ثلاث أخطاء شائعة في محاسبة الإيجار ^مميز

كان الرأي الجماعي من مجتمع الأعمال الصغيرة مسموع عملياً في الشهر الماضي عندما صوت مجلس معايير المحاسبة المالية لتأجيل تاريخ اعتماد تدوين المعايير المحاسبية بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة والمتفق عليها- للشركات الخاصة من السنوات المالية التي تبدأ بعد 15 ديسمبر 2019، على النحو المقصود، إلى السنوات المالية التي تبدأ بعد 15 ديسمبر 2020.

كان التأجيل، الذي يمنح الشركات الخاصة عامين آخرين لتبني معايير جديدة مقارنةً بنظرائهم في الشركات العامة، نتيجة لتعليقات الشركات التي أبلغت أنها تكافح من أجل تنفيذ المعيار الجديد في الوقت المُخصَص.

في حين أن الشركات الخاصة يُمكِنها الآن أن تتصرف و تباشر أعمالها بشكل أسهل قليلاً، فقد اضطرت الشركات العامة إلى إتباع المعيار الجديد، في معظم الحالات، لما يقرب من عام. بصفتهم محاسبين قانونيين متخصصين في محاسبة الإيجار، قمنا بتقديم النصائح لشركات مُتعدِدة من خلال تبنيها ASC 842، وما وجدناه هو أن الشركات تقوم دائمًا ببعض الخطوات الخاطئة و تكررها. ويشمل ذلك تحديد المالك  والمحاسبة المناسبة لبدلات تحسين المكان المستأجر، والتغاضي عن انخفاض قيمة حق الاستخدام في ترتيبات الإيجار ، وإساءة استخدام رسوم الصيانة عند تقييم مكونات عقد الإيجار وشروط التأجير في العقد.

مع تمديد الموعد النهائي لاعتماد ASC 842، على الرغم من أنه يوجد في الساحة، فيما يلي ثلاثة أمثلة فقط للمكان الذي قد يكون فيه المعيار الجديد مُعقدًا أثناء عملية التبني، وكيفية حساب هذه الترتيبات المُتعلِقة بالتأجير بشكل صحيح.

1.     تحسينات الإيجار:

تعتبر بدلات تحسين المُستأجرين لتجديد أو تحديث المساحات المكتبية حافزًا مشتركًا يقدمه أصحاب العقارات التجارية لجلب المستأجرين. يتم تعريف هذه البدلات، أو حوافز التأجير الأخرى، بموجب معيار ASC 842 على أنها التحسينات التي يدفعها المالك للمستأجر أو نيابة عنه.

نظرًا لأن الشركات مُطاِلبة الآن بتسجيل الأصول المُتعلِقة بإلتزامات الإيجار التشغيلي ، يبدو أن هناك ارتباكًا حول المُعالجة الصحيحة لبدلات تحسين المستأجرين، حيث تطلبت مبادئ المحاسبة المقبولة و المُتفَق عليها سابقاً لإنشاء بدلات التحسينات مع تعويض التزامات الإيجار المُؤجَلة. مع وجود أصل موجود بالفعل في دفاتر الأصول ذات حق الاستخدام، هل لا تزال الشركات بحاجة إلى تسجيل بدلات تحسين المستأجرين؟

والجواب هو: يعتمد ذلك على تحليل دقيق و مُفصَل لمن هو الذي يجب أن يكون مسئول عن تحسين نظام الإيجار، على أساس كل حالة على حدى. يجب أن يُركِز هذا التحليل على الجهة التي لديها القدرة على توجيه استخدام الأصول المُتبقية أوالحصول عليها. بمعنى آخر، السيطرة هي العامل الحاسم هنا.

هل يهم إذا كان المالك يدفع مقابل هذه النفقات مباشرة؟ لا، ليس كذلك. ومع ذلك، ينبغي النظر بعناية في توقيت تسجيل هذه المصاريف عندما يدفع المالك مقابلها بناءً على تفاصيل الإتفاقية وموقفك.

2.  إيجار من الباطن: اضمحلال قيمة حق الاستخدام:

التأجير من الباطن لأطراف ثالثة هي نشاط تأجير شائع آخر يميل إلى خلق تعقيدات محاسبية. أولاً ، من المهم أن تتذكر أن الشركات التي لم يتم إعفائها من إلتزاماتها الأساسية بموجب عقد الإيجار يجب أن تقوم بتسجل عقد الإيجار التشغيلي وفقًا للمواصفة ASC 842-20-35 ، تمامًا كما فعلت قبل بدء الإيجار من الباطن.

يبدو هذا الجانب من الحكم بسيطًا بشكلٍ واضح، لكن الإرتباك الحقيقي ينتج عن قيام شركة بتأجير مساحة معينة أو مكان معين إلى طرف ثالث مقابل سعر أقل مما تدفعه للمالك. يوضح ASC 842-20-35   أنه بمجرد عمل تعاقد من هذا النوع من الباطن، يتحمل الطرف المؤجر الأصلي على الفور اضمحلالاً في قيمة حق الاستخدام أو ينبغي له أن يقلل من قيمة الأصل (أي مساحة المكتب او المكان الذي استأجره). إذا حدث هذا قبل إعتماد و تفعيلASC 842  ، فقد يكون لديك ضربة فورية للأرباح المُحتجزة عند اعتماد معيار التأجير. هذا عنصر جديد لم يكن موجودًا في ظل مبادئ المحاسبة التي كانت تُطبق سابقًا، لذلك من المهم التأكد من أن فريقك يتسم بالمبادرة وأنه يراقب هذا السيناريو و يتابعه.

3.     رسوم صيانة المنطقة المشتركة:

من واقع خبرتنا ، فإن معظم الشركات تختار أن تأخذ الوسيلة العملية المتعلقة بتأجير المباني للجمع بين مميزات التأجير و عدم التأجير في تحليلها المحاسبي. على الرغم من أن الوسيلة العملية يمكن أن تبسط الأمور إلى حد ما مقارنةً بمتطلبات ASC 842 الأولية التي تستخدم مكونات منفصلة للتأجير وغير التأجير، إلا أن هناك تشويشًا حول كيفية التعامل مع رسوم صيانة المناطق المشتركة  ("CAMs").

رسوم الصيانة - تلك المصروفات، المحددة في اتفاقية التأجير، والتي يتعين على المستأجرين دفعها لتغطية الصيانة وغيرها من العمليات الاخري - تقع بشكل افتراضي ضمن فئة عدم التأجير، لأنها تمثل نقل خدمة أخرى بخلاف حق استخدام الأصول الأساسية. إذا لم تقم باختيار الوسيلة العملية ، يجب ألا تُدرج تكاليف CAM في حساب التزامات عقد الإيجار الخاص بك ، حيث إنها مكونات غير إيجار. وإذا كان دفع الإيجار يشمل هذه المصاريف كمبلغ دفعة واحدة بالدولار، فيجب عليك تقدير وتخصيص سعر المعاملة بين المكونين.

ومع ذلك، إذا كنت تستخدم الوسيلة العملية ، فإن تحديد ما إذا كان ينبغي إدراج مصروفات CAM في مدفوعات الإيجار الخاصة بك لأغراض حساب التزام عقد الإيجار التشغيلي وأصل حق الاستخدام هو أمر أصعب قليلاً. هنا ، فإن الفرق الرئيسي هو ما إذا كان المؤجر والمستأجر قد وافق على مبالغ CAM الثابتة أو مصروفات CAM التي ستكون جزءًا من نفقات المبنى.

 إذا كانت المبالغ عبارة عن مبالغ شهرية ثابتة، أو مبالغ ثابتة بالإضافة إلى زيادات متغيرة لكل مؤشر أو معدل متفق عليه، فسيتم إدراج مصروفات CAM في حساباتك، كما هو موضح في ASC 842-10-30-5. إذا ، من ناحية أخرى، فإن مبالغ CAM هي ببساطة جزء من نفقات المبنى، لن يتم اعتبارها مدفوعات ثابتة جوهرية وبالتالي لن يتم تضمينها في حسابات التزامك بالتأجير.

لا تكرر هذه الأخطاء:

كما تعلمنا نحن والمستشارين الآخرين في العام الماضي، فإن معيار محاسبة الإيجار الجديد ليس سهلاً. تمثل هذه السنة الإضافية الممنوحة من مجلس معايير المحاسبة المالية FASB فرصة للشركات الخاصة للتعلم من أخطاء الشركات العامة. لذلك ، مع استمرار الشركات في الاستعداد لاعتماد المعيار الجديد ، يتعين عليها التأكد من أنها تستغرق الوقت الكافي لفهم المعيار الجديد وأنها لا تكرر هذه الأخطاء الشائعة.