التدقيق عن بُعد ^مميز

غيّرت جائحة COVID 19 بشكل كبير اهمية تواجد الموظفين الشخصي بالشركة. على الرغم من أن الشركات قد يكون لديها خطط طوارئ للعمل عن بُعد، إلا أن القليل منهم كان يتوقع الحاجة إلى تنفيذ هذه الإجراءات بين عشية وضحاها تقريبًا.

ومثلما أصدرت الحكومات عمليات إغلاق تتطلب من معظم الموظفين العمل عن بُعد، كانت العديد من الشركات تعمل مع مدققي حساباتهم لإنهاء عمليات تدقيق القوائم المالية في نهاية العام وغيرها من التقارير.

نتيجة لذلك، تم تغيير عمليات التدقيق بين عشية وضحاها. أثبتت عمليات التدقيق عن بُعد نجاحها وتؤدي إلى تحسين الكفاءة، ولكن من المهم للشركات أن تتذكر أن التخطيط الدقيق سيظل جزءًا مهمًا من عملية التدقيق عن بُعد.

عمليات التدقيق عن بُعد، ببساطة، هي عمليات تدقيق يتم إجراؤها افتراضيًا وليس في الموقع مع العميل. التدقيق عن بُعد ليس مفهوما جديدا. ومع ذلك، مثلما اضطرت الشركات إلى التكيف مع الموظفين الذين يعملون عن بُعد بشكل كامل، كان المدققون بحاجة أيضًا إلى تكييف إجراءات التدقيق والاتصالات بسرعة للوفاء بالتزاماتهم أثناء العمل عن بُعد تمامًا.

في الماضي، كانت عمليات تدقيق البيانات المالية والمراجعات والتصنيفات والتقارير الأخرى تنطوي على قدر كبير من وقت العميل في الموقع، حيث عمل المدققون مع العملاء في التخطيط والتنظيم والاختبار. لحسن الحظ، على مدى السنوات الخمس الماضية، تم بالفعل نقل العديد من الوظائف التي تحتاج إلى الوجود الشخصي هذه إلى بيئات بعيدة. مع قضاء بعض الوقت الإضافي في التخطيط، كان من الممكن إجراء عمليات التدقيق عن بُعد وإكمالها على الرغم من إغلاقات COVID-19. من المحتمل أن يستمر التدقيق عن بُعد في التطور ويصبح شائعًا في المستقبل، نتيجة للوباء وأيضًا لأن التدقيق عن بُعد يمكن أن يتم بكفاءة عالية -خاصة عندما يمكن للعملاء التخطيط للمستقبل.

إعداد العميل

مع استمرار COVID-19 في تغيير الطريقة التي تعمل بها الشركات، لا يزال الكثيرون يضعون سياساتهم للرقابة الداخلية وتعديل إجراءات العمل عن بُعد في محاولة للعمل بكفاءة. كجزء من هذه العملية، هناك العديد من المجالات المتعلقة بالتدقيق التي يجب على الشركات أخذها في الاعتبار من أجل الاستعداد لمستقبل يتضمن التدقيق عن بُعد.

• وضع الرقابة المناسبة لكل موظف. هذه واحدة من أهم طرق حماية أصول الشركة ومعلوماتها. يساعد تقييم الإدارة للرقابة الداخلية للشركة المدققين في إجراء تدقيق مناسب.

• الوثائق والفواتير والكشوف وغيرها من الوثائق الداعمة. أصبح الوصول الإلكتروني إلى هذه المعلومات تحديًا كبيرًا للعديد من الشركات، حيث يوفر للمدققين القدرة على التدقيق عن بُعد. تستخدم العديد من الشركات الآن البرمجيات المستندة إلى السحابة لهذا الغرض، والتي لا تستضيف وظيفة دفتر الأستاذ العام فحسب، بل تشمل النسخ الإلكترونية من الوثائق الداعمة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يسمح للشركات بتزويد المدققين بوصول "للقراءة فقط" إلى برامجهم السحابية. يسمح الوصول "للقراءة فقط" للشركة بضمان عدم تغيير بياناتها أثناء توفير الوصول عن بُعد للمدققين إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لعرض الوثائق وتحليل مسار التدقيق.

• الأمن السيبراني -خاصة أثناء عمل الموظفين من المنزل. يمكن أن تمنع خطط الأمن السيبراني القوية فقدان وفساد المعلومات التي تعتبر ذات أهمية قصوى لعملية تدقيق الشركة.

كيف تقوم الشركات بإجراء عمليات التدقيق عن بُعد؟

كان التحول نحو التدقيق عن بُعد تحولًا طبيعيًا كان يحدث حتى قبل COVID-19 ، على الرغم من تسارعه بشكل كبير بسبب الإغلاق. تمتلك فرق التدقيق أدوات افتراضية لأداء وظائف التدقيق بكفاءة وفعالية دون التضحية بالوقت عند التقاء عملاء التدقيق وجهًا لوجه، مثل برامج مؤتمرات الفيديو مثل معظم الشركات التي بدأت بالفعل في استخدامها. على الرغم من أن المدققين الان قد لا يتمتعون بميزة الدخول إلى مكتب العميل لمناقشة الوضع المالي أو مراجعة أحدث التحليلات، فإن التواصل هو المفتاح لإجراء تدقيق ناجح، ومؤتمرات الفيديو هي وسيلة قيمة للبقاء على اتصال طوال العملية.

يعد أمان معلومات العميل أولوية قصوى عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا والعمل عن بُعد.

المزايا والقيود

سابقا، كان العمل من موقع العميل هو أفضل طريقة لإجراء التدقيق. ولكن، فإن التطور السريع للتكنولوجيا الحديثة لم يوفر فقط إمكانية التدقيق عن بُعد، بل أدى إلى زيادة الكفاءة في العملية لجميع المعنيين. يتيح العمل عن بُعد لفرق التدقيق عدم إهدار الوقت في السفر إلى موقع العميل ومزيد من الوقت في العمل على إكمال المهام. يزيد هذا الوقت الإضافي من التواصل بين العميل والمدقق. لقد وجدت فرق التدقيق الناجحة أن إدراك الجدول الزمني المرن للعميل أثناء العمل عن بُعد والاستعداد للاستجابة لمراسلات العميل قد أدى إلى تحسين الاتصال طوال عملية التدقيق وتسريع أوقات إنجاز التدقيق.

بالنسبة لعملاء التدقيق الذين يحتاجون إلى إجراءات مراقبة المخزون / الأصول المادية، قد يكون الانتقال إلى التدقيق عن بُعد أكثر صعوبة، ولكنه ممكن. هناك طرق لاستخدام كاميرات الفيديو الحية لتلبية خطوات التدقيق. تسمح بعض المواقف بإجراء الجرد الدوري للمخزون / الأصول المادية، مما يسمح للمدققين بمراقبة الجرد الذي يقوم به العميل على مدار العام، بدلاً من نهاية العام. أما بالنسبة للشركات التي تنتهي في نهاية العام وتتطلب مراقبة مادية، سيلزم إجراء تحليل محدد للتأكد من أن التدقيق عن بُعد الكافي يمكن أن يفي بإجراءات التدقيق. تختلف كل حالة عن الأخرى ويجب تحليلها بشكل فردي، ولكن إمكانية التدقيق عن بُعد لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة قوية.

الخلاصة

لقد شكلت جائحة COVID-19 العديد من التحديات التجارية، ولم يكن استيعاب عمليات التدقيق استثناءً. ولكن، فإن الانتقال من عمليات التدقيق في الموقع إلى عمليات التدقيق عن بُعد قد تم بالفعل على قدم وساق، وقد أثبتت الأزمة، أن لها فوائد عديدة لكل من المدققين والعملاء. من المحتمل أن عمليات التدقيق عن بُعد قد وجدت لتبقى، سواء كانت بعيدة كليًا أو جزئيًا في المستقبل، ومن الحكمة أن تستعد الشركات لذلك.