ما يمكن للجان المراجعة القيام به لمنع الاحتيال المحاسبي في أوقات غير مؤكدة كزمن كورونا ^مميز

تتسبب COVID-19 في خسائر فادحة سواء في الصحة والسلامة أو الاقتصادات. في مثل هذه الظروف المقلقة، تحتاج الشركات العمل على جبهات متعددة مثل دعم الموظفين، والحفاظ على العمليات التجارية، والحفاظ على السيولة، وإجراء تعديلات على استراتيجية الشركة قصيرة وطويلة الأجل. لسوء الحظ، يمكن أن تصبح مثل هذه الظروف الفوضوية أرضًا خصبة لقلق آخر وهو الاحتيال.

نحدد ادناه بعض ثغرات القوائم المالية التي يجب ان تبحث عنها لجان المراجعة وشرح ما يمكن أن تفعله لجان المراجعة لتجنبها. حيث في هذه الأزمة "يحتاج المستثمرون وغيرهم من أصحاب المصلحة إلى معلومات مالية عالية الجودة أكثر من أي وقت مضى، ولجان المراجعة تلعب دورًا حاسمًا في تقديم تلك المعلومات.

تأثير كرة الثلج

تعمل الغالبية العظمى من الشركات بنزاهة عالية.  ولكن حتى الشركات السليمة يمكن أن تواجه حالة عرضية.  تاريخيا، بدأت العديد من مخططات المحاسبة والإفصاح مع طرائق محاسبية صغيرة نسبيا، والتي كبرت وأصبحت انهيار في التقارير المالية.

لمنع هذه الكرات الثلجية من التشكل، يجب على لجان المراجعة أن تركز أكثر على بعض بنود التقارير المالية. في سياق استكمال عمليات المراجعة السنوية والمراجعات ربع السنوية، يجوز للمدققين التواصل مع لجنة التدقيق عن الأخطاء الموجودة مثل تجنب التعديلات المحاسبية. ينبغي أن تجري لجنة المراجعة حوارًا قويًا مع كل من الإدارة والمراجع الخارجي حول طبيعة هذه التعديلات، بما في ذلك سبب اعتبار التعديلات غير جوهرية، من حيث الكم والنوع.

وبالمثل، يجوز للإدارة أو المراجع الخارجي إبلاغ لجنة المراجعة بالمسائل المتعلقة ببعض السياسات والممارسات المحاسبية والتقديرات والمعاملات غير المعتادة الهامة. يجب أن تهتم لجان المراجعة بشكل خاص بجوهر هذه المراسلات، مع أخذ الوقت الكافي لفهم التفسير والأساس المنطقي لكل بند. يجب أن تستخدم لجان المراجعة تفاعلاتها مع المراجعين الخارجيين لطرح أسئلة محددة حول المجالات المحتملة للاحتيال: ما هي التعديلات المادية التي تم إجراؤها على اتفاقيات وترتيبات الشركات في هذه البيئة؟ هل تتعرض الأصول للاضمحلال بشكل صحيح؟ هل أثر العمل عن بُعد سلبًا على مراجعة المدقق أو وصوله إلى المعلومات؟ هل تم تحديث عمليات الافصاح عن عوامل الخطر لتعكس المخاطر المتعلقة بـ COVID-19؟

الرقابة الداخلية

قد تعطل الأزمة أيضًا الرقابة الداخلية للشركة على التقارير المالية وقدرة المدقق على الاعتماد على تلك الضوابط في المراجعة. قد تحتاج الشركات إلى استبدال أو تعديل الضوابط الحالية مؤقتًا بسبب التغييرات المتعلقة بـ Covid-19 في العمليات التجارية والموظفين.  وسيتعين على الإدارة والمدققين الخارجيين، بدورهم، التكيف مع هذه التغييرات. يجب على لجان المراجعة مواكبة الإدارة والتقدم الذي أحرزه المراجع في التكيف مع بيئة الرقابة الجديدة هذه. وفي الوقت نفسه، ينبغي للجان المراجعة أن تسعى للحصول على تحديثات بشأن معالجة مشكلات الرقابة الداخلية المكتشفة سابقًا.

نظرًا لجميع الطلبات الأخرى على موارد الشركة، فقد لا تتقدم جهود الإصلاح بالسرعة التي تتوقعها لجنة المراجعة. ومع ذلك، فإن بعض نقاط الضعف في ضوابط مستوى المنشأة قد تستحق أولوية أعلى. 

اثناء وقت الازمات

نظرًا لأن الشركات تطلب من المديرين الوفاء بأهداف خفض التكاليف، فقد يميل بعض المديرين إلى البحث عن طرق محاسبية غير مناسبة لجعل التكاليف تظهر أقل مما هي عليه. على سبيل المثال، إذا وافقت الشركة على تعديل الديون أو عقد الإيجار أو عقد البيع، فهل تم تسجيل التعديل بشكل صحيح؟ إذا كانت الشركة تتوقع استرداد التأمين، فهل تعترف الشركة بالمبلغ الصحيح في الوقت المناسب؟ هل يتم الإفصاح عن خسارة طارئة أو انقطاع في سلسلة توريد الشركة؟

بشكل عام، لن يكون للجان المراجعة قرار في تحديد مقدار أو أين ستقوم الشركة بخفض التكاليف. لكنها بالتأكيد يمكن أن تؤثر على ما يصاحب تلك التخفيضات. يجب أن تعمل لجان المراجعة مع الإدارة لإرسال رسالة واضحة إلى موظفي الشركة لتوضيح أن الضغوط الاقتصادية الحالية هي فرص لإثبات أخلاقيات الشركة القوية، وليس خفة اليد.  بالإضافة إلى ذلك، يجب على لجان المراجعة الاستفسار عن السلامة التشغيلية لأنظمة الإبلاغ عن المخالفات / الشكاوى، والتي أصبحت أكثر أهمية خلال الأزمة.

ليست كل الحالات الشاذة متشابهة

أحد خطوط الدفاع لكشف الاحتيال هو مراقبة ومراجعة المعاملات. يمكن أن يساعد تحليل البيانات وأدوات التكنولوجيا الأخرى في تحديد الحالات الشاذة والاتجاهات ومؤشرات المخاطر ضمن مجموعات كبيرة من المعاملات. 

باستخدام هذه الأدوات، قد تحدد الشركة بعض عناصر التقارير المالية الشاذة التي تثير تساؤلات حول طبيعة ومضمون المعاملات. يجب أن تجتمع لجنة المراجعة بانتظام، وبشكل أكثر من ربع سنوي بينما يحدث وباء COVID-19، وتطلب من الإدارة شرح الحقائق والظروف الخاصة بأي من المقاييس العادية. قد تقدم الإدارة تفسيرات مقبولة بناءً على الظروف الحالية. ومع ذلك، من واجب لجان المراجعة فهم وفحص الأسباب المنطقية التي اتخذتها الإدارة في هذه المعاملات خلال الأزمة الحالية وكيفية اختلافها عن تلك الموجودة في الفترات السابقة.

من خلال النظر فيما عرضناه اعلاه وتوظيف الاستجابات المناسبة، لا يمكن للجان المراجعة أن تؤدي دورها الحاسم في الإشراف على التقارير المالية لشركاتها فحسب، بل يجب أن تساعد أيضًا لخروج شركاتها من هذه الأزمة.