنها تستطيع العمل افتراضيًا، ولكنها اضطرت إلى ذلك لأن COVID-19 فرضت التغيير. فكر فيما إذا كانت هناك طريقة أفضل للعمل مع فريقك وعملائك وإجراء التغييرات الآن على هذه العمليات حتى تتمكن من العمل بشكل أكثر فعالية في المستقبل.

4. الشركة

لا يمكنك خدمة عملائك وفريقك إذا كانت شركتك لا تفعل ما يلزم لضمان بقائها في المستقبل. واحدة من أهم الطرق التي يمكن لشركتك القيام بها هي التأكد من أن لديها التدفق النقدي اللازم لدفع رواتب الموظفين والحفاظ على الأضواء الافتراضية. هذا يعني التأكد من حصولك على أموال مقابل خدماتك إلكترونيًا على أساس منتظم مقابل إصدار الفواتير، على أمل أن يدفع عملاؤك في الوقت المناسب، ثم تتبع الشيكات من العملاء. يتيح لك الحصول على الأموال إلكترونيًا الحصول على التدفق النقدي بطريقة يمكن التنبؤ بها. هذا يضمن أنه يمكنك دفع رواتب موظفيك وعدم الاضطرار إلى تسريحهم.

من المهم أيضًا التأكد من أن كل فرد في شركتك يساعد بشكل استباقي عملائك من خلال ذلك. إذا اتبعت شركتك نهجًا سلبيًا، فلن يجد عملاؤك خدماتك ذات قيمة وعندما يحتاجون إلى إجراء تخفيضات في النفقات، ستكون خدمتك هي أول من يذهب. الهدف لشركتك الآن هو ضمان استمرارية العمل. سيسمح لك التأكد من أن شركتك في وضع جيد بخدمة عملائك، والتأكد من استمرار حصول موظفيك على وظيفة، والتأكد من أن عملك سوف يتخطى ذلك.

تعتبر هذه الاعتبارات الأربعة للانتقال إلى الوضع الافتراضي مهمة في التفكير في التأثيرات على موظفيك وعملائك وعملياتك وشركتك -وتتأثر هذه التجارب الأربعة المختلفة بشكل كبير عندما تعمل شركتك افتراضيًا. سيضمن اتخاذ اعتبارات مدروسة في كل مجال من هذه المجالات أن تتمكن شركتك من تجاوز هذه الأزمة وإجراء تغييرات في نموذج العمل حتى تتمكن شركتك من الازدهار في المستقبل.