مصطلح مسك الدفاتر يعني أشياء مختلفة لأناس مختلفين:
- يعتقد بعض الناس أن مسك الدفاتر هو نفسه المحاسبة. يفترضون أن الاحتفاظ بدفاتر الشركة وإعداد قوائمها المالية وتقاريرها الضريبية كلها جزء من مسك الدفاتر. ولكن يوجد فرق بين مسك الدفاتر والمحاسبة
- يرى آخرون أن مسك الدفاتر يقتصر على تسجيل المعاملات في دفاتر اليوم ثم ترحيل المبالغ إلى الحسابات في دفاتر الأستاذ. بعد ترحيل المبالغ، ينتهي مسك الدفاتر ويتولى محاسب يحمل شهادة جامعية. سيقوم المحاسب بإجراء تعديل على الإدخالات ثم إعداد القوائم المالية والتقارير الأخرى.
- أصبحت الفروق السابقة بين مسك الدفاتر والمحاسبة غير واضحة مع استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة. على سبيل المثال، يمكن لأي شخص لديه القليل من التدريب على مسك الدفاتر استخدام برنامج المحاسبة لتسجيل فواتير البائع، وإعداد فواتير المبيعات، وما إلى ذلك، وسيقوم البرنامج بتحديث الحسابات في دفتر الأستاذ العام تلقائيًا. بمجرد إنشاء تنسيق القوائم المالية، سيتمكن البرنامج من إنشاء القوائم المالية بنقرة زر واحدة.
- في الشركات المتوسطة الحجم والأكبر، قد يكون مصطلح مسك الدفاتر غير موجود. غالبًا ما يكون لدى الشركات أقسام محاسبة يعمل بها كتبة محاسبة يعالجون حسابات الدفع وحسابات القبض وكشوف المرتبات وما إلى ذلك. سيشرف محاسب واحد أو أكثر على كتبة المحاسبة.
نحاول من خلال هذا المقال تزويدك بفهم لمسك الدفاتر وعلاقته بالمحاسبة. هدفنا هو زيادة معرفتك وثقتك في مسك الدفاتر والمحاسبة والأعمال.
مسك الدفاتر بين الماضي والحاضر
مسك الدفاتر في الماضي
قبل استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج، كانت عملية مسك الدفاتر للشركات الصغيرة تبدأ عادةً بكتابة الإدخالات اليومية.
تتم كتابة معاملات الشركة في القيود بترتيب التاريخ. في وقت لاحق، يتم ترحيل المبالغ الموجودة في دفاتر اليومية إلى الحسابات المعينة الموجودة في دفتر الأستاذ العام. تتضمن أمثلة الحسابات المبيعات، ونفقات الإيجار، ومصروفات الأجور، والنقد، والقروض المستحقة الدفع، وما إلى ذلك. كان لابد من احتساب رصيد كل حساب واستخدام أرصدة الحسابات في القوائم المالية للشركة. بالإضافة إلى دفتر الأستاذ العام، قد يكون لدى الشركة دفاتر أستاذ فرعية لحسابات مثل حسابات القبض.
من المحتمل أن تؤدي كتابة العديد من المعاملات في دفاتر اليومية، وإعادة كتابة المبالغ في الحسابات، وحساب أرصدة الحسابات يدويًا إلى بعض المبالغ غير الصحيحة. لتحديد ما إذا كانت الأخطاء قد حدثت، يعد كاتب الحسابات ميزان المراجعة.
ميزان المراجعة هو تقرير داخلي يسرد 1) اسم كل حساب، و2) رصيد كل حساب في عمود الدائن والمدين. إذا كان إجمالي عمود الدائن لا يساوي إجمالي عمود المدين، فقد حدث خطأ واحد على الأقل في مكان ما بين إدخال دفتر اليومية وميزان المراجعة. غالبًا ما كان العثور على خطأ واحد أو أكثر يعني قضاء ساعات في استعادة الإدخالات والترحيلات.
بعد تحديد الأخطاء وتصحيحها، اكتملت مرحلة مسك الدفاتر وبدأت مرحلة المحاسبة. بدأ بمحاسب يقوم بإعداد إدخالات تعديل بحيث تعكس الحسابات أساس الاستحقاق المحاسبي. كان تعديل الإدخالات ضروريًا للأسباب التالية:
- ربما تم تحقيق إيرادات وأصول إضافية ولكن لم يتم تسجيلها
- قد يتم تكبد مصاريف والتزامات إضافية ولكن لم يتم تسجيلها
- قد تكون بعض المبالغ التي تم تسجيلها من قبل كاتب الحسابات مدفوعات مسبقة لم تعد مدفوعة مسبقًا
- يجب حساب وتسجيل الإهلاك والتعديلات غير الروتينية الأخرى
بعد إجراء جميع التعديلات، يقدم المحاسب أرصدة الحسابات المعدلة في شكل قوائم مالية.
بعد اكتمال القوائم المالية كل عام، هناك حاجة الي قيود الإقفال. الغرض من قيود الإقفال هو جعل الأرصدة في جميع حسابات قائمة الدخل (الإيرادات والمصروفات) صفراً قبل بداية السنة المحاسبية الجديدة. سيتم في النهاية تحويل المبلغ الصافي لأرصدة حساب قائمة الدخل إلى حساب رأس مال المالك أو إلى حساب الأرباح المحتجزة للمساهمين.
مسك الدفاتر اليوم
تعطي السرعة الإلكترونية لأجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة مظهرًا مفاده أن العديد من مهام مسك الدفاتر والمحاسبة قد تم التخلص منها أو تحدث في وقت واحد. على سبيل المثال، سيؤدي إعداد فاتورة المبيعات إلى تحديث حسابات دفتر الأستاذ العام ذات الصلة تلقائيًا (المبيعات، حسابات القبض، المخزون، تكلفة البضاعة المباعة)، وتحديث المعلومات التفصيلية للعميل، وتخزين المعلومات الخاصة بالقوائم المالية بالإضافة إلى التقارير الأخرى.
تمت برمجة برنامج المحاسبة بحيث يجب أن يكون لكل معاملة مبالغ مدينة مساوية للمبالغ الدائنة. تقضي الدقة الإلكترونية أيضًا على الأخطاء التي حدثت عندما تمت كتابة المبالغ يدويًا وإعادة كتابتها وحسابها. نتيجة لذلك، سيساوي المدين دائمًا الأرصدة الدائنة وسيظل ميزان المراجعة دائمًا متوازنًا. لن يتم قضاء ساعات في البحث عن الأخطاء التي حدثت في نظام يدوي.
تنبيه هام: على الرغم من أن برامج المحاسبة سريعة ودقيقة بشكل مذهل في معالجة المعلومات التي تم إدخالها، إلا أن البرنامج غير قادر على اكتشاف ما إذا كانت بعض المعاملات قد تم حذفها، أو تم إدخالها مرتين، أو إذا تم استخدام حسابات غير صحيحة. يمكن أيضًا إدخال المعاملات والمبالغ الاحتيالية إذا فشلت الشركة في الحصول على الرقابة الداخلية.
بعد معالجة فواتير المبيعات وفواتير البائع وكشوف المرتبات والمعاملات الأخرى لكل فترة محاسبية، لا تزال بعض قيود التسوية مطلوبة. ستشمل قيود التسوية:
- الإيرادات والأصول التي تم اكتسابها ولكن لم يتم إدخالها بعد في البرنامج
- المصاريف والالتزامات التي تم تكبدها، ولكن لم يتم إدخالها بعد في البرنامج
- الدفعات المسبقة التي لم تعد مدفوعة مسبقًا
- تسجيل مصاريف الإهلاك، حساب الديون المعدومة، إلخ.
ستتطلب قيود التسوية شخصا لتحديد المبالغ والحسابات. بدون قيود التسوية، سينتج برنامج المحاسبة قوائم مالية غير كاملة وغير دقيقة وربما مضللة.
بعد إصدار القوائم المالية للسنة، سيقوم البرنامج بنقل الأرصدة من حسابات قائمة الدخل إلى حساب رأس مال المالك الوحيد أو إلى حساب الأرباح المحتجزة لحملة الأسهم. هذا يسمح لحسابات قائمة الدخل للسنة التالية أن تبدأ بأرصدة صفرية. (لم يتم إغلاق حسابات الميزانية العمومية حيث يتم ترحيل أرصدتها إلى السنة المحاسبية التالية.)
تسجيل المعاملات
يتضمن مسك الدفاتر (والمحاسبة) تسجيل المعاملات المالية للشركة. يجب تحديد المعاملات والموافقة عليها وفرزها وتخزينها بطريقة يمكن استرجاعها وعرضها في القوائم المالية للشركة والتقارير الأخرى.
فيما يلي بعض الأمثلة على بعض المعاملات المالية للشركة:
- شراء الامدادات نقدا.
- شراء البضائع على الحساب.
- بيع البضائع بالآجل.
- إيجار المكتب.
- الرواتب والأجور التي يتقاضاها الموظفون.
- شراء معدات المكتب.
- اقتراض المال من البنك.
سيتم فرز المعاملات ربما في مئات الحسابات بما في ذلك النقد، حسابات القبض، الحسابات الدائنة، المبيعات، مصاريف الإيجار، مصاريف الرواتب، إلخ. اما المبالغ في كل من الحسابات سيتم الإبلاغ عنها في القوائم المالية للشركة بالتفصيل أو في شكل موجز.
مع وجود مئات الحسابات وربما آلاف المعاملات، من الواضح أنه بمجرد أن يتعلم الشخص علي برامج المحاسبة ستكون هناك كفاءات ومعلومات أفضل متاحة لإدارة الأعمال التجارية.
