إقناع عملاء التدقيق الداخلي أصبح أكثر صعوبة!

هناك تعبير قديم -” عندما يصرخ الجميع، لا يستمع أحد" -وهذا بالتأكيد يثبت حقيقة اليوم. من السياسة إلى وسائل التواصل الاجتماعي وحتى في ممرات متاجر البقالة حيث لا يزال معظم العالم يقاتل COVID-19 ، فإن النهج السائد في الخطاب هو الصراخ.

يبدو أن فن الإقناع قد سقط لصالح المواجهة. ولكن كما يعرف المدققون الداخليون جيدًا، لإحداث تغيير إيجابي في المؤسسة، يجب أن نجعل من يتلقي توصياتنا وتقاريرنا مرتاح.

بعبارة أخرى، لكي نتبني التغيير، يجب أن يتبنى المدققون الداخليون فن الإقناع.( يمكنك قراءة المزيد عن أهمية الإقناع في فصل "التواصل الديناميكي" في كتاب، المستشارون الموثوق بهم: السمات الرئيسية للمدققين الداخليين البارزين)

لا يتطلب الإقناع بلاغة مبهجة أو مفردات غامضة أو عرضًا دراميًا. إنه في الواقع بسيط إلى حد ما: صغ توصياتك بطرق تحفز المستمعين على الاقتناع، لأن القيام بذلك سيجعلهم أكثر نجاحًا. ولكنها أيضًا ليست مجرد مسألة صياغة. يجب أن يكون هناك إخلاص وراء كلماتك. يجب أن ترغب حقًا في المساعدة وأن تكون مهتمًا بإخلاص بجعل المؤسسة أفضل.

أحد الأساليب الجيدة هو وضع رسالتك من حيث المخاطر. على سبيل المثال، إذا كشف التدقيق عن سياسة قديمة بشأن كيفية تقييم المقاولين المحتملين، يجب على المدققين الداخليين نقل المخاطر التي قد تنشأ إذا لم يتم الحفاظ على السياسة الحالية. التركيز على المخاطر يوجه الانتباه إلى كيف أن التخفيف من المخاطر سيجعل المنطقة أكثر فعالية وكفاءة.

سيستجيب المدراء الجيدون دائمًا تقريبًا للفرص المتاحة لتحسين الشركة.

يتم تحقيق الإقناع بسهولة أكبر من خلال المحادثات المباشرة مع الإدارة، بدلاً من التواصل المكتوب. خلال سياق تدقيق الحسابات و "الانتهاء" أو اجتماع "الاختتام" لدينا أكبر فرصة للإقناع. لا تستهين بقوة التفاعل البشري في التأثير على الفعل.

وسط أزمة كورونا، مع فرص محدودة للتفاعل وجهاً لوجه، أصبح التأثير على قرارات أولئك الذين نقوم بالتدقيق لهم أكثر صعوبة. عندما نتعامل مباشرة مع عملائنا الان، غالبًا ما يكون ذلك من خلال منصات، مثل Zoom أو WebEx أو GoToMeetin. ربما ما زلنا نرى وجوههم ونسمع أفكارهم وردود أفعالهم، لكن التكنولوجيا أحيانا تخلق حاجزًا.

بعض النصائح الممتازة للتغلب هذه الحواجز من قبل منظمة تدعى Thrive Global. في مدونة غير موقعة بعنوان "فن الإقناع أثناء العمل من المنزل"، تم تقديم العديد من النصائح القيمة لكونها مقنعة على منصات مؤتمرات الفيديو.

1. استمع. ما يهم معظم الآخرين، في الحياة أو في تدقيق الحسابات، هو أنك تستمع حقًا لما يقولونه. هذا يختلف عن "السمع" اللاإرادي أو الإلزامي. يعني الاستماع أنك منخرط بشكل نشط وتفكر بوعي وتفكر فيما يتم توصيله. نصيحة Thrive Global هنا هي أنه للاحتفاظ بالمعلومات المهمة بشكل أفضل، وتدوين الملاحظات والاستفادة من التوقف المؤقت في المناقشة لتلخيص ما سمعته.

2. مرآة. تقترح المدونة محاولة مطابقة لغة جسدك مع لغة الآخرين في مكالمة الفيديو. ذلك يصنع الراحة، ولكن تجنب أن تكون واضحًا جدًا أو قد تصادف أنك ساخر. عرضت المدونة هذه النصيحة الإضافية: انظر إلى الكاميرا على أو المعلقة أعلى شاشة الكمبيوتر. بهذه الطريقة، تقوم بإنشاء اتصال بالعين ولا تبدو وكأنك تعمل على شيء آخر

3. التواصل. يجب أن يتماشى مستوى ودرجة صوتك مع مستوى صوت ودرجة صوت الطرف الآخر للمكالمة. هذا لا يعني الصراخ إذا كانوا يتحدثون بصوت عالٍ، ولكن قد يعني تنظيم سرعة توصيلك لتتناسب مع صوتهم أو تهدئة صوتك إلى حد ما إذا كانوا يتحدثون بهدوء.

4. تجنب الإلهاء أو تشتيت انتباه الآخرين. النصيحة هنا هي، انتبه للآخرين إذا كنت تريدهم أن ينتبهوا إليك، وافعل كل ما يلزم لتقليل ضوضاء الخلفية، وإنشاء "اتصال" بينك وبين الشاشة التي ستساعدك على جذب انتباه جمهورك -واحترام ما تقوله.

5. التركيز. لا تكن متهورًا للحصول على المعلومات، أو القيام بمهام متعددة، سينتهي بك الأمر بعدم سماع سؤال من عميلك. كن مستعدًا، وابق على تركيزك، وتصرف كما لو كان الشخص الموجود على الجانب الآخر على بعد بوصات.

التقنيات الناجحة للإقناع الفعال معروفة وتم تدريسها لقرون. التواصل الفعال يتطلب نهجًا منظمًا وصادقًا.

كما لاحظت مدونة Thrive Global، "فن الإقناع مختلف، ونفس الشيء، عندما تعمل من المنزل وتقتنع بالزوم أو أداة مؤتمرات الفيديو التي تختارها. الأمر مختلف لأنك لست هناك جسديًا. الأمر نفسه لأن الإقناع يتعلق بكلماتك ولغة جسدك واهتمامك. فن الإقناع هو فن إحداث التغيير، وإحداث التغيير الإيجابي هو الهدف النهائي في مهنة التدقيق الداخلي ".