إذن، ما هو تعريف المعاملة بالضبط في المحاسبة؟ في المحاسبة، المعاملة هي أي حدث تجاري نقدي يؤثر على القوائم المالية للشركة.
نظرًا لأن المعاملات تتضمن أي حدث له تأثير نقدي على سجلاتك المالية، فهناك الكثير من العناصر التي تمثل معاملات. تتضمن أمثلة المعاملات المحاسبية في دفتر الأستاذ بحسابك ما يلي:
- المبيعات للعملاء، نقدًا أو علي الحساب
- مشتريات الأصول الثابتة
- إهلاك الأصول الثابتة بمرور الوقت
- الاستثمارات
- قروض الأعمال
- توزيعات الأرباح للمستثمرين
- بيع الأصول
- مشتريات المستلزمات الاستهلاكية
…وأكثر. تحتاج إلى تسجيل المعاملات بغض النظر عن نوع طريقة المحاسبة التي تستخدمها
إذا كان عملك يستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق، فقم بتسجيل المعاملات عند استحقاق الإيرادات أو المصاريف.
يجب على الشركات التي تستخدم المحاسبة على أساس نقدي تسجيل الدخل أو المصروفات عند استلام الدفعة أو إجراؤها.
تمزج محاسبة الأساس النقدي المعدلة بين الأساس النقدي والمحاسبة على أساس الاستحقاق. باستخدام هذه الطريقة، يمكنك تسجيل المعاملات في وقت استلام الدفعة أو إجراؤها (على سبيل المثال في الأساس النقدي).
تستخدم الأنواع الثلاثة المعاملات، ولكن عند تسجيل المعاملات تختلف.
المعاملات النقدية
مرة أخرى، قم فقط بتسجيل معاملة في المحاسبة عندما يكون هناك تبادل فعلي للنقد في المحاسبة على أساس نقدي. المعاملات في المحاسبة على أساس نقدي فورية ولا تغطي المعاملات طويلة الأجل. ماذا يعني هذا؟
المعاملات علي الأساس النقدي هي جميع المعاملات قصيرة الأجل. وتشمل المعاملات التبادلات النقدية فقط في الحسابات التالية:
- الأصول
- الالتزامات
- حقوق الملكية
لذلك، عادةً ما ترى المحاسبة على الأساس النقدي عددًا أقل من المعاملات المحاسبية لأن هذه الطريقة تستخدم حسابات أقل. وتستخدم المحاسبة على أساس نقدي محاسبة القيد الفردي. لذلك، تقوم بتسجيل كل معاملة مرة واحدة فقط (أي عندما تحدث المعاملة فعليًا) على الحساب المحدد تؤثر المعاملة (على سبيل المثال، الحساب النقدي).
المعاملات على أساس الاستحقاق
المحاسبة على أساس الاستحقاق تستخدم مسك الدفاتر مزدوج القيد. لذلك، تقوم بتسجيل معاملة واحدة، لكنها تؤثر على حسابين على الأقل. عادةً ما ترى طريقة الاستحقاق أيضًا المزيد من المعاملات في دفتر الأستاذ للحساب لأنها تستخدم المزيد من الحسابات. ويمكنك استخدام قيود اليومية لتسجيل الأموال.
عندما تقوم بتسجيل معاملة مالية في دفاترك، استخدم الدائن والمدين لإظهار التأثيرات المتساوية والمعاكسة على حسابين أو أكثر.
على سبيل المثال، يمكنك إرسال فاتورة إلى عميل لمنتج ما. سجل الدخل في الوقت الذي يتلقى فيه العميل الفاتورة بزيادة الاصول في الجانب المدين. بعد ذلك، قم بوضع المخزون في الجانب الدائن لتقليل كمية المخزون.
في المثال، ينتج عن معاملة واحدة (بيع مخزون) قيدين يومية في المحاسبة على أساس الاستحقاق. ومع ذلك، فإن قيود اليومية ليست المعاملات. بدلاً من ذلك، فإن المعاملة هي بيع المنتج من أجل الدخل.
مع المحاسبة على أساس الاستحقاق، ينتج عن كل معاملة معادلة محاسبية متوازنة.
المعاملات النقدية المعدلة
مرة أخرى، تجمع المحاسبة المعدلة على أساس نقدي بين أجزاء من الأساس النقدي وطرق الاستحقاق. لكن الأساس النقدي المعدل يستخدم محاسبة القيد المزدوج ويتضمن حسابات أكثر من الأساس النقدي. لذلك، يمكن أن تحتوي كل معاملة على قيدين أو أكثر إلى حسابات أكثر.
مع الأساس النقدي المعدل، يمكن أن يكون لديك أنواع من المعاملات أكثر مما تفعل مع الأساس النقدي. الفرق الكبير هو عندما تسجل المعاملات.
أمثلة على المعاملات في المحاسبة
تذكر أن معاملة واحدة ينتج عنها قيدين على الأقل في محاسبة القيد المزدوج ولكن قيد واحد فقط في محاسبة القيد الفردي.
ألق نظرة على بعض الأمثلة على المعاملات في تسجيل معاملة محاسبية في نظام القيد المزدوج
- مثال 1
قررت فتح شركة صغيرة تبيع مجموعة متنوعة من العناصر المصنوعة يدويًا. لفتح النشاط التجاري، يمكنك توفير ما يصل إلى 10000 دولار. بعد أن تقوم بحفظ الأموال، تقوم بإيداع النقود في حساب مصرفي تجاري جديد.
10000 دولار هي حقوق الملكية وهي أول معاملة في كتبك.
لتسجيل الإيداع في كتبك، سجل 1000 دولار في الجانب المدين الحساب النقدي واضفاء نفس المبلغ إلى حساب حقوق الملكية الخاص بالمالك.
- مثال 2
يأتي عميلك الأول ويشتري العديد من العناصر نقدًا. يمثل العميل الأول معاملة واحدة على الرغم من أنه اشترى عدة أصناف. كانت التكلفة الإجمالية للبيع 100 دولار.
لتسجيل البيع في الدفاتر، وزد الحساب النقدي في الجانب المدين وقيد حساب المبيعات بنفس المبلغ في الجانب الدائن.
- مثال 3
يشتري عميلك الثاني منتجات بقيمة 50 دولارًا علي الحساب. مرة أخرى، البيع هو صفقة واحدة على الرغم من أن العميل يشتري عدة أصناف.
سجل البيع بأوراق مستحقة القبض 50 دولارًا في الجانب المدين وقيد حساب المبيعات بنفس المبلغ في الدائن.
- مثال 4
بعد بضعة أشهر في العمل، قررت الحصول على قرض تجاري للتوسع. عندما تتلقى القرض، تقوم بتسجيل معاملة واحدة. بعد ذلك، ستكون كل دفعة قرض عبارة عن معاملات فردية حتى تسدد القرض. تذكر أن معظم القروض لها معدلات فائدة، لذلك سيتعين عليك إنشاء حساب مصاريف فائدة في دفاترك.
لتسجيل استلام القرض، قم بزيادة الحساب النقدي بمقدار القرض في الجانب المدين. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فأنشئ حساب قروض مستحقة الدفع في دفاترك تحت الالتزامات. بعد ذلك، حساب القروض المستحقة الدفع بمقدار القرض في الجانب الدائن.
عند إجراء الدفعة الأولى، تؤثر معاملة الدفع على ثلاثة حسابات:
- حساب القروض المستحقة الدفع (مدين)
- حساب مصروف الفائدة(مدين)
- الحساب النقدي (دائن)
هل المعاملات في المحاسبة مهمة؟
تسمح لك المعاملات في المحاسبة بمعرفة أين تنفق وتتلقى الأموال ومقدارها. كما تُنشئ المعاملات الفردية الأساس لجميع بياناتك المالية، بما في ذلك:
- قوائم الدخل
- الميزانية العمومية
- قائمة التدفقات النقدية
ضع في اعتبارك أن قوائمك المالية دقيقة فقط مثل البيانات التي تدخلها. لذلك، تذكر أن تسجل كل معاملة بعناية وبسرعة.
يمكنك استخدام برامج المحاسبة لتبسيط عملية تسجيل المعاملات. كيف؟ يمكن لبرنامج المحاسبة:
- سجل الفواتير في دفاترك عند إرسال الفاتورة
- اتصل بحسابك المصرفي واسترد المعاملات
- تكامل مع برنامج كشوف المرتبات الخاص بك وقم بتسجيل معاملات كشوف المرتبات في دفاترك تلقائيًا
- إنشاء قيود يومية تلقائية للمبيعات ودفع الفواتير
…وأكثر! بالنسبة للمعاملات التي لا يستطيع البرنامج إنشاؤها تلقائيًا، قم بتسجيل قيود اليومية في أقرب وقت ممكن.
ضع في اعتبارك العثور على خيار برنامج يسمح لك بإرفاق الإيصالات والمستندات بكل معاملة. وابحث عن خيار يتيح لك التوفيق بين دفاترك أيضًا.
