ما هو نظام المحاسبة المتكامل ^مميز

ما هي المحاسبة المتكاملة؟

يربط نظام المحاسبة المالية المتكامل جميع البيانات المالية لأعمالك في منصة برمجية واحدة، كما سيربط النظام الجيد بين دفتر الأستاذ العام وأنظمة الدفع وحسابات الضرائب وإدارة المخزون وغيرها. والنتيجة؟ قضاء وقت أقل في إدخال الأرقام وأخطاء أقل في مسك الدفاتر.

عناصر نظم المحاسبة المتكاملة

سواء كان عملك كبيرًا أو صغيرًا، فأنت بحاجة إلى نظام محاسبة مالية متكامل يناسب المتطلبات الفريدة لشركتك.

يجب أن يتعامل النظام الفعال مع ميزات تكامل المحاسبة الشائعة مثل أتمتة دفتر الأستاذ العام وإعداد التقارير المالية التلقائية. يجب أيضًا أن ينقل كل شيء إلى السحابة بحيث يمكن الوصول إليه من أي مكان وعلى أي جهاز.

ربما تريد نظامًا يضبط مستويات المخزون عند الإبلاغ عن عملية بيع. أو ربما تحتاج إلى برنامج يتعامل مع الفواتير نيابة عنك. تسمح أفضل الأنظمة بالتخصيص السهل حتى تتمكن من التكيف مع احتياجاتك.

فيما يلي بعض المكونات في أفضل حلول برامج المحاسبة المتكاملة.

1. دفتر الأستاذ العام الآلي

عندما تقوم بإدخال معلومات في نظام محاسبة متكامل، يتم تخزينها على الفور في قاعدة بيانات مركزية، حيث يمكن لجميع عناصر النظام الوصول إليها. لا يهم أي باب رقمي تدخل البيانات من خلاله ما عليك سوى إدخاله مرة واحدة. يقوم البرنامج بعد ذلك بنشرها في جميع دفاتر الأستاذ والحسابات الضرورية، وذلك بفضل دفتر الأستاذ العام الآلي.

2. سهولة إعداد الفواتير والفواتير

باستخدام برنامج محاسبة متكامل، تعمل ميزات الفوترة الآلية على ربط بيانات مبيعاتك بالفواتير مباشرةً. عند إغلاق عملية بيع، يرسل النظام تلقائيًا فاتورة إلى العميل. يمكنك أيضًا إعداد خطط الفوترة المتكررة للعملاء الفرديين بسرعة، والحصول على وصول سريع إلى نظرة عامة على نشاط الفوترة لأي عقد معين.

3. أتمتة حسابات

يمكن لأتمتة الدفع إدارة معاملات بطاقات الائتمان والحسابات الدائنة والشراء، وكل ذلك على نفس النظام الأساسي المتكامل. باستخدام نظام المحاسبة التقليدي، تخلق أوامر بطاقات الائتمان عنق الزجاجة في إدخال البيانات أثناء قيامك بإغلاق المعاملات في نظام المحاسبة.

4. إدارة المخزون والمبيعات

ترتبط إدارة المخزون ارتباطًا وثيقًا بعمليات المحاسبة. يمكن لأداة برنامج محاسبة متكاملة إدارة مخزونك مباشرة من التطبيق، وتتبع مستويات المخزون، وتجديد المخزون، وحتى تخصيص عملية الشراء في مكان واحد.

هذا يجعل من السهل مراقبة وإدارة مستويات المخزون في مستودعات ومواقع متعددة، مما يقلل من الحاجة إلى الجرد اليدوي. يعمل حل البرنامج الصحيح أيضًا على تسهيل إدارة أوامر المبيعات. يمكنك إنشائها والموافقة عليها وتتبع العملية لترى أنها تتدفق بسلاسة.

تتيح لك هذه الميزة المفيدة تخصيص مخزون لأوامر عملاء محددة، وإنشاء أوامر شراء من أوامر المبيعات، وتسجيل تفاصيل التعبئة والشحن بدون إدخال بيانات إضافي.

5. محاسبة المشاريع

يمكن للشركات الناشئة الصغيرة إدارة حساباتهم بدفتر أستاذ عام بسيط. ولكن إذا كان لديك العشرات من العقود، فأنت بحاجة إلى دفاتر أستاذ منفصلة لتتبع النفقات والنفقات العامة والميزانيات لكل منها. سيتعين عليك لاحقًا إضافة هذه المعلومات مرة أخرى إلى دفتر الأستاذ العام.

بدون نظام محاسبة متكامل، إن الفصل بين النفقات والإيرادات الخاصة بمشاريع مختلفة يتطلب الكثير من العمل الإضافي.

من خلال التكامل المحاسبي الصحيح، يصبح دفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ الخاصة بالمشروع جزءًا من نظام سلس واحد متصل بقاعدة البيانات الأساسية. لا يتعين عليك القيام بأي شيء إضافي لتضمين الأرقام المالية للمشروع في كلا دفتري الأستاذ. بهذه الطريقة يمكنك بسهولة تتبع الموارد المالية طوال دورة حياة المشروع.

6. لوحات المعلومات المالية من خارج الصندوق

تأتي رؤى قيادة الأعمال من منظور عالي المستوى لأوضاعك المالية. يمكن للنظام الفعال أن يمثل البيانات بسهولة ورسومات باستخدام لوحات المعلومات المالية القابلة للتخصيص. تعمل هذه الميزة على إتاحة المعلومات المالية وإتاحتها لفريقك في الوقت الفعلي.

من السهل تخصيص لوحات المعلومات الفعالة بحيث تنشئ المعلومات التي تحتاجها أكثر، مثل مقاييس المبيعات أو الإحصائيات أو سجل الأداء. يمكن أن تساعدك المرئيات الواضحة على فهم البيانات حتى في حالة عدم وجود عالم بيانات. يمكنك أيضًا استخدام لوحات المعلومات هذه لتقديم عروض تقديمية واضحة للإدارة العليا أو أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين.

       7. الأمان

كان هناك 1862 انتهاكًا للبيانات في عام 2021. وهذا يمثل زيادة بنسبة 68٪ في عام واحد فقط. وأثرت هذه الانتهاكات على ما يقرب من 300 مليون شخص بتكلفة تقارب 8 مليارات دولار. أفضل نظام محاسبة متكامل مليء بميزات أمان تقنية المعلومات الممتازة، بما في ذلك

• أمن المحاسبة
• تدقيق
• التشفير
• مراقبة الأحداث لاكتشاف محاولات الوصول غير المصرح بها
• بريد إلكتروني آمن
• مجموعات الأذونات

فوائد برامج المحاسبة المتكاملة

1. تتوافق العديد من الشركات الصغيرة مع برامج المحاسبة الأساسية أو الأنظمة القديمة التي لا تسمح للإدارة بدمج وظائفها المتباينة فيما يلي بعض مزايا نظام المحاسبة المالية المتكامل.
2. الإدخال الآلي لبيانات المبيعات وتتبعها.
3.  مع نظام محاسبة متكامل، يمكنك بسهولة رؤية وتتبع جميع بيانات المبيعات في مكان واحد. لا توجد خطوة إضافية لإدخال البيانات لإضافة المعلومات إلى دفتر الأستاذ الرقمي بعد إجراء عملية بيع.
4. تتبع المعاملات في الوقت الحقيقي.
5. نظرًا لأنك لا تحتاج إلى نقل المعلومات يدويًا من نظام الطلب إلى نظام المحاسبة، يمكنك الاطلاع على حالة وسلامة عملك في أي وقت.
6. مقارنات دقيقة بين الميزانية والتكلفة
7. يتصل برنامج المحاسبة المتكامل مباشرة بنظام إدارة الطلبات. تتيح لك هذه الميزة حساب تكاليف الوظائف وعمولات المبيعات بسرعة في الوقت الفعلي.
8. أخطاء أقل.
9.  مع تكامل نظام المحاسبة، لا توجد خطوة لإدخال البيانات بعد إجراء كل عملية بيع. هذا يعني أنه لا توجد طريقة لإدخال أخطاء أثناء إدخال البيانات.
10. زيادة الإنتاجية.
11.  ليست هناك حاجة لإعادة بيانات المبيعات الرئيسية بعد إجراء كل عملية بيع. هذا يحرر فريقك لأداء مهام ذات قيمة أعلى.
12. سرعة اتخاذ القرار.

من خلال عرض رسومي في الوقت الفعلي لجميع بياناتك المالية القابلة للتخصيص إلى ما لا نهاية يمكنك تحديد الاتجاهات والرد بسرعة للاستفادة من الفرص الناشئة.