تلعب إدارة النفقات دوراً عند قيام الموظف باستخدام أموال الشركة لإجراء عملية شراء متعلقة بالعمل، تعرف على كل شيء عن إدارة نفقات الأعمال الصغيرة وكيفية تبسيط عمليتك.
ما هي إدارة المصروفات؟
إذن، ما هي إدارة المصروفات بالضبط؟ إدارة النفقات هي النظام الذي تستخدمه شركتك لمعالجة ودفع ومراجعة نفقات الأعمال. قد يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، سفر الموظفين وترفيههم ولوازمهم (مثل اللوازم المكتبية).
من خلال عملية إدارة النفقات، تعوض الشركة الموظفين عما أنفقوه في الأمور المتعلقة بالعمل. وبشكل عام، تضع الشركات سياسات وإجراءات حتى يعرف الموظفون ما يهم سداد المصروفات.
تمنحك إدارة نفقات الأعمال نظرة ثاقبة لنفقات الموظفين وتساعدك على تصنيف الإنفاق. ناهيك عن أنه يضمن امتثالك ويسهل جمع التقارير لعمليات التدقيق.
أنواع إدارة المصروفات
يمكنك مراقبة معلومات نفقات الموظفين وتتبعها وتخزينها بعدة طرق، مثل استخدام:
جداول البيانات
النماذج الورقية
البرمجة
للعثور على أفضل حل لإدارة النفقات لعملك، ضع في اعتبارك إيجابيات وسلبيات كل خيار.
جداول البيانات سهلة وغير مكلفة. ومع ذلك، فهي تستغرق وقتًا أطول ويمكن أن تكون مربكة لبعض الموظفين.
تعمل النماذج الورقية بشكل جيد مع الإيصالات الورقية وهي طريقة غير مكلفة لإدارة تقارير النفقات. ولكنها تتطلب أيضًا الكثير من العمل اليدوي لكل من الموظفين والموافقين على تقرير النفقات.
يمكن لبرامج إدارة النفقات تبسيط مهامك وتقليل عبء العمل لجميع المعنيين. على الرغم من أنه الخيار الأكثر تكلفة لإدارة النفقات، إلا أنه يمكن للبرنامج مساعدتك في تعويض الموظفين بسرعة أكبر وتجنب الأخطاء.
نصائح لتحسين عملية إدارة النفقات
إذا بدا أنه من المستحيل الاحتفاظ بجداول البيانات، فأنت ترتكب خطأ في إدارة النفقات باستمرار، ويضيع موظفوك الكثير من الوقت في ملء تقارير النفقات، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة التفكير في إجراءات إدارة النفقات الخاصة بك.
هل تريد تحسين عملية إدارة النفقات الخاصة بك وتبسيط مهمة تعويض الموظفين؟ ألق نظرة على هذه النصائح الأربعة.
اكتب كل شئ
لضمان سير عملية إدارة النفقات الخاصة بك دون عوائق، اكتب كل شيء لك ولفريقك. بهذه الطريقة، يمكنك أنت وموظفيك استخدام سياستك كدليل.
قم بتضمين ما يلي في سياسة إدارة النفقات الخاصة بك:
ما الذي يمكن تعويض الموظفين عنه (مثل الإمدادات والسفر وما إلى ذلك)
ما لا يمكن تعويض الموظفين عنه
الخطوات التي يجب أن يتخذها الموظفون للحصول على تعويض (على سبيل المثال، ملء نموذج، وتقديم الإيصالات، وما إلى ذلك)
كم من الوقت يستغرق لتلقي السداد.
اتباع السياسات
آخر شيء تريد القيام به هو التراخي بشأن سياسة إدارة النفقات الخاصة بك. خلاف ذلك، قد ينتهي بك الأمر بسجلات غير دقيقة، وتعويضات فائتة، وما إلى ذلك. لتجنب أي مشاكل، اتبع جميع السياسات.
تأكد من أنك تقوم بالتالي:
اشرح بدقة سياستك وإجراءاتك لجميع الموظفين
سدد فقط المصاريف المدرجة في وثيقتك
اطلب من الموظفين اتباع كل إجراء تم وضعه
حافظ على سياستك وإجراءاتك محدثة
3.استخدام برمجيات إدارة النفقات
لمزيد من تبسيط عملية إدارة النفقات، فكر في التخلص من جدول البيانات والاستثمار في برنامج إدارة النفقات للأعمال التجارية الصغيرة.
يمكن أن تساعدك أدوات إدارة النفقات، مثل البرمجيات، في تنظيم نفقاتك ومراجعة من تم تعويضه ومن لم يتم تعويضه.
قبل التحول إلى هذه البرمجيات، ضع في اعتبارك إيجابيات وسلبيات عملك. فيما يلي بعض الامتيازات لاستخدام برنامج إدارة النفقات:
يبسط العمليات
يقلل التأخير والأخطاء
يزيد الكفاءة والامتثال
يعزز الإنتاجية
يبسط التقارير
يحسن سير العمل
يضمن الامتثال لسياسة إدارة النفقات
أحد العوائق الرئيسية للبرمجيات هو التكلفة. يعد استخدام البرامج أكثر تكلفة من استخدام جداول البيانات أو النماذج الورقية.
يقول مايكل كامينز، مدير المالية في Insurance Geek حول فوائد استخدام برنامج إدارة النفقات:" الأتمتة أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بجعل عملية إدارة النفقات الخاصة بك أفضل. يوفر لك استخدام برنامج إدارة النفقات الثابتة وقتًا إضافيًا عن طريق إنشاء التقارير الضرورية تلقائيًا، كما يوفر الورق باستخدام نظام كامل عبر الإنترنت للتقارير والنماذج، ويسمح لك بمراقبة تقدم البرنامج في أي وقت. الأهم من ذلك، أن وجود نظام آلي يتيح لك وقتًا إضافيًا للتركيز على عملك وإجراء تنبؤات أفضل حول عادات الإنفاق الخاصة بك".
دمج العمليات مع المحاسبة وكشوف المرتبات
إن أمكن، حاول العثور على حل يتكامل مع عمليات المحاسبة وكشوف المرتبات الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك العثور على نظام إدارة النفقات الذي يتكامل مع برنامج المحاسبة وكشوف المرتبات.
عند البحث عن حل، تحقق لمعرفة ما إذا كانت الأنظمة الأساسية الحالية لديك بها خيارات تكامل لإدارة النفقات وما إذا كان هناك أي تكلفة إضافية للتكامل.
التدريب في مجال المحاسبة هو خطوة حاسمة نحو بناء مستقبل ناجح ومهني. إذا كنت ترغب في تحقيق النجاح في هذا المجال، فإليك بعض خطوات مهمة يمكنك اتباعها لتحقيق أهدافك كمحاسب متميز
يعتبر الإكسل من أهم الأدوات التي يستخدمها الكثيرون في العمل والدراسة، حيث يقومون بإنشاء جداول البيانات والمعادلات والرسوم البيانية وغيرها من الأعمال المهمة.
من المهم التركيز على أهدافك وتولي مسؤولية تطويرك المهني طوال حياتك المهنية حيث يعد التطوير المستمر للمهارات والكفاءات أمرًا ضروريًا بغض النظر عن مستوى الأقدمية الذي حصلت عليه؛ بالتأكيد لا ينتهي التعلم عندما تكمل دراستك الجامعية أو عندما تكتسب ترقيتك الأولى.
سجل الدخول لتتمكن من التعليق
في المحاسبين العرب، نتجاوز الأرقام لتقديم آخر الأخبار والتحليلات والمواد العلمية وفرص العمل للمحاسبين في الوطن العربي، وتعزيز مجتمع مستنير ومشارك في قطاع المحاسبة والمراجعة والضرائب.
