كيفية جمع المستندات من العملاء أثناء العمل عن بُعد؟

مع عمل الكثير منا من المنزل بسبب فيروس كورونا، فإن الطريقة التي نعمل بها مع العملاء بأكبر قدر ممكن من الكفاءة أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى. لتحقيق النجاح، نحتاج إلى نقل المزيد من العملاء عبر الإنترنت. يبدأ هذا بتشغيل ممارسة قائمة على السحابة بنسبة 100 بالمائة وتنفيذ عملية فعالة لجمع المستندات.

نظرًا لأن المهارات الفنية لعملاء تتفاوت من ذكاء عالي التقنية إلى مستخدمين جدد للتطبيقات عبر الإنترنت، كان من الضروري أن تكون التكنولوجيا والتنفيذ سلسًا وسهل الاستخدام لأنواع العملاء المتعددة.

إن استخدام أقل عدد من التطبيقات سيخلق أفضل سيناريو. مزامنة ما قمت بتنفيذه بالفعل في سير العمل التشغيلي الحالي الخاص بك، مع المشاركة في ذلك مع خدمة احتياجات العملاء لديك للبقاء على اتصال. في النهاية ، توفر هذه العمليات المستندات اللازمة للحفاظ على تدفق عملنا بسلاسة.

إن إجراء هذه الأنواع من التغييرات في ممارستك ليس بالأمر السهل -ويستغرق وقتًا، خاصة الآن بعد المزيد من التحديات. وفقًا لاستطلاع أجرته لجنة المحاسبين Intuit® Accountant في مارس 2020، والذي سأل عن المشكلات الأكثر إلحاحًا بسبب فيروس كورونا، قال 42 بالمائة من المستجيبين البالغ عددهم 247 أن الحصول على المستندات من عملائهم كان إلى حد بعيد أكبر معاناتهم عند العمل افتراضيًا.

سواء كنت تتمتع بخبرة كبيرة في جمع المستندات من عملائك دون رؤيتهم شخصيًا -أو إذا كان هذا جديدًا بالنسبة لك بسبب فيروس كورونا، فإليك العديد من أفضل الممارسات التي يمكننا مشاركتها لتسهيل العملية.

جوهر النظام الأساسي القوي لجمع المستندات، والذي يشار إليه أيضًا باسم بوابة المستندات document portal، هو مركزي وآمن لمشاركة المستندات والتعاون مع العملاء والموظفين.

هناك العديد من الخيارات تشمل Citrix ShareFile و Boxو Dropboxو Google Drive و SmartVault و Intuit Link.

تسمح العديد من الأنظمة الأساسية للشركات بتخصيص تجربة بوابة المستندات من خلال العلامة التجارية للشركة لتوفير تجربة عملاء أكثر موثوقية. تعمل أنظمة المستندات الأساسية أيضًا على تمكين:

• مشاركة المستندات والتعديل في الوقت الفعلي.

• طلبات العميل المشفرة مع الإخطارات والتذكيرات.

• البريد الإلكتروني المشفر لتلك الأوقات التي يكون فيها البريد الإلكتروني هو أفضل طريقة.

• إرسال واستقبال الملفات الكبيرة.

الأهم من ذلك، يجب أن يشتمل حل تجميع المستندات الذي تختاره على مستوى عالٍ من التشفير لملفاتك، وقدرات تخزين بمساحة كبيرة يمكن توسيع نطاقها مع شركتك، والمزامنة التلقائية عبر الإنترنت.

أنت بالتأكيد لا تريد تشجيع العملاء على إرسال مستنداتهم إليك عبر البريد الإلكتروني. خلاصة القول هي أنه يجب أن تكون أنت وعملائك قادرين على مشاركة المستندات وجمعها والتعاون فيها بأمان بغض النظر عن مكان وجودك.

بالإضافة إلى ذلك، تتكامل العديد من الأنظمة الأساسية مع أدوات مفيدة أخرى. أحد عمليات الدمج هي Slack مع Google Drive.

ماذا تفعل إذا كان عملاؤك لا يريدون إرسال مستنداتهم إليك عبر السحابة؟ قد لا يكون هؤلاء خبراء تقنيًا ويفضلون تسليم معلوماتهم فعليًا إليك، ولكن إذا كنت تعمل عن بُعد ولا يمكنك رؤيتهم شخصيًا، فماذا تفعل؟ أنت لا تريد أن تفقد عميلاً طويل الأمد، لذا إليك عدة توصيات:

• تواصل معهم هاتفيا ، أو إذا كان بإمكانهم اكتشاف ذلك ، قم بإجراء مكالمة عبر الويب لشرح كيفية عمل بوابتك الإلكترونية. حاول معهم ببطء خلال العملية وربما تجعلهم يمارسون أو يختبرون تحميل شيء ما لك.

• سجّل مقطع فيديو سريعًا يشرح العملية أيضًا وأرسله إلى عملائك الذين قد يحتاجون إلى مساعدة في استخدام النظام الأساسي. يمكنك أيضًا تضمين رابط إلى الفيديو في توقيع بريدك الإلكتروني. إليك مثال على هذا النوع من الفيديو.

• إذا أصر العميل تمامًا على تسليم مستنداته أو إرسالها بالبريد، فإن أفضل نصيحة يمكننا تقديمها هي التأكد من حصول عملائك على مكان آمن وخاص لترك مستنداتهم فيه خارج مكان عملك لتجنب الاتصال. على الأرجح، ستكون هذه شريحة صغيرة جدًا من قاعدة عملائك.

عندما تعثر على المنصة الفائزة وتنفذها، فلن تظل آمنًا فقط خلال هذا الوقت من التباعد الاجتماعي، ولكن ستوفر الوقت في جمع المستندات في ممارستك وتشهد سحر التعاون المثمر.