وصف وظائف الأعمال و المستندات بدائرة المبيعات ^مميز

سيتم في هذ المقال وصف وظائف الأعمال والمستندات والدفاتر بدائرة المبيعات والتحصيل ).

تتمثل وظائف الأعمال في الدائرة في الأنشطة الرئيسية التي يجب أن يتم أدائها داخل المنظمة لتنفيذ وتسجيل العمليات المالية . و يوجد ثمان وظائف للأعمال ضمن إطار الدائرة النموذجية للمبيعات والتحصيل . ويعد فهم هذه الوظائف في دائرة المبيعات والتحصيل أمرة مفيدة لفهم كيفية تنفيذ المراجعة في الدائرة . وغالبا ما يجد الطلاب صعوبة في تصور ماهية المستندات التي يجب تواجدها بأي جانب بالمراجعة وكيف يمكن تتبعها داخل منظمة العميل . وسيتم في هذا الجزء اختبار وظائف الأعمال الخاصة بدائرة المبيعات والتحصيل وأهم المستندات المتعارف عليها في كل وظيفة .

تشغيل أوامر العميل Processing Customer Orders

يمثل طلب العميل للبضائع نقطة البداية للدائرة ككل . ويمثل من الوجهة القانونية عرضة لشراء البضائع بشروط محددة . وينتج عن إستلام أمر العميل عادة أمرا للبيع فورياً .

 أمر العميل . يمثل طلب العميل للسلعة . ويمكن إستقباله تليفونية ، أو بخطاب ، يتم التوصل إليه عن طريق رجل بيع أو بطرق أخرى .

أمر البيع . يمثل مستند لوصف ، كمية ، والمعلومات المرتبطة بالبضائع التي طلبها العميل . ويستخدم بصفة متكررة لتوضيح الموافقة على الإئتمان والترخيص بالشحن .

منح الإئتمان Granting Credit

قبل أن يتم شحن البضائع ، يجب ان يوافق على الإئتمان شخص لديه السلطة المناسبة عند البيع على الأجل للعميل . وينتج عن القصور في ممارسة الموافقة على الإئتمان زيادة في حجم الديون المعدومة وحسابات المدينين المشكوك في تحصيلها . وفي معظم المنشآت ، يكون التأشير بالموافقة على الإئتمان في أوامر البيع بمثابة موافقة على شحن البضائع .

شحن البضائع Shipping Goods
تمثل هذه الوظيفة الهامة النقطة الأولى بالدائرة التي يتم من خلالها التخلي عن الأصول المملوكة للشركة . وتعترف معظم الشركات بالمبيعات عندما يتم شحن البضائع . ويتم إعداد مستند الشحن في وقت الشحن ؛ ويمكن تنفيذ ذلك بشكل تلقائي بواسطة الحاسب الإلكتروني بناء على المعلومات الموجودة في أمر البيع . وبعد مستند الشحن ، الذي يتكون عادة من فاتورة شحن من عدة صور ، مستندة أساسيا لإرسال فاتورة الشحن إلى العملاء ، وتقوم الشركات التي تحتفظ بسجلات دائمة للمخزون بتحديث هذه السجلات بناء على المعلومات الخاصة بالشحن .

مستند الشحن . يتم إعداد مستند الشحن لبدء شحن البضائع ، ويتم فيه توضيح وصف السلع ، تحديد الكمية التي تم شحنها ، وباقي المعلومات المناسبة الأخرى .
ويتم إرسال المستند الأصلي للعميل والإحتفاظ بصورة أو أكثر . ويتم إستخدامه كمؤشر لإرسال الفاتورة للعميل . ومن أنواع مستندات الشحن بوليصة الشحن Bill of Lading التي تمثل عقد مكتوب بين الناقل والبائع لتسليم وشحن البضائع .

وعادة ما تتضمن فاتورة الشحن فقط عدد الصناديق أو الأرطال التي يتم شحنها ، بدلا من أن تحتوي على تفاصيل كاملة عن الوصف والكمية . وخلال هذا المقال ، سنفترض أن بوليصة الشحن تتضمن تفاصيل كاملة . ويقوم مشغل الحاسب الإلكتروني بإدخال القيد الرئيسي إلى الحاسب الإلكتروني والذي يتضمن وصف البضائع التي تم شحنها في مستند الشحن .

رسال الفواتير إلى العملاء وتسجيل المبيعات Billing Customers and Recording

نظرا لأن إرسال الفواتير إلى العملاء تمثل الوسيلة التي يتم عن طريقها إبلاغ العميل بالقيمة المستحقة على البضائع ، فيجب إعدادها على نحو صحيح وفي الوقت المناسب .

ويتمثل أهم الجوانب في إرسال الفاتورة في : التأكد من أن كافة البضائع التي تم شحنها قد تم إعداد وإرسال فواتير عنها ، لم يتم إرسال أكثر من فاتورة لشحنة واحدة ، وأن كل عميل قد تم إرسال الفاتورة التي تتضمن القيمة المستحقة عليه فعلا . ويتوقف إرسال الفاتورة بالقيمة الملائمة على تحميل العميل بالكمية التي تم شحنها إليه بالسعر المرخص به ، ويشمل السعر المرخص به أمور مثل : سعر الشحن ، التأمين ، وشروط الدفع .

وفي معظم النظم ، يشمل إرسال الفاتورة للعميل إعداد صورة متعددة من فاتورة البيع والتحديث المتزامن : الملف العمليات المالية للمبيعات ، الملف الرئيسي للمدينين ، والملف الرئيسي للإستاذ العام لكل من المبيعات والمدينين . ويتم إستخدام هذه المعلومات في التسجيل في يومية المبيعات ، بالإضافة إلى النقدية المحصلة و عمليات الإئتمان المتنوعة ، والسماح بإعداد میزان المراجعة الحسابات المدينين .

فاتورة البيع . مستند يشمل وصف وكمية البضائع المباعة ، السعر بما في ذلك قيمة الشحن ، التأمين ، الشروط ، وباقي المعلومات المناسبة الأخرى . وعادة ما يتم إعدادها تلقائيا من خلال الحاسب الإلكتروني بعدما يتم إدخال كل من : رقم العميل ، الكمية ، الموقع الذي سيتم نقل البضائع إليه ، وشروط البيع . وتمثل فاتورة البيع وسيلة لإبلاغ العميل بقيمة المبيعات والتاريخ الذي يستحق الدفع فيه . ويتم إرسال الفاتورة الأصلية للعميل مع الإحتفاظ بصورة أو أكثر .

يومية المبيعات . تمثل دفتر يومية يتم فيه تسجيل العمليات المالية للمبيعات . وتشمل اليومية التفصيلية اللمبيعات كافة العمليات المالية للمبيعات . ويتم عادة فيها توضيح إجمالي المبيعات التبويبات مختلفة ، مثل : خطوط الإنتاج ، إدخال المدينين ، والديون وصور الإئتمان المتنوعة . ويمكن أيضا أن تشمل يومية المبيعات العمليات المالية المردودات ومسموحات المبيعات . وسيتم التوصل إلى هذه اليومية في أية فترة عن طريق العمليات المالية للمبيعات المدرجة بالملفات الخاصة بالحاسب الإلكتروني .

تقرير ملخص المبيعات . مستند يتم إستخراجه بواسطة الحاسب الإلكتروني يتم فيه تلخيص المبيعات للفترة . ويشمل التقرير عادة معلومات تحليلية عن المكونات الرئيسية مثل رجل البيع ، المنتج ، أو المقاطعة .

الملف الرئيسي للمدينين . ملف يتم فيه تسجيل : المبيعات الفردية ، النقدية المحصلة ، ومردودات و مسموحات المبيعات لكل عميل مع الإحتفاظ برصيد حساب لكل عميل . ويتم تحديث الملف الرئيسي من خلال ملفات العمليات المالية بالحاسب الإلكتروني عن : المبيعات ، مردودات ومسموحات المبيعات ، والنقدية المحصلة . ويجب أن يتساوى إجمالي أرصدة الحسابات الفردية بالملف الرئيسي مع إجمالي أرصدة المدينين بالأستاذ العام . وتظهر مخرجات الملف الرئيسي للمدينين كل من : إسم العميل ، الرصيد الإفتتاحي للمدينين ، كل عملية مالية من المبيعات ، مردودات ومسموحات المبيعات ، النقدية المحصلة ، والرصيد الختامي .

وعندما يتم إستخدام مصطلح الملف الرئيسي هنا، فإنه يعبر عن ملف الحاسب الإلكتروني أو مخرجات هذا الملف . ويطلق عليه أحيانا الأستاذ المساعد للمدينين أو الأستاذ الفرعي للمدينين .

ميزان المراجعة للمدينين . يمثل قائمة بالقيم المستحقة على كل عميل في تاريخ محدد . ويتم إعداده مباشرة من الملف الرئيسي للمدينين . وهو يمثل عادة ميزان زمني للمراجعة يظهر عمر مكونات رصيد كل عميل في تاريخ التقرير.

القوائم الشهرية . مستند يتم إرساله إلى كل عميل لتوضيح : الرصيد الإفتتاحي للمدين ، قيم وتاريخ كل عملية بيع ، المدفوعات النقدية التي تم إستلامها ، مذكرات الإئتمان التي تم إصدارها والرصيد الختامي المستحق . وهو يمثل في جوهره جزءا من الملف الرئيسي للمدينين يخص العميل .

تشغيل وتسجيل النقدية المحصلة Processing and Recording Cash Receipts

تعد الوظائف الأربعة السابق ذكرها وظائف ضرورية لنقل البضائع إلى العميل وإرسال الفواتير المناسبة إليه وإثبات إنعكاس ذلك على المعلومات بالدفاتر المحاسبية . وتتمثل نتيجة هذه الوظائف الأربعة في العمليات المالية للمبيعات . وتتضمن الوظائف الأربعة الباقية : تحصيل وتسجيل النقدية ، مردودات ومسموحات المبيعات ، شطب الحسابات غير القابلة للتحصيل ، والإحتياط للديون المعدومة .

ويشمل تشغيل وتسجيل النقدية المحصلة : الإستلام ، الإيداع ، وتسجيل النقدية . وتتضمن النقدية كل من العملات والشيكات . ويتمثل الإهتمام الأكبر في إمكانية وقوع السرقة . ويمكن أن تحدث السرقة قبل إثبات النقدية في السجلات أو بعد ذلك . ويتمثل الإعتبار الأهم في التعامل مع النقدية المحصلة بضرورة إيداع كافة أنواع النقدية في البنك بالقيمة الصحيحة وفي الوقت المناسب مع تسجيلها في ملف العمليات المالية للنقدية المحصلة والذي يتم إستخدامه للتسجيل في يومية النقدية المحصلة وتحديث الملفات الرئيسية للمدينين ودفتر الأستاذ العام ، ولذلك يعد إشعارا التحويل أمرا هاما في هذا الصدد .

إشعار التحويل . مستند يتم إرفاقه مع فاتورة البيع التي يتم إرسالها إلى العميل ويمكن رده مع الدفع النقدي إلى البائع . ويتم إستخدامه لتوضيح : اسم العميل ، رقم فاتورة البيع ، قيمة الفاتورة عند إستلام المدفوعات . فإذا لم يقم العميل بإرفاق إشعار التحويل عند الدفع ، من المتعارف عليه أن يقوم الشخص الذي يفض البريد بإعداد إشعار في وقت فض البريد . ويتم إستخدام إشعار التحويل للسماح بإيداع النقدية فورأ ولتحسين الرقابة على حماية الأصول .

القائمة المسبقة النقدية المحصلة Prelisting . قائمة يتم إعدادها بواسطة شخص مستقل ( شخص ليس له حق التعامل مع النقدية وليس عليه مسئولية تسجيل المبيعات أو المدينين ) عند إستلام النقدية . ويتم إستخدامها للتحقق من ما إذا كانت النقدية المحصلة قد تم تسجيلها وإيداعها بالقيمة الصحيحة وفي الوقت المناسب .

يومية النقدية المحصلة . دفتر يومية يتم فيه تسجيل النقدية المحصلة من : المتحصلات ، المبيعات النقدية وباقي أنواع النقدية التي يتم تحصيلها . ويتم فيه : التعرف على إجمالي النقدية التي تم استلامها ، القيمة الإجمالية للإئتمان على المدينين نتيجة المبيعات الأصلية : الخصم التجاري والخصم المسموح به ، وباقي أنواع الديون والأئتمان الأخرى . ويتم تدعيم القيود اليومية بيومية النقدية المحصلة بإشعارات التحويل ، ويتم التوصل إلى اليومية بأي وقت من خلال العمليات المالية للنقدية المحصلة المدرجة في ملفات الحاسب الإلكتروني .

تشغيل وتسجيل مردودات ومسموحات المبيعات

 Processing and Recording Sales Returns and Allowances

إذا شعر العميل بعدم الرضاء عن البضائع ، يمكن للبائع أن يقبل رد البضائع أو تخفيض قيمة الدين على العميل . وعادة ما تعد الشركة تقرير إستلام عن البضائع المرتدة مع ردها إلى المخزون . ويجب تسجيل مردودات ومسموحات المبيعات بشكل صحيح في ملف العمليات المالية لمردودات ومسموحات المبيعات والملف الرئيسي للمدينين . ويتم عادة إصدار مذكرة للمردودات والمسموحات للمساعدة في الحفاظ على الرقابة لتسهيل إمساك الدفاتر .

مذكرة الإئتمان . مستند يعبر عن التخفيض في القيمة المستحقة على العميل نتيجة رد البضائع أو منح المسموحات إلى العميل . ويأخذ نفس شكل فاتورة البيع ولكن يدعم الخفض في رصيد المدينين وليس الزيادة .

يومية مردودات ومسموحات المبيعات . دفتر يومية يتم فيه تسجيل مردودات ومسموحات المبيعات ، ويؤدي نفس وظيفة دفتر يومية المبيعات . وتقوم العديد من الشركات بتسجيل هذه العمليات المالية في يومية المبيعات بدلا من تخصيص يومية منفصلة لها .

شطب حسابات المدينين غير القابلة للتحصيل Charging off Uncollectible Accounts Receivable

على الرغم من الجهد المخلص الذي تبذله إدارة الإئتمان ، إلا أنه قد يقوم بعض العملاء بعدم سداد الفواتير الخاصة بهم ، وعندما تتوصل الشركة إلى إستنتاج مؤداه عدم إمكانية تحصيل القيمة ، يجب أن يتم شطبها . وعادة ما يحدث ذلك بعد إعلان إفلاس العميل أو أن القيمة قد تم تحويلها إلى هيئة للتحصيل . ويتطلب الأمر من الوجهة المحاسبية المناسبة أن يتم تسوية هذه الحسابات غير القابلة للتحصيل . نموذج صلاحية شطب الحساب غير القابل للتحصيل .

يتمثل في مستند يستخدم داخلية يتم فيه توضيح سلطة شطب حساب أحد المدينين وإعتباره غير قابل للتحصيل .

الاحتياط للديون المعدومة Providing for bad Debets

يجب أن يكون مخصص الديون المشكوك فيها كافية ليستوعب قيمة مبيعات الفترة الحالية التي لن تتمكن الشركة من تحصيلها في المستقبل . ويمثل هذا المخصص في معظم الشركات قيمة مبتقية تنتج عن تسوية ال