أسباب أختلاف النظم المحاسبية
تختلف النظم المحاسبية بصورة واسعة من منشأة لأخرى ، وذلك بناء على طبيعة العمل بالمنشأة والصفقات التي تقوم بها وحجم المنشأة وحجم البيانات المتداولة بداخلها والمعلومات التي تحتاجها الإدارة والجهات الأخرى من النظام المحاسبي . وبصفة عامة فإن النظم المحاسبية تتضمن كل الأنشطة المطلوبة لامداد الإدارة بالمعلومات المطلوبة للتخطيط والرقابة والتقرير عن الموقف المالي للمنشأة ونتائج عملياتها .
فوجود نظام محاسبي معد جيدا يمثل ضرورة لكل منشأة أعمال حيث أن وجود نظام محاسبي كفء لتوفير البيانات يمكن أن يجيب عن العديد من التساؤلات مثل :
ماهو حجم وأنواع الديون الموجود على الشركة ؟
هل زادت مبيعات هذه الفترة عن الفترة السابقة ؟
ماهي الأصول المملوكة للشركة ؟
ماهي التدفقات النقدية الداخلة والخارجة للشركة ؟
هل حققت الشركة أرباحا في الفترة الأخيرة ؟
هل هناك خطوط إنتاج أو أقسام في الشركة تحقق خسائر ؟
هل يمكن للشركة زيادة التوزيعات على المساهمين بصورة آمنة ؟
هل معدل العائد على صافي أصول الشركة في تزايد ؟
ولا يعد الاحتفاظ بمجموعة من السجلات المحاسبية أمر إختيارية ، حيث أن مصلحة الضرائب تطالب منذ فترة طويلة بإعداد وتجهيز مجموعة من السجلات والمستندات التي يمكن مراجعتها ، وفي سنة ۱۹۷۷ إعتمد الكونجرس الأمريكي لائحة الممارسات الأجنبية الفاسدة FCPA التي طالبت الشركات ذات الإكتتاب العام بإنشاء والإحتفاظ بالدفاتر والسجلات والحسابات التي تعكس بصورة عادلة ودقيقة " وبالتفصيل المناسب " الصفقات الخاصة بإقتناء الأصول والتخلص منها .
وعلاوة على ذلك ، فإن الشركة التي لا تحتفظ بسجلات دقيقة لمعاملاتها التجارية ، من المحتمل أن تنخفض ایراداتها وأن تعمل بصورة غير كفء . إن عدم الكفاءة في بعض الشركات قد ترجع في جزء منها إلى الإجراءات المحاسبية الضعيفة .
ومن الأمثلة على ذلك شركة Long Island للخطوط الحديدية التي فقدت الكثير من النقود بسبب عدم معرفة مركزها النقدي وعدم إثبات قيم كبيرة مستحقة للشركة ، وسداد بعض الحسابات الدائنة مرتين عن طريق الخطأ ، وعدم تسجيل عمليات إستهلاك السندات . وكذلك شركة Gould وهي إحدى المؤسسات الإلكترونية التي أصبحت فيها المحاسبة وإمساك الدفاتر تتم بصورة عشوائية لدرجة إستدعت تعديل نتائج العمليات في خمس سنوات من السبع سنوات الأخيرة .
وعندما إضطرت واحدة من أكبر الشركات المتعاملة في الذهب والفضة لإعلان إفلاسها وجد أن سجلاتها غير منتظمة بصورة جعلت من الصعب تحديد ما خسرته من نقود ، فقد فشلت الشركة في تتبع إيراداتها وحررت شیکات عن مبالغ غير محصلة ، حتى أن الشركة سمحت بإنهاء مشروع التأمين الصحي على العاملين بها رغم إستمرارها في تحصيل الأقساط منهم .
ورغم عدم شیوع هذه الحالات في المنشآت الكبرى فإنها توضح وجهة نظرنا وهي ضرورة احتفاظ كل منشأة بحسابات وسجلات تفصيلية .ولا يعد إستخدام الكمبيوتر ضمانا للدقة والكفاءة ، حيث ذكر المتحدث الرسمي بإسم أحد البنوك الأمريكية الكبرى أن التحول إلى نظام جديد يطلق عليه Mast Net قد أدى إلى إرباك سجلات تشغيل البيانات حتى أن البنك أصبع في الكثير من الأحيان غير قادر على إستخراج أو تسلیم کشوف حسابات العملاء في الوقت المناسب .
الاجراءات المستخدمة في المحاسبة PROCEDURES EMPLOYED IN ACCOUNTING
تعتمد المحاسبة المالية على مجموعة من المفاهيم بغرض تحديد وتسجيل وتصنيف وتفسير الصفقات والأحداث الأخرى المتعلقة بمنشآت الأعمال ومن الضروري تفهم المصطلحات الأساسية المستخدمة في تجميع البيانات المحاسبية .
المصطلحات الأساسية BASIC TERMINOLOGY
الحدث Event :
واقعة ذات أثر ، فالحدث بصفة عامة هو مصدر أو مسبب التغيرات في الأصول ، الإلتزامات ، حقوق الملكية ، وقد تكون الأحداث خارجية أو داخلية .
الصفقة Transaction :
هي حدث خارجي يتضمن تحويل أو تبادل بين وحدتين أو أكثر .
الحساب Account :
هو ترتیب منظم يظهر أثر الصفقات والأحداث الأخرى على أصل أو حق معين ، ويحتفظ بحساب منفصل لكل أصل وإلتزام وإيراد ومصروف وكذلك لرأس المال ( حق الملكية ).
الحسابات الحقيقية والاسمية Real and Nominal Accounts :
تتمثل الحسابات الحقيقية "الدائمة" في حسابات الأصول والإلتزامات وحق الملكية وتظهر في الميزانية ، وتشمل الحسابات الإسمية "المؤقتة" حسابات الإيرادات والمصروفات وتظهر في قائمة الدخل ، ويتم إقفال الحسابات الاسمية بصورة دورية في حين أن الحسابات الحقيقية لا تقفل .
الأستاذ Ledger :
هو الدفتر أو مخرجات الكمبيوتر الذي يتضمن الحسابات حيث يكون لكل حساب صفحة مستقلة عادة . ويضم « (الأستاذ العام) جميع حسابات الأصول ، والإلتزامات ، حق الملكية ، الايرادات ، المصروفات في حين يتضمن الأستاذ المساعد التفاصيل الخاصة بأحد حسابات الأستاذ العام .
اليومية Journal :
وهو دفتر القيد الأولي الذي يتم فيه تسجيل الصفقات والأحداث الأخرى لأول مرة ، ويتم ترحيل العديد من القيم من دفتر القيد
الترحيل Posting :
هو عملية تحويل الحقائق والأرقام الهامة من دفتر القيد الأولى إلى حسابات الأستاذ .
میزان المراجعة Trial Balance :
وهو قائمة بكل الحسابات المفتوحة في الأستاذ والأرصدة الخاصة بها ، ويطلق على ميزان المرجعة المعد بعد ترحيل كل التسويات الجردية مباشرة "میزان المراجعة المعدل" كما يطلق على ميزان المراجعة المعد بعد إجراء وترحيل قيود الإقفال مباشرة « ميزان المراجعة بعد الإقفال Post - closing or after closing trial balance ويمكن إعداد میزان المراجعة في أي وقت .
قيود التسوية Adjusting Entries :
هي قيود تجري في نهاية الفترة المحاسبية وذلك لتحديث كل الحسابات على أساس محاسبة الاستحقاق ، وذلك حتى يمكن إعداد قوائم مالية صحيحة .
القوائم المالية Financial Statements :
وهي قوائم تعكس تجميع وجدولة والتلخيص النهائي للبيانات المحاسبية ، وتشمل أربعة قوائم هي :
الميزانية : التي تعكس الموقف المالي للمنشأة في نهاية الفترة .
قائمة الدخل : التي تقيس نتائج العمليات خلال الفترة .
قائمة التدفقات النقدية التي توضح التدفقات الناتجة عن والمستخدمة في أنشطة التشغيل والتمويل والإستثمار خلال الفترة .
قائمة الأرباح المحتجزة :التي تقوم بعمل تسوية بين رصيد حساب الأرباح المحتجزة في بداية ونهاية الفترة المحاسبية .
قيود الإقفال Closing Entries
وهي العملية الرسمية التي يتم على أثرها تخفيض أرصدة كل الحسابات الاسمية إلى الصفر وتحديد صافي الربح أو الخسارة وترحيله لحساب حق الملكية ، وقد يطلق عليها أيضا ( إقفال الأستاذ ) أو ( إقفال الدفاتر ) أو ( الإقفال ) فقط .
المرجع....
كسيو المحاسبة المتوسطة – الجزء الأول
