بالنسبة للشركات التي تسعى إلى الحفاظ على إنتاجيتها وتحسينها، فإن فهم كيفية قضاء الموظفين لوقتهم أمر بالغ الأهمية وبالإضافة الى ذلك عندما يتم تسليم هذا العمل بشكل متزايد في إطار لامركزي.
بغض النظر عن حجم أو مرحلة العمل الذي تديره، فإن وجود العمليات والأنظمة المناسبة لإدارة الوقت سيسمح لك بتحسين الإنتاجية.
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي الطريقة التي تجمع بها المنظمة المعلومات وتنظم الوقت الذي يقضيه موظفوها في العمل والإجازة.
على مستوى أكثر تقدمًا، تسمح إدارة الوقت للشركات بتقييم المهام الأكثر كثافة في استخدام الموارد، والتخطيط المسبق للمشاريع المجدولة، وحتى المساعدة في التخطيط لتوسيع نطاق السعة أو تقليصها وفقًا لمتطلبات العمل الموسمية
ما أهمية إدارة الوقت؟
إدارة الوقت مهمة لتحليل الأداء الحالي وللتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية سيساعد فهم إدارة الوقت وكيفية تحسينها على دعم الموظفين في الوصول إلى إمكاناتهم.
تتضمن أمثلة إدارة الوقت للشركات ما يلي:
تحليل الوقت المنقضي في الاجتماعات lمقارنة بالوقت المستغرق في "أداء العمل"
تحسين أو تبسيط سير العمل لإزالة العمليات غير الفعالة
تحديد موظفين ذوي أداء عالٍ لإتمام الأعمال الحساسة للوقت
كيف ترتبط إدارة الوقت بالإنتاجية؟
الوقت هو متغير رئيسي في أي معادلة تحاول من خلالها قياس الإنتاجية لذلك، سيكون للفهم الشامل وتطبيق إدارة الوقت تأثيرات مباشرة على إنتاجية الشركة.
ذلك لأن الإنتاجية تعتبر ناتج العمل المنجز (عادةً المنتجات أو الخدمات) الذي يتم تسليمه لكل وحدة زمنية.
بالنسبة للشركات، تُقاس الإنتاجية عمومًا بطريقتين:
إنتاجية القوى العاملة: يقيس الاقتصاديون وقادة الأعمال إنتاجية القوى العاملة على أنها ناتج مؤسسة ككل لكل وحدة زمنية
إنتاجية العمل: ينظر مديرو القوى العاملة عن كثب إلى إنتاجية العمل، حيث يقيس الإنتاجية على المستوى الفردي ومفيد لمقارنة الإنتاجية بين الموظفين ووحدات العمل
كيف يمكنني تحسين إدارة الوقت في مؤسستي؟
تتمثل الخطوة الأولى لتحسين إدارة الوقت في أي منظمة في جمع معلومات مفصلة بشأن الوقت الذي يقضيه الموظفون في أي مهمة معينة، وإتاحة هذه المعلومات بشكل مثالي في الوقت الفعلي.
بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ذات الأنواع المحدودة من العمال، قد يكون هذا بسيطًا مثل تحليل القوائم أو الجداول الزمنية الحالية وتحديد المهام والعمليات المختلفة التي يقضيها الموظفون كل يوم. لكن بالنسبة للمنظمات الأكبر التي توظف أنواعًا مختلفة من العمال، سيتطلب ذلك نظامًا أكثر تعقيدًا.
بغض النظر عن حجم الشركة فإن أول شيء ستحتاج إلى القيام به بشكل صحيح هو الحصول على إدارة القوى العاملة الصحيحة وأدوات تتبع الوقت لاحتياجاتك.
