ينفد الوقت بسرعة للمحاسبين لاستكشاف مشكلات البرامج أو دمج تقنية المحاسبة الجديدة قبل بدء موسم الضرائب حقًا.
على الرغم من الفوائد التي تجلبها الأتمتة والتكنولوجيا الحالية، فإن إلقاء البرامج بلا تفكير في كل مشكلة تواجهها ليس هو الحل. تأكد من تقييم وضعك، وفحص البائعين، والتركيز على التكامل وسهولة الاستخدام.
فيما يلي أهم خمسة أسباب لإعادة تقييم برمجيات المحاسبة الخاص بك:
- شكاوى من الموظفين
لا تفترض أن المواعيد النهائية الفائتة هي بسبب سوء إدارة وقت الموظفين. قد تكون أوجه القصور في البرامج الحالية هي السبب الجذري. استمع إلى الموظفين إذا ادعوا أن البرمجيات تستغرق وقتًا طويلاً أو يصعب استخدامها.
طوال موسم الضرائب، سيتفاعل موظفوك مع البرامج لساعات لا تحصى. موظفوك هم الخبراء في احتياجات شركتك وما إذا كانت الحلول البرمجية التي لديك حاليًا تلبي تلك الاحتياجات. موسم الازدحام مرهق بدرجة كافية للمحاسب القانوني؛ ليست هناك حاجة لإضافة عامل ضغط من البرامج صعبة الاستخدام أو غير الفعالة.
- عدم الكفاءة
إذا تم تنفيذها بشكل مناسب، يجب أن تزيد الحلول البرمجية من الكفاءة عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه في المهام العادية. تسمح الرقمنة للمحاسبين القانونيين بتقليل السجلات غير المكتملة والإيصالات المفقودة أثناء الاحتفاظ بالسجلات عند ظهورها، مما يسمح بالحفاظ على معايير عالية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تغير الحلول البرمجية علاقة العميل وتعززها لأنه يمكن مشاركة الملفات بسهولة مع العملاء. عندما يمكن أن تقضي تكاليف الاكتساب وقتًا أقل تشغلها إجراءات منخفضة القيمة مثل العمليات اليدوية، فيمكنها التركيز على تقديم خدمات استشارية ذات قيمة مضافة.
- الاعتماد الشديد على جداول البيانات
الخطأ البشري أمر لا مفر منه إلى حد ما، لكن الإفراط في الاعتماد على جداول البيانات يزيد من احتمالية حدوثه. يعد استخدام جداول البيانات بكميات كبيرة علامة على أن برنامجك لا يلبي بشكل كاف احتياجات المحاسبين القانونيين. يمكن لبرامج اليوم تقليل مقدار العمل اليدوي لجداول البيانات بشكل ملحوظ. على عكس جداول البيانات، يمكن للبرامج المتخصصة اكتشاف الأخطاء المحتملة في إدخال البيانات بسرعة عن طريق إظهار الانحرافات في حساب الضرائب في وقت مبكر من العملية، مما يضمن تقديم المزيد من عمليات تقديم الضرائب الناجحة ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء في الحسابات.
- الأنظمة التي عفا عليها الزمن
قد تنشأ العديد من المشكلات من البرامج القديمة، بما في ذلك عدم دعم العملاء، ومشكلات التكامل مع التطبيقات الجديدة، ونقص تحديثات الأمان الأساسية. خلال هذه الأوقات من هجمات الأمن السيبراني المتزايدة على وجه الخصوص، تحتاج شركات المحاسبة إلى أنظمة مطبقة لضمان الامتثال والحماية.
الأمن السيبراني هو مجرد مصدر قلق واحد مع الأنظمة التي عفا عليها الزمن. يمكن أن يتركك نقص دعم العملاء في حيرة من أمره في حالة ظهور مشكلة ضارة، وغالبًا ما لا تتمكن الأنظمة القديمة من الاندماج بسلاسة مع التطبيقات الأحدث التي قد تستخدمها شركتك.
- عدم القدرة على الحركة
في بيئة العمل المختلطة اليوم، تتطلب شركات المحاسبة الوصول إلى الملفات الرقمية من أي مكان، متى احتاجوا إليها وعلى أي جهاز. يتيح تكامل السحابة إمكانية التنقل دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة في البنية التحتية.
يمكن لشركات المحاسبة أيضًا تسخير السحابة لتعزيز بيئة عمل أكثر شمولاً. تتيح المرونة الممكنة مع البرامج السحابية للمحاسبين القانونيين القيام بعملهم في ساعات مناسبة لنمط حياتهم، وتعزيز ثقافة صحية مع التوازن بين العمل والحياة.
كيف تختار الأفضل لشركتك؟
الخطوة التالية هي اختيار مزود خدمة يتكامل بسهولة مع أنظمتك الحالية. عند اختيار مقدم الخدمة، هناك بعض الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها:
سهولة الاستخدام -افهم متوسط القدرة التقنية لـلمحاسب القانوني في شركتك، ثم اختر حلًا يتطلب معرفة تقنية مماثلة لقدرة شركتك دون المساومة على الميزات والوظائف. يعد هذا ضروريًا لمنع الفترات الطويلة التي يتم قضاؤها في فهم كيفية استخدام الوظائف الأساسية للبرنامج، مما يعقد عملية التكامل.
سهولة التكامل -مع زيادة استخدام تطبيقات الجهات الخارجية، من الضروري اختيار مزود حلول يتكامل بسلاسة مع أنظمة الجهات الخارجية المستخدمة بالفعل. يقدم بعض مزودي الخدمة نطاقًا واسعًا من تكامل تطبيقات الجهات الخارجية، بينما يقدم الآخرون القليل منها فقط. لمنع إجراء إصلاح شامل على جميع الأنظمة، يعد ضمان تكامل الجهات الخارجية أمرًا حيويًا.
قابلية التوسع -على الرغم من أن موفري الحلول قد يلبون احتياجات العمل الحالية لشركتك، تأكد من أن الحل يمكن أن ينمو مع نمو عملك. يمكن أن يكون تكامل التكنولوجيا أداة ممتازة لنمو الأعمال التجارية، ولكن مع نموك، قد يكون من المكلف للغاية الاضطرار إلى تبديل مقدمي الخدمة باستمرار لأنهم لم يعد بإمكانهم دعم حجم شركتك.
الأمان -لقد قطعت البرامج شوطًا طويلاً فيما يتعلق بالأمان، لكن هجمات برامج الفدية والمتسللين تشكل تهديدًا للتكنولوجيا السحابية. للاحتفاظ بثقة العميل، من الضروري ضمان سلامة بيانات العميل. قم بفحص مقدمي الخدمة المحتملين عن طريق طرح أسئلة حول الأمن السيبراني لديهم، وتأكد من أنهم مزودون موثوق بهم وذو سمعة طيبة.
لكل شركة محاسبة احتياجات مختلفة، ولا يوجد حل واحد يناسب الجميع. قم بتحليل احتياجات شركتك وقارن بين مقدمي الخدمة بعناية للتأكد من أن شركتك يمكنها الاستفادة على أفضل وجه من الفوائد التي تقدمها التكنولوجيا السحابية.
زيادة القيمة من البرامج الجديدة
يجب أن تُمكّن البرمجيات الذي تستخدمها شركتك المحاسبين وتلهمهم للعمل بشكل أكثر ذكاءً -وليس بجدية أكبر. يجب على المحاسبين القانونيين المعتمدين تقييم برامجهم المحاسبية باستمرار مع اتجاه واضح وتحديد أولويات إيجاد حل يتكيف بسلاسة مع تطور احتياجات العميل لتحقيق أقصى قدر من الفوائد.
تأكد من قيام مؤسستك بتقييم ملاحظات الموظفين بانتظام واستبدال الأنظمة القديمة ببرمجيات تعمل على تحسين الكفاءة وتقليل الاعتماد على جداول البيانات ويمكن استخدامها في بيئات الأجهزة المحمولة.
يمكن أن يؤدي تبني أنظمة متنقلة وآمنة للغاية وذات مرونة عالية إلى توفير عدد كبير من الفوائد لشركتك. نظرًا لأن البرامج تقلل الوقت الذي يقضيه في المهام العادية، يمكن لتكاليف الاكتساب تحويل تركيزها إلى خدمات العملاء ذات القيمة المضافة مثل الاستشارات.
يمكن أن يؤدي اختيار مزود جديد إلى تعزيز العمليات ومنح العملاء شفافية وثقة أكبر. في النهاية، يتعلق الأمر بتوليد قيمة أكبر لعملاء شركتك وأعمالهم.
