كل يوم تقضي أنت وعملائك الكثير من الوقت في مهام شاقة مثل الطباعة أو الفاكس أو البريد أو النسخ أو حتى مجرد العثور على المستندات ذات الصلة. يمكن أن يستغرق هذا، في المتوسط، ما يصل إلى تسع ساعات أسبوعيًا لكل موظف. قد يستغرق الشخص المحترف ما يصل إلى 18 دقيقة للعثور على مستند يدويًا ويمكن أن يقضي ما يقرب من نصف أيام العمل في محاولة العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم. كل هذا الوقت يمكن أن يعادل ما يصل إلى 468 ساعة في السنة.
عند إخراج الورق من المعادلة، يتحسن سير عمل شركتك تلقائيًا. يصبح التعاون بين أعضاء الفريق والعملاء أكثر بساطة، والمعلومات في متناول يدك بغض النظر عن مكان وجودك. عندما تكون قادرًا على العمل بشكل أكثر فاعلية، فمن المحتمل أن يلاحظ العملاء الاختلاف في سرعة الخدمة المقدمة.
يحتل "الوصول إلى الأدوات والمستندات التي تتيح أداء وظيفيًا جيدًا" المرتبة الثانية في قائمة أفضل خمس عمليات معطلة، وفقًا لمسح في الدليل النهائي للعمليات الأمريكية الأكثر تعطلاً من Nintex. لهذا السبب قد يكون لديك أو لشركتك هامش كبير من التحسن. وجد الاستطلاع أن 43٪ من المستجيبين أبلغوا عن مشاكل في طلبات الموافقة على المستندات ومشاركة المستندات، وقال ما يزيد قليلاً عن 30٪ إنهم يواجهون صعوبة في إدارة إصدارات مختلفة من المستندات.
وجدت دراسة استقصائية أخرى حديثة أجرتها شركة McKinsey & Company أن 40٪ من المستجيبين سيحتاجون إما إلى إعادة تدريبهم بشكل أساسي لمواجهة تحديات وظائفهم أو استبدالهم لتعويض فجوة المهارات في مؤسساتهم ". ومع ذلك، فإن 15٪ فقط من المستجيبين يخططون لمعالجة هذه القضية في غضون العامين المقبلين. ووجدوا أيضًا أن المؤسسات التي لا تستخدم التكنولوجيا لسير عمل أعمالها تواجه صعوبة أكبر في العثور على المواهب. أفاد حوالي 42٪ في تلك المجموعة بأنهم "عالقون في الوضع الراهن لأنه من الصعب الحصول على المواهب التي يحتاجون إليها".
علاوة على ذلك، تعتبر إدارة المستندات حساسة بشكل خاص في صناعة المحاسبة، حيث أن الوثائق أساسية للمهنة.
تحسين سير العمل من خلال عدم استخدام الورق
يستخدم العامل العادي 10000 ورقة سنويًا، وهو ما يشكل حوالي 70٪ من إجمالي نفايات الشركة. يعد الورق أيضًا أحد أكبر تكاليف الأعمال حيث يتم إنفاق حوالي 120 مليون دولار على المستندات المطبوعة كل عام -فقط على الورق. عند الانتقال إلى مكتب بلا أوراق، تتم إزالة نسبة كبيرة من هذه النفقات وكمكافأة إضافية، يصبح من السهل جدًا تتبع المستندات المهمة.
بعد اتخاذ قرار عدم استخدام الورق، فإن الانتقال إلى السحابة هو الخطوة التالية، والتي يمكن أن تنطوي على تحديات غير متوقعة مثل المستندات التي تم تحميلها غير قابلة للقراءة. ما هو أفضل من مشاركة المستندات الممسوحة ضوئيًا مع العملاء هو مشاركة ملفات PDF القابلة للتعبئة حتى يتمكنوا من ملء المعلومات والتوقيع مباشرة من أجهزتهم -دون طباعة.
يعد اتباع الخطوات الثلاث التالية طريقة جيدة حقًا لبدء بيئة عمل خالية من الورق:
استثمر في برنامج قائم على السحابة. سوف تسمح لك تقنية السحابة ببناء عملية إدارة مستندات فعالة. يوفر القدرة على الوصول إلى الملفات عن بُعد للعمل من أي مكان وفي أي وقت بجدول زمني أكثر مرونة.
قم بمسح وتحميل المستندات الأساسية الخاصة بك. تعد رقمنة مستنداتك جهدًا ضروريًا مقدمًا، ولكنها ستحقق تحسنًا واضحًا على المدى الطويل.
مزق المستندات القديمة. بمجرد أن تصبح الأوراق في السحابة ويمكن الوصول إليها بسهولة عبر الإنترنت، فلا داعي للاحتفاظ بنسخة ورقية. للبقاء منظمًا، تأكد من تمزيق النسخ التي لم تعد بحاجة إليها.
التعرف على أهمية الاحتياطات الأمنية
في كل أسبوع، تبلغ خمس إلى سبع شركات محاسبة في المتوسط عن خرق أمني. لطالما كان الحفاظ على أمان بيانات العميل أولوية قصوى لشركة محاسبة، وهذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تنتقل إلى نظام إدارة المستندات الرقمية. ومع ذلك، حتى الشركات التي لا تزال تستخدم الورق يجب أن تأخذ الأمن على محمل الجد. يمكن أن ينتهي الأمر بالنسخ المطبوعة بسهولة في الأيدي الخطأ بسبب خطأ بريء.
كما ذكر أعلاه، كن حذرًا مع النسخ الورقية وإخراج النسخ الورقية الحساسة من المستندات التي تم تحميلها. إنها لفكرة رائعة أن تبحث عن توظيف متخصصين وخبراء في تكنولوجيا المعلومات لإبقائك على اطلاع بأحدث اتجاهات التكنولوجيا والحفاظ على شركتك في مأمن من الهجمات الإلكترونية وخروقات الأمان. إذا كانت الميزانيات ضيقة، يمكنك ربما الاستعانة بمتعهد للمساعدة.
يمكنك أيضًا إنشاء عملية أمان المستند مع فريقك. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لمساعدتك على البدء:
تقييد الوصول إلى المستندات للأفراد المصرح لهم فقط. تأكد من التحقق بانتظام ممن لديه حق الوصول إلى المستندات، خاصةً لبيانات العميل الحساسة.
غيّر كلمات المرور كثيرًا ولا تستخدم نفس كلمة المرور في كل شيء. تأكد من عدم استخدام كلمة مرور شخصية أبدًا لحماية البيانات المهنية.
تحديث كلمات المرور والوصول بعد مغادرة الموظفين أو تقاعدهم. لا تترك أبدًا كلمات المرور مكتوبة على أوراق حول المكتب -بدلاً من ذلك، فكر في الاستثمار في برنامج إدارة كلمات المرور الذي سيساعد في الاحتفاظ بالمعلومات المهمة في أيدي الشركة ويسهل تحديد موقعها.
قم بعمل نسخة احتياطية من مستنداتك بانتظام. سيضمن ذلك عدم فقد النسخ المحدثة من المستندات المهمة ولن يتم حذف ملفاتك في حالة فقد الجهاز. ستكون متاحة في السحابة ولن يتم تخزينها فقط على جهاز كمبيوتر محمول أو هاتف معين.
استخدم شبكة افتراضية خاصة. عند استخدام شبكة لاسلكية غير معتادة، يمكن أن يكون استخدام VPN طريقة رائعة لتشفير بياناتك والحفاظ عليها آمنة.
ابحث في برنامج أمان نقطة النهاية. توفر حماية نقطة النهاية الأمان عند نقطة دخول جميع الأجهزة الثابتة مثل أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة والأجهزة المحمولة. يمكنه تنبيه الشركات إذا تمت مشاركة مستند في الخارج وإيقاف الهجمات الإلكترونية الخارجية والمزيد.
بصفتك شركة محاسبة، يجب أن يكون العثور على نظام إدارة المستندات الذي يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك أولوية لأنه سيشكل كيفية إدارة شركتك بالكامل. من خلال الاستثمار في الأدوات المناسبة، سيكون عائد الاستثمار واضحًا.
يعد استيعاب الكثير من المعلومات مشكلة لا تنتهي بالنسبة لشركات المحاسبة من مواكبة التدفق المستمر لبيانات العملاء والامتثال والاتجاهات التنظيمية، فضلاً عن الاتجاهات الناشئة في التكنولوجيا والابتكارات الأخرى
ربما تفكر في شراء برنامج محاسبة لأول مرة او تفكر في تبديل البرنامج الذي تستخدمه حالياَ في مرحلة ما، قد تتساءل عن كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب هناك العديد من الخيارات المتاحة امامك ولكن قد تشعر انك لا تعلم اي منها المناسب لك.
سجل الدخول لتتمكن من التعليق
في المحاسبين العرب، نتجاوز الأرقام لتقديم آخر الأخبار والتحليلات والمواد العلمية وفرص العمل للمحاسبين في الوطن العربي، وتعزيز مجتمع مستنير ومشارك في قطاع المحاسبة والمراجعة والضرائب.
