كيف تساعد المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرار؟ دليل صاحب العمل ^مميز

المعلومات المحاسبية واتخاذ القرار

العلاقة بين المعلومات المحاسبية واتخاذ القرار هي طريق ذو اتجاهين. لا يمكنك (أو أي شخص آخر) اتخاذ قرارات بدون جميع المعلومات المحاسبية اللازمة. ولكن، لماذا تعتبر القرارات المستنيرة مهمة جدًا؟ لأنك تحتاج إلى معرفة المبلغ الذي لديك قبل أن تتمكن من الإنفاق أو التقدم بطلب للحصول على قروض.

ببساطة، يحتاج المقرضون والمستثمرون وأصحاب المصلحة والمحاسب الخاص بك إلى معرفة ما تقوله المعلومات قبل أن يتمكنوا من تحديد أي شيء يتعلق بعملك. دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة.

المقرضون

سواء كان عملك قد بدأ للتو أو منذ فترة، فقد تحتاج إلى التفكير في قرض تجاري. كيف تعرف ما إذا كان يجب أن تبحث في قرض؟ من خلال إلقاء نظرة على معلوماتك المحاسبية، بالطبع. ولكن، كيف يحدد المُقرض ما إذا كان يجب أن يمنحك قرضًا تجاريًا؟ يحتاج المُقرض إلى معلوماتك المحاسبية أيضًا.

عندما تتطلع المؤسسات المالية (مثل البنوك) لمعرفة الجدارة الائتمانية لنشاطك التجاري، فإنها تحتاج إلى معرفة معلوماتك المالية. تسمح قوائمك المالية للدائنين باتخاذ قرارات بشأن مقدار الأموال التي يحق لك الحصول عليها في القروض. أو، يمكن للمقرض أن يقرر أنك غير مؤهل للحصول على قرض بناءً على المعلومات التي تقدمها.

إذا كنت لا تسعى للحصول على قرض ولكنك بحاجة إلى تقديم طلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية، فإن المعلومات المحاسبية تسمح للدائنين بمعرفة ما إذا كنت مؤهلاً للحصول على بطاقة ائتمان.

ما نوع المعلومات المحاسبية التي تحتاج إلى تقديمها للمقرضين للمساعدة في عملية اتخاذ القرار؟ تتضمن المعلومات المالية للأعمال ما يلي:

• قائمة الدخل
• قائمة التدفق النقدي
• الإقرارات الضريبية للأعمال
• الميزانيات العمومية

المستثمرون وأصحاب المصلحة

إذا كنت صاحب شركة ناشئة أو كنت تبحث فقط عن جذب المستثمرين للنمو، فأنت بحاجة إلى تقديم معلومات محاسبية لأي مستثمر محتمل. لماذا؟ تساعد المعلومات المحاسبية المستثمرين أو أصحاب المصلحة على اتخاذ قرارات بشأن الاستثمار في عملك.

كيف يستخدم المستثمرون المعلومات المحاسبية؟ وكيف يستخدم أصحاب المصلحة هذه المعلومات؟ يستخدم أصحاب المصلحة والمستثمرون المحتملون المعلومات المالية لتحديد قيمة شركتك. ويستخدمون البيانات لإجراء تحليل ائتماني.

كيف تساعد المعلومات المحاسبية في صنع القرار للمستثمرين وأصحاب المصلحة؟ يتلخص في رؤيتهم للصحة المالية لشركتك. يمكنهم معرفة مكان مصادر التمويل الخاصة بك، وحساب الربحية، وتقدير أي مخاطر.

على سبيل المثال، قد يطلب المستثمرون وأصحاب المصلحة الاطلاع على قائمة دخل شركتك. توضح البنود بالتفصيل أي معاملات دخل لمرة واحدة ومتكررة لتوضيح ما إذا كان دخلك ثابتًا أم متقطعًا. قد يقرر المستثمر المضي قدمًا في الاستثمار في عملك إذا أظهرت معلوماتك المحاسبية أن لديك دخلاً ثابتًا.

قد يُظهر مسك الدفاتر أيضًا لأصحاب المصلحة أن عملك يمثل مخاطرة مالية من خلال إظهار الخسائر المحتملة بمرور الوقت. يتمثل دور المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرار للمستثمرين في إبلاغهم بالمخاطر والخسائر المحتملة، وكذلك الأرباح، إذا كانوا يوفرون لك رأس المال.

المحاسبون

المعلومات المحاسبية لصنع القرار مهمة للمحاسبين لأنهم يستطيعون تقديم النصح لك في عملية صنع القرار الخاصة بك. يعرف محاسبك كيفية قراءة تقاريرك المالية لفهم الصورة الأكبر لدفاترك.

على سبيل المثال، قررت أن عملك يحتاج إلى جهاز كمبيوتر جديد لكل من موظفيك العشرين. تبلغ تكلفة أجهزة الكمبيوتر المكتبية التي تفكر فيها 300 دولار للقطعة الواحدة. لذلك، تحتاج إلى 6000 دولار لترقية أجهزة الكمبيوتر في مكتبك (300 دولار × 20 = 6000 دولار). قبل أن تقرر الاستثمار في أجهزة كمبيوتر جديدة، استشر محاسبك.

يقوم المحاسب الخاص بك بمراجعة دفتر الأستاذ العام الخاص بك لمعرفة ما إذا كان لديك أصول كافية لشراء أجهزة الكمبيوتر. أو يمكنهم تقديم المشورة إذا كنت بحاجة إلى تحمل مسؤولية (على سبيل المثال، قرض تجاري) لتغطية التكاليف.

كيف يستخدم أصحاب الأعمال معلومات الحساب؟

إذا كان عملك لا يحتاج إلى مُقرض، أو لديه مستثمرون أو أصحاب مصلحة، أو يستخدم محاسبًا، فلا تزال بحاجة إلى فهم كيف تساعد المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرار. تتضمن بعض الأسباب التي تجعلك تحتاج إلى معلومات محاسبية لاتخاذ القرار ما يلي:

• إنشاء الميزانيات
• تعيين الموظفين
• تقليص حجم القوة العاملة لديك
• شراء المعدات

تمنحك المعلومات المحاسبية أرقامًا وبيانات ثابتة يمكنك استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة. عندما تجلس لكتابة ميزانيتك، يجب أن تكون المعلومات المالية لاتخاذ القرار محدثة وكاملة.

هل رأيت ربحًا أو خسارة العام الماضي؟ هل زادت تكاليف البضائع أم انخفضت؟ هل هناك بند ميزانية يمكن إزالته أو استبداله ببند آخر قد يكون أكثر ربحية؟ يمكن لمعلوماتك المحاسبية الإجابة على هذه الأسئلة.

إذا كانت ميزانيتك جيدة وكان لديك متسع للإنفاق، فقد تقرر أنه يمكنك تعيين موظف آخر أو شراء المزيد من المعدات. تتضمن بعض المستندات التي تحتاجها لإعداد الميزانية ما يلي:

• الحسابات المستحقة القبض
• حسابات مستحقه الدفع
• أرصدة البداية
• المركز المالي
• الربح والخسارة

ضع المستندات أمامك لاستخدام معلوماتك المحاسبية في اتخاذ القرار.

كيف يساعد نظام المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرار؟

مرة أخرى، تحتاج إلى معلومات مالية كاملة ودقيقة لاتخاذ قرار تجاري مستنير. يتضمن ذلك القروض وبطاقات الائتمان والاستثمار والميزانية والمزيد. ولكن، معلوماتك المحاسبية جيدة فقط مثل حفظ السجلات الخاصة بك. وهنا يأتي دور نظام المعلومات المحاسبية.

القلم والورق وخزائن الملفات وجداول البيانات هي أدوات سهلة الاستخدام، ولكن هل هي أفضل الأدوات المتاحة لك؟ إجابة مختصرة: لا. دعنا نلقي نظرة على الإجابة الطويلة.

يمكن أن يكون استخدام القلم والورق عملية طويلة ومضنية. عليك أن تذهب إلى خزانة الملفات، وتجمع جميع الإيصالات والمستندات الخاصة بك، ثم كتابة كل شيء. كلما طالت مدة عملك، استغرقت هذه العملية وقتًا أطول. ناهيك عن أن هناك الكثير من الأعمال الورقية التي يتعين عليك تحملها عندما تحتاج إلى تقديم المستندات. خزانة الملفات الخاصة بك تمتلئ بسرعة.

إذن، ماذا عن جداول البيانات؟ تعد جداول البيانات أداة جيدة عند إدخال البيانات وإنشاء تقارير أو رسوم بيانية صغيرة. ولكن بمجرد أن تصبح في حاجة إلى تقارير أكثر تعقيدًا، فقد حان الوقت للتخلي عن جداول البيانات وإخراج الأدوات الكبيرة.

يتيح لك برنامج المحاسبة عبر الإنترنت تسجيل الدخول في أي مكان. في بعض البرامج، يمكنك تخزين الإيصالات والمستندات رقميًا، وتسوية حساباتك، وسحب مجموعة متنوعة من التقارير بنقرات قليلة على الأزرار. أنت توفر الوقت، مما يوفر لك المال ويعيدك إلى إدارة عملك. ويمكنك التحقق من صحة كتبك في أي وقت تحتاج فيه إلى اتخاذ قرار تجاري دون الحاجة إلى الوقوف في المكتب.