استجابةً للشكوك التي قدمها Covid-19، طلبت العديد من الشركات والجامعات من موظفيها العمل عن بُعد. بينما يعمل ما يقرب من ربع القوة العاملة في الولايات المتحدة بالفعل من المنزل لجزء من الوقت على الأقل، فإن السياسات الجديدة تترك العديد من الموظفين -ومديريهم -يعملون خارج المكتب وينفصلون عن بعضهم البعض لأول مرة.
على الرغم من أنه من الأفضل دائمًا وضع سياسات واضحة للعمل عن بُعد والتدريب مقدمًا، في أوقات الأزمات أو غيرها من الظروف سريعة التغير، قد لا يكون هذا المستوى من الإعداد ممكنًا. لحسن الحظ، هناك خطوات محددة قائمة على الأبحاث يمكن للمديرين اتخاذها دون بذل جهد كبير لتحسين مشاركة وإنتاجية الموظفين عن بُعد، حتى عندما يكون هناك القليل من الوقت للاستعداد.
التحديات المشتركة للعمل عن بُعد
للبدء، يحتاج المديرون إلى فهم العوامل التي يمكن أن تجعل العمل عن بُعد متطلبًا بشكل خاص. وبخلاف ذلك، قد يواجه الموظفون ذوو الأداء العالي انخفاضًا في الأداء الوظيفي والمشاركة عندما يبدأون العمل عن بُعد، لا سيما في غياب الإعداد والتدريب. تشمل التحديات الكامنة في العمل عن بُعد ما يلي:
عدم وجود إشراف وجهًا لوجه: غالبًا ما يعرب كل من المديرين وموظفيهم عن مخاوفهم بشأن نقص التفاعل وجهًا لوجه. يشعر المشرفون بالقلق من أن الموظفين لن يعملوا بجد أو بكفاءة (على الرغم من أن الأبحاث تشير إلى خلاف ذلك، على الأقل بالنسبة لبعض أنواع الوظائف). من ناحية أخرى، يعاني العديد من الموظفين من صعوبة الوصول إلى الدعم الإداري والتواصل. في بعض الحالات، يشعر الموظفون أن المديرين عن بُعد بعيدون عن احتياجاتهم، وبالتالي فهم ليسوا داعمين أو مساعدين في إنجاز عملهم.
عدم القدرة على الوصول إلى المعلومات: غالبًا ما يفاجأ العاملون عن بُعد حديثًا بالوقت والجهد الإضافيين اللازمين للعثور على المعلومات من زملائهم في العمل. حتى الحصول على إجابات لما يبدو أنه أسئلة بسيطة يمكن أن يبدو وكأنه عقبة كبيرة أمام العامل المقيم في المنزل.
تمتد هذه الظاهرة إلى ما هو أبعد من العمل المرتبط بالمهام إلى التحديات الشخصية التي يمكن أن تظهر بين زملاء العمل عن بُعد. توصلت الأبحاث إلى أن الافتقار إلى "المعرفة المتبادلة" بين العاملين عن بُعد يترجم إلى استعداد أقل لمنح زملاء العمل فائدة الشك في المواقف الصعبة. على سبيل المثال، إذا كنت تعلم أن زميلك في المكتب يمر بيوم عصيب، فسوف ترى بريدًا إلكترونيًا فظًا منه كمنتج طبيعي للتوتر. ومع ذلك، إذا تلقيت هذه الرسالة الإلكترونية من زميل في العمل عن بُعد، دون فهم لظروفه الحالية، فمن المرجح أن تتعرض للإهانة، أو على الأقل أن تفكر بشكل سيئ في احترافية زميلك في العمل.
العزلة الاجتماعية: تعد الوحدة واحدة من أكثر الشكاوى شيوعًا حول العمل عن بُعد، حيث يفقد الموظفون التفاعل الاجتماعي غير الرسمي في بيئة المكتب. يُعتقد أن المنفتحين قد يعانون من العزلة أكثر على المدى القصير، خاصة إذا لم تكن لديهم فرص للتواصل مع الآخرين في بيئة العمل عن بُعد. ومع ذلك، على مدى فترة زمنية أطول، يمكن للعزلة أن تجعل أي موظف يشعر بانتماء أقل إلى مؤسسته، ويمكن أن يؤدي إلى زيادة نية ترك الشركة.
الانحرافات في المنزل: غالبًا ما نرى صورًا تمثل العمل عن بُعد والتي تصور أحد الوالدين وهو يحمل طفلًا ويكتب على جهاز كمبيوتر محمول، وغالبًا ما يجلس على أريكة أو أرضية غرفة المعيشة. في الواقع، هذا تمثيل رهيب للعمل الافتراضي الفعال. عادة، نشجع أصحاب العمل على التأكد من أن موظفيهم عن بُعد لديهم مساحة عمل مخصصة ورعاية مناسبة للأطفال قبل السماح لهم بالعمل عن بُعد. ومع ذلك، في حالة الانتقال المفاجئ إلى العمل الافتراضي، هناك فرصة أكبر بكثير لأن يتعامل الموظفون مع مساحات عمل دون المستوى الأمثل و (في حالة إغلاق المدرسة ودور الحضانة) مسؤوليات الأبوة غير المتوقعة. حتى في الظروف العادية يمكن أن تؤثر مطالب الأسرة والمنزل على العمل عن بُعد؛ يجب أن يتوقع المدراء أن تكون هذه الانحرافات أكبر خلال هذا الانتقال غير المخطط له من العمل إلى المنزل.
كيف يمكن للمديرين دعم الموظفين عن بُعد؟
بقدر ما يمكن أن يكون العمل عن بُعد محفوفًا بالتحديات، فهناك أيضًا أشياء سريعة وغير مكلفة نسبيًا يمكن للمديرين القيام بها لتسهيل الانتقال. تشمل الإجراءات التي يمكنك اتخاذها اليوم ما يلي:
إنشاء عمليات تسجيل وصول يومية منظمة: يقوم العديد من المديرين الناجحين عن بُعد بإجراء مكالمة يومية مع موظفيهم عن بُعد. قد يأخذ هذا شكل سلسلة من المكالمات الفردية، إذا كان موظفوك يعملون بشكل مستقل عن بعضهم البعض، أو مكالمة جماعية، إذا كان عملهم تعاونيًا بدرجة عالية. الميزة المهمة هي أن المكالمات منتظمة ويمكن التنبؤ بها، وأنها منتدى يعرف الموظفون فيه أنه يمكنهم التشاور معك، وأنه سيتم الاستماع إلى مخاوفهم وأسئلتهم.
قم بتوفير العديد من خيارات تقنية الاتصال المختلفة: البريد الإلكتروني وحده غير كافٍ. يستفيد العاملون عن بُعد من امتلاك تقنية "أكثر ثراءً"، مثل مؤتمرات الفيديو، التي تمنح المشاركين العديد من الإشارات المرئية التي كانوا سيحصلون عليها إذا كانوا وجهاً لوجه. مؤتمرات الفيديو لها العديد من المزايا، خاصة بالنسبة للمجموعات الأصغر: تسمح الإشارات المرئية بزيادة "المعرفة المتبادلة" حول زملاء العمل وتساعد أيضًا في تقليل الشعور بالعزلة بين الفرق. يُعد الفيديو مفيدًا بشكل خاص للمحادثات المعقدة أو الحساسة، حيث إنه يبدو شخصيًا أكثر من الاتصال الكتابي أو الصوتي فقط.
هناك ظروف أخرى يكون فيها التعاون السريع أكثر أهمية من التفاصيل المرئية. بالنسبة لهذه المواقف، قم بتوفير وظائف المراسلة الفردية التي تدعم الهاتف المحمول (مثل Slack وZoom و Microsoft Teams وما إلى ذلك) والتي يمكن استخدامها لإجراء محادثات أبسط وأقل رسمية، فضلاً عن الاتصالات الحساسة للوقت.
إذا لم يكن لدى شركتك أدوات تقنية موجودة بالفعل، فهناك طرق غير مكلفة للحصول على إصدارات بسيطة من هذه الأدوات لفريقك، كحل قصير المدى. استشر قسم تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك للتأكد من وجود مستوى مناسب من أمان البيانات قبل استخدام أي من هذه الأدوات.
ثم ضع "قواعد الاشتباك": يصبح العمل عن بُعد أكثر كفاءة وإرضاءً عندما يضع المديرون توقعاتهم بشأن التردد والوسائل والتوقيت المثالي للاتصال لفرقهم. على سبيل المثال، "نستخدم مؤتمرات الفيديو لاجتماعات تسجيل الوصول اليومية، لكننا نستخدم المراسلة الفورية عندما يكون هناك شيء عاجل." أيضًا، إذا كان بإمكانك، دع موظفيك يعرفون أفضل طريقة ووقت للوصول إليك أثناء يوم العمل (على سبيل المثال، "أميل إلى أن أكون متاحًا بشكل أكبر في وقت متأخر من اليوم لإجراء محادثات هاتفية أو مكالمات فيديو مخصصة، ولكن إذا كانت هناك حالة طارئة في وقت سابق في اليوم، أرسل لي رسالة نصية. ") أخيرًا، راقب التواصل بين أعضاء الفريق (بالقدر المناسب)، للتأكد من أنهم يشاركون المعلومات حسب الحاجة.
نوصي بأن يضع المديرون "قواعد المشاركة" هذه مع الموظفين في أسرع وقت ممكن، ويفضل خلال أول اجتماع لتسجيل الوصول عبر الإنترنت. في حين أن بعض الخيارات حول توقعات معينة قد تكون أفضل من غيرها، فإن العامل الأكثر أهمية هو أن جميع الموظفين يشاركون نفس مجموعة التوقعات الخاصة بالتواصل.
توفير فرص للتفاعل الاجتماعي عن بُعد: من أهم الخطوات التي يمكن للمدير اتخاذها هي هيكلة طرق للموظفين للتفاعل اجتماعيًا (أي إجراء محادثات غير رسمية حول موضوعات غير متعلقة بالعمل) أثناء العمل عن بُعد. هذا صحيح بالنسبة لجميع العمال عن بُعد، ولكن بشكل خاص بالنسبة للعمال الذين تم نقلهم فجأة خارج المكتب.
أسهل طريقة لإنشاء بعض التفاعل الاجتماعي الأساسي هي ترك بعض الوقت في بداية مكالمات الفريق فقط للعناصر غير المتعلقة بالعمل (على سبيل المثال، "سنقضي الدقائق القليلة الأولى في اللحاق ببعضنا البعض. كيف كان عطلة نهاية الاسبوع؟"). تشمل الخيارات الأخرى حفلات البيتزا الافتراضية (حيث يتم تسليم البيتزا إلى جميع أعضاء الفريق في وقت مؤتمر الفيديو. في حين أن هذه الأنواع من الأحداث قد تبدو مصطنعة أو قسرية، فإن المديرين ذوي الخبرة للعمال عن بُعد (والعاملين أنفسهم) أفادوا أن الأحداث الافتراضية تساعد في تقليل مشاعر العزلة، وتعزيز الشعور بالانتماء.
تقديم التشجيع والدعم العاطفي: خاصة في سياق التحول المفاجئ إلى العمل عن بُعد، من المهم للمديرين الاعتراف بالتوتر والاستماع إلى مخاوف الموظفين ومخاوفهم والتعاطف مع كفاحهم. إذا كان الموظف الذي يعمل عن بُعد حديثًا يعاني بشكل واضح ولكنه لا يتواصل مع التوتر أو القلق، فاسأله عن حاله. حتى إذا كان لديك سؤال عام مثل "كيف تعمل حالة العمل عن بُعد هذه بالنسبة لك حتى الآن؟" يمكنك الحصول على معلومات مهمة قد لا تسمعها بطريقة أخرى. بمجرد طرح السؤال، تأكد من الاستماع بعناية للرد، وإعادة صياغته بإيجاز للموظف، للتأكد من أنك فهمت بشكل صحيح. اجعل ضغوط الموظف أو مخاوفه (بدلاً من مخاوفك) هي محور هذه المحادثة.
يخبرنا البحث عن الذكاء العاطفي والعدوى العاطفية أن الموظفين يتطلعون إلى مديريهم بحثًا عن إشارات حول كيفية الاستجابة للتغيرات المفاجئة أو مواقف الأزمات. إذا كان المدير يتواصل مع التوتر والعجز، فسيكون لذلك ما يسميه دانيال جولمان تأثير "التدفق إلى أسفل" على الموظفين. يتخذ القادة الفعالون نهجًا ذا شقين، حيث يعترف كلاهما بالتوتر والقلق الذي قد يشعر به الموظفون في الظروف الصعبة، ولكن أيضًا يقدمون تأكيدًا على ثقتهم في فرقهم، باستخدام عبارات مثل "لقد حصلنا على هذا" أو "هذا" صعبة، لكنني أعلم أنه يمكننا التعامل معها "، أو" دعونا نبحث عن طرق لاستخدام نقاط قوتنا خلال هذا الوقت. " مع هذا الدعم، من المرجح أن يواجه الموظفون التحدي بحس من الهدف والتركيز.
سنضيف ملاحظة التشجيع الخاصة بنا للمديرين الذين يواجهون العمل عن بُعد لأول مرة: لقد حصلت على هذا. أخبرنا في التعليقات بنصائحك الخاصة لإدارة موظفيك البعيدين.
