كيف يمكن للممارسين المساعدة في تغيير التصورات السلبية للمدققين الداخليين؟ ^مميز

تستمر التصورات السلبية للتدقيق الداخلي في البقاء، ولكن بالجهد الصحيح يمكن للممارسين المساعدة في تغييرها.

كم مرة تم وصف المدقق الداخلي في الشركة بطريقة مهينة، إن لم تكن الإهانة الصريحة؟ تشمل الأمثلة المختارة على ذلك "أنت شرطي شركة"، و "التدقيق الداخلي شر لا بد منه".

فلماذا يحدث هذا؟ لماذا يري الناس التدقيق الداخلي بهذه الطريقة، ويشعرون أحيانًا بالحاجة إلى قول ذلك بصوت عالٍ؟ 

طبقا لما قاله هال غارين، CIA، CRMA، CISA، هو العضو المنتدب في خدمات الاستشارات التنفيذية للتدقيق في سانفورد، فلوريدا.

يمكننا التفكير في خمسة أسباب على الأقل:

• التدقيق الداخلي يجعلهم متوترين -تعكس تعليقاتهم محاولة غريبة للفكاهة.

• إنهم لا يفهمون المهنة ويفتقرون إلى إطار مرجعي جيد لما يفعله المدققون الداخليون.

• إنهم لا يحبون الخضوع للمراجعة ويعتبرون الارتباطات بمثابة انقطاع لعملهم.

• يتم تقديم التعليقات كآلية دفاع، خوفًا مما قد يكتشفه التدقيق الداخلي.

• التدقيق الداخلي يستحق النقد.

هذه الأسباب ليست متعارضة - يمكن تفسير الملاحظات المهينة بأكثر من واحد منهم ، أو حتى الخمسة. يمكن أن تختلف تصورات التدقيق الداخلي تبعًا لخبرة الأشخاص السابقة مع المدققين وثقافة المنظمة والمواقف بين القيادة العليا والعديد من العوامل الأخرى. ولكن بالجهد الصحيح، يمكن تغيير التصورات السلبية. العديد من الخطوات الاستباقية، على وجه الخصوص، يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو تصحيح المفاهيم الخاطئة وضمان رؤية أكثر دقة للمهنة.

أنظر في المرآة

عندما نسمع تعليقات سلبية، فإن ميلنا الطبيعي هو أن نكون دفاعيين. لكن يجب أن نقاوم هذا الإلحاح وأن ننظر بدلاً من ذلك فيما قد قلناه أو فعلناه لجعل الآخرين يشكلون هذا الرأي (غير المستحق) عنا. يجب على المدققين أن يسألوا أنفسهم إذا كان بإمكانهم تغيير نهجهم أو سلوكهم بطريقة قد تغير الطريقة التي ينظر بها إليهم. قد يوفر طلب الحصول على تعليقات من مصادر موثوقة داخل المنظمة، وكذلك البحث عن مشورة سرية من زميل ممارس في شركة أخرى، رؤى حول النقاط العمياء المحتملة. قبل الإشارة إلى الآخرين، يجب على المدققين التأكد من أنهم في حالة جيدة أولا.

أوقف ذلك من البداية

من ناحية أخرى، قد تنبع الصور النمطية السلبية التي نحاول تبديدها أو تجنبها من القيادة التنظيمية. قد يشير الرئيس التنفيذي أو المدير المالي أو غيره من القادة التنفيذيين إلى التدقيق الداخلي بطريقة سلبية. عند إدراك ذلك، من الأفضل التحدث بأدب عن السلوك على انفراد ومطالبة المدير التنفيذي بالتوقف عن فعل ذلك. يمكن أن يساعد الفشل في التغاضي عن الصور النمطية السلبية، حتى لو كانت مزحة، في تقليل أو حتى القضاء على السلوك غير المرغوب فيه. يجب على المدققين معالجة أي تعليقات سلبية بلباقة، ولكن في وقت مبكر -قبل أن يوطدوا انطباعات الناس.

بناء علاقات

يجب على المدققين أيضًا مكافحة العداء وانعدام الثقة من خلال تطوير علاقات قوية مع الأفراد الرئيسيين. هؤلاء الأشخاص لا يتألفون فقط من كبار المديرين التنفيذيين، ولكن أي شخص في المؤسسة يعتبر "مؤثرًا" على آراء الآخرين. يحب بعض المدققين الداخليين الاختباء وراء تصور للغموض والمكائد. لكن اتباع هذا النهج عادة ما يعمل ضدهم، مما يسمح للصور النمطية السلبية بالاستمرار. يجب أن يأخذ المدققون الوقت، خارج أنشطة التدقيق العادية، للاستثمار في العلاقات وإدارة التصورات بشكل استباقي.

دع العميل يصبح المدقق

إذا أتيحت الفرصة، وكانت المنظمة داعمة، يمكن للتدقيق الداخلي أن يأخذ في الاعتبار برنامج مدقق ضيف guest auditor program أو نموذج توظيف دوري rotational staffing model. في هذه السيناريوهات، سيقضي الأشخاص الذين تم تعيينهم في مكان آخر في المؤسسة وقتًا في وظيفة التدقيق في العمل على مشروع واحد أو أكثر. قد ينضم المدققون الزائرون إلى التدقيق الداخلي لمشروع واحد، بينما قد تتضمن برامج التناوب مشاريع متعددة وتمتد من سنة إلى ثلاث سنوات. من خلال هذه البرامج، يتعرف الأشخاص في المؤسسة الذين ليسوا مدققين داخليين على ماهية التدقيق الداخلي، وماذا يفعل، وكيف يؤدي ممارسوه عملهم. عندما ينتهي التناوب، يصبح المشاركون دعاة محتملين لوظيفة التدقيق ويمكن أن يساعدوا في تبديد التصورات أو الأساطير غير الصحيحة حول المهنة.

خذ نفس عميق

أحيانا الخوف من المجهول يسبب القلق والآراء السلبية. حتى يصبح شيء ما مألوفًا ومفهومًا، قد يكون من الصعب إخماد هذا القلق. خاصة عند مراجعة منطقة جديدة، أو منطقة يكون فيها العديد من الأشخاص الرئيسيين جددًا منذ آخر تدقيق، فإن أخذ الوقت الكافي لتخفيف المخاوف يمكن أن يساعد في منع تكوين الآراء السلبية. يجب على الممارسين قضاء بعض الوقت في التحدث مع العملاء قبل أن يبدأ المشروع رسميًا، إن أمكن. بدلاً من ذلك، يمكنهم تخصيص وقت إضافي في ميزانية المشروع لضمان توفير فرص كبيرة للمناقشات غير الرسمية. يجب أن يتعرف العملاء على المدققين على أنهم "أشخاص حقيقيون" وأن يكون لديهم مكان آمن لطرح الأسئلة. ثم ربما لن يبدو التدقيق الداخلي مخيفًا، ولن تكون عملية التدقيق مجهولة بالنسبة لهم.

على الرغم من أن الخطوات المذكورة أعلاه ليست شاملة بأي حال من الأحوال، إلا أنها يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو تبديد الأساطير وتكوين علاقات إيجابية. المفتاح هو اعتماد نهج استباقي ومدروس والحفاظ على جهد متسق. تساعد أولئك الذين يصرون أن يساعدوا في تغيير صورة وظيفتهم من شر لا بد منه إلى حليف أساسي.