آداب البريد الإلكتروني

فيما يلي قائمة بنصائح آداب البريد الإلكتروني التي يجب أن تمارسها يوميًا:

1. تذكر أنه لا يوجد شيء "سري" حقًا في رسالة بريد إلكتروني

من المحتمل أنه إذا تمت إعادة توجيه بعض رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها إلى أطراف غير مقصودة، فقد يتسبب ذلك في مشاكل كبيرة مع العملاء أو الشركة أو أعضاء الفريق. يجب إبقاء المناقشة الداخلية حول أوراق العمل أو المواقف الفنية التي يقترح العملاء اتخاذها بعيدًا عن رسائل البريد الإلكتروني لأن هذه معلومات حساسة للوقت والتي من المرجح أن تتغير عند الانتهاء من المشاركة. غالبًا ما يمكن قراءة هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني وتفسيرها بشكل مختلف عما كان مقصودًا في الأصل، ومن ثم يمكن استخدامها بالعكس في حالة حدوث تعارض في المستقبل.

يمكن استرداد البريد الإلكتروني حتى بعد حذفه من صندوق الوارد الخاص بك، ويمكن أن تبقى رسائل البريد الإلكتروني على خوادم العملاء أو على محركات الأقراص الصلبة لشركاء الأعمال لسنوات، لذا يرجى توخي الحذر بشأن المحتوى. استخدم الهاتف إذا كنت تريد مشاركة معلومات شديدة السرية أو حساسة.

2. لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عندما تكون غاضبًا

لدينا جميعًا تلك الأوقات التي نشعر فيها بالحماس أو الغضب من شخص ما ونريد إخباره بمشاعرنا عبر البريد الإلكتروني. أعترف أحيانًا أنك بحاجة إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي اغضبتك لتعود الامور الي نصابها. لذلك فإن أفضل عملية هي دائمًا كتابة الرد ثم الابتعاد عن البريد الوارد وإعادة قراءته في الصباح مرة اخري قبل ارساله.

3. كن حذرا مع الفكاهة والاسلوب

يمكن أن تضيع الفكاهة بسهولة في الترجمة بدون النبرة الصحيحة أو تعبيرات الوجه. الشيء الذي تعتقد أنه مضحك قد لا يكون مضحكا لشخص آخر.

4. فكر مرتين قبل أن ترسل الرد للكل (reply all)

لا أحد يريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني من 20 شخصًا لا علاقة له بهم. قد يكون تجاهل رسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا، حيث يتلقى العديد من الأشخاص إشعارات بالرسائل الجديدة على هواتفهم الذكية أو يشتت انتباههم الرسائل على شاشات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. امتنع عن الرد علي الكل إلا إذا كنت تعتقد حقًا أن كل شخص في القائمة بحاجة إلى تلقي البريد الإلكتروني.

5. قم بتضمين سطر موضوع (subject) واضح ومباشر

تتضمن أمثلة سطر الموضوع الجيد "تم تغيير تاريخ الاجتماع"، "سؤال سريع حول إقرارك الضريبي"، أو "اقتراحات" غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على الموضوع.

6. قم بتضمين توقيع لك ذات علامة تجارية

تضمين توقيع بريدك الإلكتروني بشكل صحيح، هو تضمين معلومات وإرشادات مهمة حول الترويج لعلامتك التجارية الشخصية. (يجب أن يتكيف هذا مع شركتك.)

7. الرد على بريد إلكتروني لم يكن مخصصًا لك

عندما يتم إرسال بريد إلكتروني إليك عن طريق الخطأ، تذكر أن المرسل يتوقع ردًا من المستلم المقصود. ما عليك سوى الرد بشيء مثل: "أعلم أنك مشغول جدًا، لكن لا أعتقد أنك قصدت إرسال هذه الرسالة الإلكترونية إلي. كان علي إخبارك حتى تتمكن من إرسالها إلى الشخص الصحيح ".

8. تدقيق كل رسالة

لن تمر أخطائك دون أن يلاحظها أحد من قبل مستلمي بريدك الإلكتروني. استخدم التدقيق الإملائي كثيرًا، وأعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني المهمة عدة مرات، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ، قبل إرسالها. سوف يمنعك ذلك من ارتكاب أخطاء فادحة.

9. أضف عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا

من المؤكد أنك لا تريد إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ قبل أن تنتهي من كتابة الرسالة وتدقيقها.

10. تحقق جيدًا من تحديد المستلم الصحيح والرسالة الصحيحة

هذا ينطبق بشكل خاص عند الرد من هاتفك. قد تقوم بتضمين الشركة بأكملها في رد مخصص لشخص واحد. قد تكون أيضًا تعيد توجيه بريد إلكتروني لم تكن تقصد مشاركته دون قصد.

11. تحقق جيدًا من مرفقك قبل الإرسال

افتحه للتأكد من إرفاق الملف الصحيح أو الإصدار الصحيح. قد توفر لك الثواني القليلة الإضافية الإحراج أو من إرسال شيء لا يجب أن يكون لديك.

12. في بعض الأحيان يكون من الأسهل بكثير الاتصال بدلاً من كتابة بريد إلكتروني

فكر في الاتصال قبل الرد على بعض رسائلك الإلكترونية، لأن الاتصال ينشئ تواصلا شخصيًا لا يستطيع البريد الإلكتروني القيام به.