المهارات الشخصية مثل الاتصال الفعال والإقناع والتعاون والتفكير النقدي هي كفاءات أساسية للمدققين الداخليين. مسلحين بهذه الكفاءات، يمكن للمدققين الداخليين الاستجابة بشكل أفضل لمتطلبات المهنة، وتعزيز العلاقات التجارية، والمساهمة في فعالية مشاركة التدقيق. في حين أن المهارات الشخصية مطلوبة دائمًا، إلا أنها قد تكون أكثر أهمية في أوقات عدم اليقين والتغيير. في الواقع، أبرزت جائحة كوفيد -19 أهمية المهارات الشخصية ولماذا يجب على المدققين الداخليين استخدامها لتعزيز دورهم كمستشارين موثوق بهم في المؤسسات.
في جميع أنحاء العالم، كان على المدققين الداخليين التكيف مع بيئة الأعمال الصعبة بشكل متزايد، حيث أثر الوباء العالمي بشكل كبير على الطريقة التي يؤدون بها واجباتهم. على وجه الخصوص، غيّر التدقيق عن بُعد ديناميكيات مشاركة التدقيق الداخلي لأنه يحد من الاتصال المباشر والملاحظات المادية. ونتيجة لذلك، أصبح التعاون والتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة في التدقيق أكثر تعقيدًا، مما يتطلب المرونة والعمل الجماعي والتعاطف من جانب المدققين الداخليين.
مع استمرار الوباء، ستكون المرونة التشغيلية، والابتكار التكنولوجي، و (في بعض الحالات) العمليات المستمرة عن بُعد ضرورية للبقاء، مما يتطلب من المتخصصين التكيف. سوف يتطلب مهارات معززة وتفكيرًا استراتيجيًا.
تدقيق مع التعاطف
قد يُظهر عملاء التدقيق مستويات أعلى من التوتر والقلق والإحباط بسبب فقدان الموظفين الرئيسيين وانقطاع الأعمال وتأثير إغلاق الحدود أثناء الوباء. عانى العديد من الزملاء أيضًا من درجات متفاوتة من الصدمة والخسارة، سواء في مكان العمل أو في حياتهم الشخصية. يجب أن يفهم المدققون الداخليون أن العملاء قد يشعرون أن هذا هو أسوأ وقت ممكن للتدقيق. عند إجراء تدقيق أو مراجعة استشارية، يجب على المدققين الداخليين طمأنة عملاء التدقيق بأنهم سيبذلون كل جهد معقول لعدم مقاطعة العمليات من خلال العمل على تقليل متطلبات مشاركة أصحاب المصلحة. يجب أن يؤكد المدققون الداخليون أنهم موجودون كشبكة أمان أثناء الأزمة، وأن دورهم هو إضافة قيمة بدلاً من تحديد الأخطاء أو اكتشاف الأخطاء. يجب على المدققين الداخليين أداء عملهم بتعاطف والنظر في الوضع الحالي لعميل التدقيق.
التواصل بشكل فعال أثناء الأزمات
في أوقات عدم اليقين، يجب أن يكون الاتصال بسيطًا وموجزًا ومستمرًا وفي الوقت المناسب. يعزز هذا التوافق مع الأعمال وبيئة التشغيل المتغيرة، ويسمح لأصحاب المصلحة في التدقيق باتخاذ قرارات في الوقت المناسب وإدخال تحسينات على أعمالهم. علاوة على ذلك، فإن طلب التعليقات المنتظمة من جميع أصحاب المصلحة، وخاصة البعيدين منهم، أمر ضروري لتخفيف توترهم ومعالجة مخاوفهم أثناء الأزمة.
لتقديم رسالة مقنعة، من المهم أيضًا ضبط أسلوب الاتصال بناءً على الخلفية الثقافية للعميل. يمكن فهم حالات عدم اليقين الناتجة عن الأزمة بشكل مختلف عبر السياقات والثقافات. على سبيل المثال، قد يظهر الأفراد الذين يشعرون بالتهديد من قبل المجهول مرونة أقل لإجراء تغييرات عند مواجهة مواقف غير متوقعة بسبب خلفيتهم الثقافية وقيمهم الاجتماعية المتأصلة.
لا يتعلق الأمر غالبًا بما يقوله عميل التدقيق؛ إنه يتعلق بما لا يقال. يمكن أن يساعد الاستماع إلى نبرة العميل وسرعة تحدث المدققين على استخراج المعلومات الهامة، على سبيل المثال.
يعتمد الإقناع الفعال على قدرة المدقق الداخلي على إيصال رسالة مقنعة وموجزة، مدعومة بحقائق التدقيق. يجب على الممارسين استخدام الإقناع لتقديم قضايا المراجعة على أنها فرص للتحسين وكفاءة تشغيلية أفضل، وليس كخطأ. يمكن أيضًا استخدام مهارات الإقناع لسد الفجوات وتحقيق الإجماع بين المدققين الداخليين والعملاء.
يجب أن تتنوع طرق وخطوط الاتصال لتعزيز المرونة والفعالية في التدقيق. على سبيل المثال، قد تحتاج فرق التدقيق إلى استبدال الاجتماعات وجهًا لوجه بالبريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو إذا كان الموظف بعيدًا. ومع ذلك، عندما يكون الاتصال وجهاً لوجه محدودًا، فقد يؤثر على ديناميكية ارتباطات التدقيق. وذلك لأن المدققين الداخليين قد يفوتون الإشارات غير اللفظية المهمة التي قد يلاحظونها في الاجتماع وجهًا لوجه.
ابق على اتصال وتعاون بشكل هادف
أثناء الأزمات، قد يبدو التعاون أكثر صعوبة لأن عملاء التدقيق قلقون بشأن نتائج تقرير التدقيق والتكاليف ووظائفهم والأعمال التجارية -كل ذلك بينما يكافحون لمواكبة العديد من الأولويات الأخرى. يحتاج المدققون الداخليون إلى بذل جهد أكبر للتعامل مع أصحاب المصلحة في التدقيق، والاستمرار في تطوير علاقات قوية مع العملاء حول الثقة والمصداقية والكفاءة والشفافية. يعد الإقناع أمرًا بالغ الأهمية للتواصل الفعال، لا سيما عندما يتفاوض المدققون على توصيات لتحسين الإدارة، ولكن قد لا يكون الإقناع ممكنًا بدون الثقة.
نظرًا لوجود حاجة متزايدة أثناء الأزمة لتزويد الإدارة بمراجعات تدقيق تشغيلية وتنظيمية ومتعلقة بتعزيز الأداء للمساعدة في صنع القرار والحوكمة، يجب أن يتعاون التدقيق الداخلي مع الإدارة لتحديد الثغرات في الضوابط. يجب أن يقدم المدققون الداخليون باستمرار تأكيدات ومشورة مستقلة بشأن العمليات وفعالية مراقبة المخاطر أثناء الأزمة وبعدها. هناك طريقة أخرى للتعاون وهي تقديم إحصاءات مرجعية وتحليلات مقارنة لقادة الأعمال لتعزيز الثقة في صنع القرار أثناء الأزمة.
تتطلب الأوقات العصيبة المرونة والعمل الجماعي. مع وجود العديد من العمليات والأنظمة في حالة تغير مستمر، لن يكون من المنطقي دائمًا الالتزام بخطط وجداول التدقيق التي تم تطويرها قبل أشهر. ولن يكون من المنطقي دائمًا استخدام تقنيات التدقيق التقليدية التي تبحث عن أخطاء في المعاملات السابقة.
بدلاً من ذلك، يجب على المدققين الداخليين أن يتراجعوا ويعيدوا تقييم تركيزهم في التدقيق ومدى صلته بالأزمة. يجب عليهم تقييم الأولويات وتقديم عمليات تدقيق أقصر وأكثر تعاونًا لتمكين الإجراءات التصحيحية السريعة، مع التركيز على ما هو ضروري لبقاء المنظمة. على سبيل المثال، يجب أن يكون الامتثال للمتطلبات الحكومية والتنظيمية أولوية قصوى.
يعتمد التعاون الناجح على قدرة التدقيق الداخلي على فهم التحديات والاحتياجات على مستوى المؤسسة. يجب أن يكون التعاون ذا صلة لإضافة قيمة حقيقية لأصحاب المصلحة في التدقيق -لذلك، يجب أن يقوم التدقيق الداخلي بتقييم أولويات المؤسسة وتحديد أهم مخاطرها.
تعزيز التفكير النقدي
التفكير النقدي ضروري لتحديد أهم المخاطر التي تهدد المنظمة ولإيجاد الفرص للحفاظ على الحوكمة الفعالة أثناء الأزمة. يتضمن ذلك تقييم الموقف من زوايا مختلفة والتشكيك في الافتراضات التي قد تبدو طبيعية. تتطلب التغييرات في بيئة الأعمال والعمليات واللوائح والاقتصاد أن يستخدم المدققون الداخليون عقلية فضولية، ويتحدون جميع أنواع المعلومات الجديدة، بينما لا يأخذون الأشياء في ظاهرها.
المدققون الداخليون الذين يظهرون مهارات ممتازة في التفكير النقدي سيكون لديهم إحساس بالهدف واهتمام حقيقي بطرح أسئلة "لماذا" للبحث باستمرار عن المعرفة. قد يكون لديهم أيضًا القدرة على تحليل مشاعر الناس، مما يمكنهم من طرح الأسئلة المناسبة وقراءة لغة الجسد والإشارات غير اللفظية الأخرى. في الواقع، الحدة العاطفية للمدققين الداخليين لا تقدر بثمن خلال عملية التدقيق؛ إذا لم يستطع الممارسون فهم مشاعر عملاء التدقيق، فلن يتمكنوا من إيصال وجهة نظرهم.
يساهم التفكير النقدي الجيد في فعالية مشاركة التدقيق، جنبًا إلى جنب مع الثقة والشجاعة والقدرة على توضيح المعلومات -أثناء النظر إلى المواقف بطريقة غير منحازة لتجنب وضع افتراضات أو تشويه الحقائق. تساعد هذه العقلية المدققين على تجنب النتائج أو الإجراءات الميكانيكية أو الرجعية أو التي لا معنى لها.
تعلم من الوباء
هناك العديد من الدروس التي يمكن لأخصائيي التدقيق الداخلي تعلمها من الوباء للمضي قدمًا كمستشارين موثوق بهم داخل مؤسساتهم. تتطلب أوقات عدم اليقين الشعور بالإلحاح والتركيز على تطوير كفاءات ومهارات التدقيق. يمكن أن توفر مناهج العمل الجديدة دعمًا مفيدًا لعملاء التدقيق والإدارة وأعضاء مجلس الإدارة ولجان التدقيق -وفي النهاية، تساعد المدققين الداخليين على البقاء على صلة أثناء الأزمة.
في الأوقات الصعبة، يعني كونك مستشارًا موثوقًا أكثر من مجرد إعطاء رأي للإدارة -فهذا يعني تحديد التحديات التي تواجه المؤسسات، وتوفير التعاون الفعال والمساعدة، وضمان الامتثال، ومراقبة التعرض للمخاطر. كما يعني أنه يجب على المدققين الداخليين استخدام المهارات الشخصية لكسب الثقة، وتقديم الطمأنينة، والتواصل بشكل متكرر وفعال، والقراءة بين السطور.
تأتي أفضل النتائج من المفكرين النقديين الذين يمكنهم تقديم كل من الأطياف الفنية والعاطفية -حيث يشكل التحليل أساس عملية التفكير، ومع ذلك فإن النداء المقنع يساعد في توصيل الرسالة بنجاح.
