سبع خطوات لتخطيط إدارة الأزمات الأساسية لمنظمات المحاسبة المهنية يوصي بها الاتحاد الدولي للمحاسبين ^مميز

لقد ادى الانتشار السريع لوباء كورونا في العالم الى اعطاء إدارة الأزمات الاهمية القصوى عند عدد كبير من منظمات المحاسبة المهنية.

وأعطى المنظمات الفرصة لتقديم المساعدة الى اعضائها في أوقات الطوارئ.

فيما يلي إطار عمل أساسي لمنظمات المحاسبة المهنية لمساعدة مؤسستك على التصرف بسرعة في الأزمة الحالية.

 وبغض النظر عن المرحلة التي وصلت اليه منظماتكم في ادارة الازمة، سيساعدك هذا في تحديد خطواتك التالية. الخطوات الرئيسية في إدارة الأزمات هي الإعداد والتنفيذ التخفيف من حدة الازمة والدروس المستفادة والتقييم والتعافي من هذه الأزمة.

الإعداد

1. ضع خطة لإدارة الأزمات

يجب ان يشمل ذلك تشكيل فريق متخصص ومتكامل ومتنوع المعرفة. يجب على المجموعة الأساسية، التي يقودها عادةً الرئيس التنفيذي الخاص بك، قيادة الجهود وترتيب أولوياتها وتنسيقها لتقييم الموقف ووضع خطة لإدارة الأزمات. يجب أن تتضمن خطة إدارة الأزمات الإجراءات التي تحتاج مؤسستك إلى القيام بها لمواصلة العمل، وتحقيق مهمة المصلحة العامة، والتخفيف من تأثير الأزمة على العمل.

عند وضع خطتك، يجب أن تكون سلامة الأفراد على رأس أولوياتك.

لم يفت الأوان بعد للتنظيم والتصرف. إذا لم يكن لدي شركتك خطة رئيسية قائمة لإدارة الازمات.

التنفيذ والتخفيف من تأثير الأزمة على الأعمال

2.تنفيذ خطط للعمل افتراضيا

إذا كانت مؤسستك لم تبدأ بالعمل افتراضيا بعد، فهذا هو الوقت المناسب للتخطيط.

على الرغم من أن معظم المؤسسات قد استخدمت اجتماعات افتراضية، لكن هناك العديد من الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار، بدءًا من كيفية جعل الاتصالات الافتراضية فعالة إلى التحديات العملية وقضايا الضغوط النفسية للعمل من المنزل.

يمكنك الاطلاع علي دليل لإدارة العاملين عن بُعد صدر عن هارفارد.

3. إنشاء استراتيجية للتواصل

في الأزمات، هناك حتمًا خوف وغموض. ولهذا السبب فإن التواصل المتكرر وتبادل المعلومات الهامة سوف يخفف من الخوف. يجب أن تخطط كل منظمة محاسبة للتواصل مع الموظفين والأعضاء والمتطوعين ومجلس إدارتها والمستثمرين الرئيسيين الآخرين.

احساس القلق والخوف في مثل هذه الاوقات أمر طبيعي قد يساعد التواصل المتكرر في ضمان أن يكون لدى الجميع إحساس واضح بالأهداف والأولويات. كما تساعدهم على مواصلة أنشطتهم المهنية. على سبيل المثال، التواصل مع المنظمات قد يركز على التغييرات في تواريخ تعبئة الضريبة أو أي تغييرات تشريعية وتنظيمية أخرى قد تؤثر عليها.

قد يؤدي التواصل مع الاعضاء الي تشجيعهم على التفكير في الخدمة التي يمكنهم تقديمها للجمهور في ضوء الأزمة.

4.زود اعضائك بالموارد لمساعدتهم

يقدم عالمنا الافتراضي مجموعة من الموارد التي يمكن أن تكون مفيدة جدًا في مساعدة أعضائك خلال أي أزمة. يجب أن تستهدف منظمات المحاسبة المهنية احتياجات القطاعات المختلفة: من الشركات الكبيرة والصغيرة، والمحاسبون في قطاع الأعمال، والمعلمون، والطلاب، والمحاسبين في القطاع العام.

يجب أن يكون أعضاء منظمات المحاسبة المهنية مجهزين لدعم عملائهم الذين قد يتأثرون أيضًا بالأزمة. أنتجت العديد من الشركات الكبيرة بالفعل مواد رائعة يمكن مشاركتها. تتوفر أيضًا العديد من أدوات التعلم الإلكتروني التي يمكن أن تساعد أعضاءك.

5. إجراء التخطيط للطوارئ 

لا سيما تلك التي تركز على استمرارية الأعمال. من المهم النظر إلى المستقبل. كما يؤثر فيروس كورونا على الصحة والسلامة الا انه يؤثر أيضًا اقتصاديًا.

يجب على كل منظمة من مجالات المحاسبة المهنية أن تنظر في أولوياتها الاستراتيجية في ظل الظروف الحالية لتفشي الفيروس -وما تحتاجه للتركيز عليه الان وما قد يحتاج إلى تأجيله. ثم يجب أن تنظر، بناءً على الأزمة وأولويات العمل، في الآثار القصيرة والطويلة الأجل على الإيرادات والمصروفات والتدفقات النقدية.

يمكن تقليل بعض المصروفات، فقد ترغب منظمة المحاسبة المهنية في التفكير في الاستثمار في طرق جديدة لدعم الأعضاء، مثل تطوير البرامج عبر الإنترنت.

يجب على منظمات المحاسبة المهنية أيضًا تحديث خطط إدارة المخاطر والأزمات الخاصة بها.

6.التواصل

مهنة المحاسبة العالمية هي شبكة تواصل مذهلة يمكن أن تعمل في أي أزمة. يجب على منظمات المحاسبة المهنية التفكير في التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، والتي يمكن أن تشمل الحكومة والمنظمات الدولية والوطنية والمؤسسات المالية. يمثل الاتصال بأصحاب المصلحة الآخرين فرصة لتبادل المعلومات والنظر فيما إذا كانت هناك فرص للتعاون في المبادرات.

في بعض البلدان، تقوم الحكومات بتشكيل مجموعات أصحاب المصلحة في إدارة الأزمات على المستوي الوطني. حيثما كان ذلك ممكناً، ينبغي أن تدرس منظمات المحاسبة المهنية الانضمام إلى هذه المجموعات لتقديم وجهات نظر ودعم مهنة المحاسبة.

ان منظمات المحاسبة المهنية يناضلون للتحول من تقديم الخدمة الشخصية الى تقديم الخدمة عبر التواصل الافتراضي. على سبيل المثال، يمكن أن تحاول المنظمات الإقليمية والاتحاد الدولي للمحاسبين مساعدة منظمات المحاسبة المهنية على تحديد بعض المشاريع المعمول بها بهدف تطوير مهنة المحاسبة بصورة مستمرة والمقدمة من بعض منظمات المحاسبة المهنية الأخرى.

الدروس المستفادة والتقييم

7. تحديث خطة إدارة الأزمات الخاصة بك

أو قم بإنشاء خطة إذا لم يكن لدى مؤسستك واحدة.

بمجرد الانتهاء من الأزمة، لا تتوقف!

تأكد من استخدام هذا كفرصة لبناء خطة طوارئ قابلة للتكيف لأي احداث او ازمات في المستقبل. وراجع هذه الخطة مرة واحدة على الأقل كل عام.

لقد تغير العالم بشكل جذري في وقت قصير. مهما كان الوضع في بلدك أو منطقتك، وما إذا كان لدى منظمتك خطة من قبل أم لا، فقد حان الوقت للعمل. يمكن لمؤسستك أن تلعب دورًا حاسمًا في مساعدة المهنة على تجاوز الأزمة الصحية الحالية مع ضمان استعدادك لحالات الطوارئ المستقبلية.