يستفيد مستقبل المحاسبة من تعطيل التكنولوجيا للتقليل من زيارة المواقع والانتقال إلى الواقع. اليوم ، أصبحت رسوم مراجعة الحسابات تنافسية وسلعية بشكل متزايد. ومع ذلك، فمع الإبتكارات في التكنولوجيا مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، يمكن للمحترفين الآن أتمتة العمليات كما لم يحدث من قبل من خلال التمييز بين عروض الخدمة الخاصة بك.
وإذا بدا ذلك مخيفاً، فهناك خطوات يمكنك اتخاذها للإنتقال إلى عملية مؤتمتة بالكامل مسلسلة وفعالة من حيث التكلفة مع مرور الوقت.
فوائد برنامج السحابة:
ووجد تقرير من McAfee عملاق الأمن الإلكتروني أن 97 في المئة من المنظمات تستخدم البرمجيات القائمة على السحابة في بعض السعة. تشير هذه الإحصائية إلى أنك ربما تستخدم السحابة فعلاً، حتى إذا لم تكن تعرف ما هو عليه. والسؤال إذن ، هو ما إذا كنت تستفيد إستفادة كاملة منه. يمكن الوصول إلى البيانات المستندة إلى مجموعة النظراء من أي جهاز وتسمح بتعاون أسهل بين أعضاء الفريق وتواصل أفضل مع العملاء.
لقد حان الوقت للعملاء لتوقع مستوى مختلف من الاستجابة، لذلك من المهم أن تثبت أنك تستخدم أحدث التقنيات. في كثير من الأحيان أجد أن برنامج السحابة مضطرب و فوضوي مع برنامج سطح المكتب الذي يتم إضافته. حيث يوجد اختلاف.
برنامج السحابة مكتوب في السحابة؛ إنه ليس منتجًا مكتبيًا مستضافًا على الإنترنت. على الرغم من أنك تقوم بالوصول إليه عبر السحابة، فإنك ستفقد مزايا برنامج السحابة الحقيقي مع أحدث التطورات التكنولوجية مثل الذكاء الاصطناعي، والتعلم الآلي، والاستفادة الكاملة من تطبيقات الطرف الثالث التي ستتكامل مع نظام دفتر الأستاذ العام الخاص بك لأتمتة عمليات ثقيلة للبيانات.
أتمته سير العمل
هناك عدد لا يحصى من المناطق في سير العمل حيث يتم تسجيل المعاملات. يمكن أن يكون نظام نقطة البيع، يمكن أن يكون موظف يسجل في التحول، يمكن أن يكون حسابات الدفع، تقرير المصروفات، أو أوراق العمل الخاصة بك.
بينما تقوم بأتمتة كل مهمة، فإنها تسمح لك بإنشاء عملية جديدة لأتمتة مهمة أخرى عن بعد، بدلاً من أن تكون في موقع العميل فعليًا. يمكن أن يؤدي أتمتة عملية واحدة في كل مرة إلى توفير ساعات كل شهر لأنها تلغي الحاجة إلى إدخال المعلومات يدويًا أو التلاعب بها، أو طلب المستندات.
إذا كنت قادرًا على الإحتفاظ بالبيانات في مكان مركزي، والمقيمين في البرنامج المستخدم، يجب أن تكون غالبية المعلومات الاحتياطية التي تحتاجها لتدقيق العميل متاحة لك.
تشرح ستيفاني ويل، الرئيس التنفيذي لشركة Accounteam في فوربس: "إن وجود آلات للقيام بكل هذه المهام المملة والمتكررة قد يبدو مخيفاً بالنسبة للعديد من المحاسبين، لأنها أيضاً تستغرق وقتاً طويلاً وبالتالي مربحة للغاية". وكتبت قائلة: "ومع ذلك، إذا كان نظام الذكاء الاصطناعي متقنًا بشكل جيد، فإنه يمكنه القضاء على الأخطاء المحاسبية التي يصعب العثور عليها، وبالتالي تقليل مسؤوليتنا والسماح لنا بالانتقال إلى دور استشاري أكثر".
أخذ الخطوة الأولى
عند التفكير في الطريق إلى أتمته سير العمل، من الحكمة التفكير في عملية واحدة مشتركة في كل مرة. أنت تخاطر بإفراط في تعقيد سير عملك وتثير غضب موظفيك من خلال محاولة أتمتة كل شيء في وقت واحد. جرّب إجراء العملية اليدوية الأكثر تعقيدًا والتي ستمنحك أكبر عائد استثمار وتحريكه إلى نظام افتراضي أولاً.
على سبيل المثال، إذا كان أتمتة عملية التأكيد توفر لك معظم الوقت كل شهر، فيمكنك استخدام أداة مثل Confirmation.com للمضي قدمًا وتوصيلها بدفتر الأستاذ العام، بدلاً من إرسال الورق. بالإضافة إلى ذلك ، قد تجد أن القيادة أو السفر إلى العملاء يهدر الوقت عندما تتمكن من القيام بمعظم العمل بشكل فعلي وتكون قادراً على الوصول إلى المزيد من العملاء في يوم واحد. للتأكد من الحفاظ على اتصال بشري، فإن استخدام تقنيات الدردشة المرئية مثل Zoom أو Google Hangouts أو WebEx يعد بديلاً رائعًا للانتقال فعليًا إلى موقع العميل. هذا لا يزال يوفر لمسة شخصية حتى لو لم تكن في المكتب مادياً. تعمل الطائرات بدون طيار على تغيير طريقة تقييم المخزون وقد تبين أنها أكثر دقة من الشخص الذي يقوم بعملية الجرد المادي.
قم بتحديد المكان الذي تريد أن تبدأ فيه بتخطيط كل جزء من العمليات التجارية القياسية وتحديد مجال أو منطقتين للبدء بهما هذا العام. أثناء إختبارها والبدء في تنفيذها في العمليات القياسية، يمكنك تعيين المنطقة التالية أو المجالين التاليين اللذين ترغب في مهاجمتهما بعد ذلك.
تعزيز الكفاءة وتوفير الوقت
اختر التدقيق المستمر، على سبيل المثال. يمكن أن تساعد أتمتة المدققين على استخدام التكنولوجيا للتحقق من صحة البيانات أثناء حدوثها في الوقت الفعلي من خلال إجراء التدقيق المستمر، ومن خلال توليد العينات تلقائيًا على مدار العام وتحديث أوراق العمل. يصبح تدفق البيانات على مدار السنة مستمرًا، وله فوائد كبيرة لتوفير الوقت والربحية من خلال تقليل تلك المهام غير ذات القيمة المضافة أثناء وقت الأزمة.
يعيد التدقيق المستمر تخطيط سير العمل ويمكنه تحديد الإتجاهات أو البيانات المفقودة قبل تدقيق نهاية السنة. يعمل التدقيق المستمر على توزيع العمل بالتساوي على مدار العام وزيادة الدقة، فضلاً عن تبسيط عبء العمل لموظفي شركتك.
يمتلك المدققون مزيدًا من الوقت لتقديم الآراء والتعليقات القيّمة على مدار العام والتي تميز التدقيق الخاص بك عن منافسيك. نظرًا لتوسيع نطاق البيانات القابلة للبحث إلى مصادر أخرى مثل العقود ورسائل البريد الإلكتروني، مما يؤدي إلى إنشاء صورة أوسع لنشاط العميل، يمكنك التقاط المشكلات عند ظهورها، قبل فوات الأوان.
الأثر البشري
بإعتماد سير عمل مؤتمت بشكل متزايد، يمكنك الاطلاع بدور استشاري أكثر مع العملاء وتكريس المزيد من الوقت لثقافة فريقك.
في كثير من الأحيان، كمدققين، يكون فريقك في الميدان، تحت رحمة الثقافة المؤسسية التي يخطونها. بدلاً من ذلك، إذا تمكنت من الحفاظ على مزيد من الموظفين، فيمكن إنشاء علاقات أفضل داخليًا حيث سيكون بمقدور موظفيك قضاء مزيد من الوقت معًا.
إذا كان بإمكانك إنشاء بيئة التعاون والعمل الجماعي، فقد تجد أنك قادر على الحفاظ على الموظفين لفترة أطول وتوفير شعور أكبر بالسعادة في العمل الذي يقومون به.
إذا كان مستقبل مراجعة الحسابات يتحرك فعليًا، فمن الأهمية بمكان أن تبدأ الشركات في بناء ثقافة تعزز التواصل والتعاون وقنوات الاتصال الافتراضية نتيجة لذلك.
يتعاون قادة الفريق بشكل جيد مع أعضاء فريقهم وعملائهم. إنهم يفهمون ما يحتاجون إليه، ونقاط قوتهم وضعفهم وتحدياتهم، لأنهم يوجدون الوقت ليتمكنوا باستمرار من تسجيل الدخول والتواصل مع كل عضو في الفريق. عندما تقوم بتطبيق التكنولوجيا، تأكد من التفكير في الجانب الإنساني للتنفيذ، وكذلك إيجاد بيئة عمل إيجابية للمستقبل.
نظرًا لأن التشغيل التلقائي يُعزِز الكفاءة ويُوفِر الوقت ويُغيِر عمليات تدفق العمل، يمكن لشركتك التركيز على إضافة أكبر قيمة إلى عملائك وإلى بعضهم البعض.
هذه المقالة جزء من سلسلة عرضية تستكشف المشهد المتطور لمراجعة الحسابات ومهنة التدقيق. تشمل الأقساط الأخرى:
"تتطلع إلى الأمام في وقت من التغير السريع ،" من قبل سوزان كوفي من AICPA
"الأهمية الدائمة للشكوك المهنية" ، بقلم سارة لورد من RSM الولايات المتحدة
"الحوار مع الأكاديميين والطلاب أمر بالغ الأهمية" ، من إعداد سيندي فورنيلي من مركز مراجعة الجودة
"أين تذهب مهنة المراجعة؟" من قبل ميرفين كنغ من IRC
