عشرة طرق لمساعدة مجلس إدارة الشركة في توجيه الأعمال خلال أزمة كورونا ^مميز

هل أنشأتم خطوط اتصال مباشرة وواضحة بينكم كمجلس ادارة الشركة وبين الإدارة العليا لمناقشة مبادرات استجابة COVID19؟

تعتبر الخبرة والحكمة الجماعية لأعضاء مجلس الإدارة حاسمة في تشكيل كيفية استجابة منظماتهم.

لا تزال جائحة COVID-19 تهدد صحة الملايين من الناس حول العالم. إن احتمال حدوث ركود عالمي في عام 2020 يلوح في الأفق، ومع استثناءات قليلة، تواجه الشركات اضطرابًا غير مسبوق في عملياتها. عمليات الإغلاق التي حدثت على مستوي العالم تتسبب في تحريف الطلب، وتعطيل سلاسل التوريد، وتجبر أصحاب العمل على إعادة النظر في خطط إدارة القوى العاملة.

تتوقف قدرة الشركات على البقاء على قدرة فرق قيادتها على الحفاظ على الهدوء والتركيز وهدفهم.

يجب على المجالس أن تدعم وتوجه كبار التنفيذيين بإستجابتهم التكتيكية الفورية للأزمة. كما يجب عليهم التأكد من أن أعمالهم مرنة لمواجهة المخاطر الأخرى مثل الهجمات الإلكترونية وقضايا القوى العاملة والتهديدات التنافسية وليس فقط لمواجهة تأثير فيروس كورونا المستجد.

يجب عليهم في نهاية المطاف أن ينظروا إلى المستقبل والتحديات والفرص التحويلية طويلة الأجل التي ستتبعها حتما.

بناءا علي استطلاع عالمي اجرته EY ل500 من أعضاء مجلس الإدارة قبل انتشار فيروس كورونا:

إليك 10 طرق لكيفية مساعدة مجالس الادارة لفرقهم الآن في مثل هذه الظروف:

1.العمل كمجلس سليم بالتعاون مع الفريق لمناقشة تدابير الاستجابة للأزمات

كيف ستستجيب الشركات لـ COVID-19؟ هل ستعيش طويلاً في ذاكرة العملاء والموظفين والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين؟

تحتاج مجالس الادارة إلى مناقشة خطط الاستجابة بشكل عاجل مع الإدارة العليا، والعمل معًا لضمان أن تعكس قرارات إدارة الأزمات الغرض والقيم وثقافة العمل أثناء معالجة الطلبات الحالية قصيرة المدى.

2.تحصين فرق إدارة الأزمات

قبل تفشي الوباء، كان 21٪ فقط من مجالس الادارة يعتقدون أن مؤسستهم كانت مستعدة جيدًا للاستجابة لحدث خطر سلبي تجاه التخطيط والتواصل والتعافي والمرونة. من الواضح الآن، أكثر من أي وقت مضى، أنه يجب على مجالس الإدارة التأكد من أن فرق إدارة الأزمات مناسبة تماما للعمل في هذه الظروف الطارئة.

3.التواصل بانتظام لضمان صحة الموظفين ورفاهيتهم

مع قلق العديد من الموظفين بشأن صحتهم وأمنهم المالي، من الضروري أن توفر القيادة اتصالات واضحة وحاسمة على أساس منتظم. في حين أن هذا قد لا ينبع من أعضاء مجلس الإدارة أنفسهم، يجب عليهم التأكد من أن الإدارة العليا تعكس القيم القيادية للمنظمة.

4.تقييم المخاطر والتدابير لمواجهتها

يجب على مجالس الادارة التأكد من أن فرق ادارة الازمات تقيم الترابط بين COVID-19 والمخاطر الأخرى، على سبيل المثال، قد يؤدي الاستخدام المتزايد للتكنولوجيا لتسهيل العمل التعاوني عن بُعد إلى ضعف الامن السيبراني. وقد يؤدي تفشي المرض إلى ضغوط شديدة في المناطق المستهدفة من سلسلة التوريد.

5.ضمان سيولة سلسلة التوريد

يضع COVID-19 ضغطاً هائلاً على سلاسل التوريد. يجب أن تضمن مجالس الادارة أن كبار التنفيذيين يديروا العلاقات مع الموردين الرئيسيين بشكل جيد.

6.محاكاة إدارة الأزمات

قبل COVID-19، كانت 19٪ فقط من الشركات تؤدي اختبارات المحاكاة بشكل متكرر.

للمضي قدمًا، يجب على المنظمات مراجعة محاكاة خطط إدارة الأزمات وتعديلها وإجراء اختبارات منتظمة لها واختبارها للتكيف مع البيئة الجديدة.

7.ضمان استمرار تقارير مجلس الإدارة

كان 12٪ فقط من مجالس الإدارة واثقين قبل الوباء في تقارير الإدارة حول كيفية مواجهة المخاطر التي تؤثر على الأداء التنظيمي. ويمثل هذا فرصة كبيرة للشركات لإعادة التفكير في احتياجات إعداد التقارير الإدارية للتعامل بشكل أفضل مع إشارات الإنذار المبكر.

8.الاستمرار في الاجتماعات افتراضيا

يجب زيادة التواصل بين أعضاء مجلس الإدارة وبين الإدارة العليا وكبار التنفيذيين، وليس تقليله خلال هذه الفترة. يجب على المجالس التفكير في إنشاء مكالمات منتظمة من مجلس الإدارة أو اللجنة الفرعية هذه المكالمات مفيدة لإبقاء المديرين على اطلاع.

بالطبع هذه الاجتماعات ستكون بشكل افتراضي بناءاً على توجيهات الحكومة خلال هذه الفترة.

9.التخفيف من الاثر المالي

يجب على مجالس الادارة استكشاف جميع الخيارات للتخفيف على الفور من تأثير الانخفاضات في الإيرادات. قد يشمل ذلك تعديل التسعير، والبحث عن تمويل إضافي، وإعادة هيكلة الديون. كما ينبغي أن يعملوا مع الإدارة لضمان الوصول إلى برامج التحفيز الحكومية وتحسينها. لتعزيز ثقة المستثمرين، يجب على مجالس الإدارة ولجان المراجعة بشكل خاص التأكد من أن التأثير المقدر لـ COVID-19 على الإيرادات والتوقعات المالية الأخرى يستند إلى افتراضات سليمة ويتم إبلاغه بوضوح للمستثمرين.

10.كن حذرًا من تهديد المستثمرين

يجب على المجالس أن تراقب التهديد الذي يشكله المستثمرون، الذين قد يسعون إلى الاستفادة من ذعر السوق وتقييمات الأسهم اللاحقة. 

اليكم بعض الاسئلة التي يجب على أعضاء مجلس الإدارة طرحها على أنفسهم في مثل هذا الوقت:

هل فريق إدارة الأزمات لديك مزود بالموارد الكافية والمجهزة؟

هل حددت بشكل كاف كيف يمكن أن يتداخل COVID-19 ويزيد من خطورة المخاطر الأخرى؟

هل يتواصل فريق الإدارة بانتظام مع الموردين الرئيسيين؟

هل تستكشف الإدارة بنشاط جميع التدابير للحد من انخفاض الإيرادات؟

هل تعمل مع الإدارة للنظر بعناية في كيفية إبلاغ المستثمرين بالأثر المالي والتشغيلي لتفشي المرض؟

في السنوات القادمة، سيعيد معظم أعضاء مجلس الإدارة النظر إلى هذه الفترة على أنها الوقت الذي واجهوا فيه أكبر قدر من التحدي -عندما تم اختبار قيادتهم كما لم يحدث من قبل. ولكن الآن هو وقت العمل، وليس التفكير. بمجرد ان تواجه الاعمال هذه الازمة يمكن أن تبدأ مجالس الادارة في التطلع إلى المستقبل.