يتحمل المدققون الداخليون أيضًا مسؤولية تحديد النشاط المخادع والإبلاغ عنه على الفور، وتقديم التوصيات التي تعزز الرقابة الداخلية. يجب أن يكون المدققون الداخليون متيقظين للعلامات الحمراء للسلوك غير النزيه في أنشطة المشتريات التي يمكن أن تؤدي إلى خسائر مالية كبيرة للمؤسسة. يمكن أن تنبه العلامات الحمراء المدققين الداخليين إلى أربع طرق شائعة للاحتيال في المشتريات وتمنحهم البصيرة لتقديم توصيات تمنع ذلك في المستقبل.
تواطؤ المقاول
لتجنب التنافس مع بعضهم البعض، أو لتضخيم أسعار السلع والخدمات، سيعمل المقاولون في نفس السوق معًا للتحايل على عملية العطاءات الشفافة والأخلاقية. نتيجة لذلك، تفقد جهة الشراء حقها في الحصول على أسعار عادلة وأخلاقية وتنافسية. يجب أن يكون المدققون الداخليون على دراية بأنواع عديدة من التواطؤ بين المقاولين.
العطاءات التكميلية في محاولة للتأثير على سعر العقد والجهة الممنوحة له، يقدم المقاولون عمدًا عطاءات رمزية مزيفة في عملية الشراء تبدو أصلية. عادةً ما تكون عروض الرمز المميز مرتفعة جدًا بحيث لا يمكن قبولها، أو تبدو تنافسية ولكنها لا تفي بمتطلبات العطاءات الأخرى، أو تحتوي على شروط وأحكام خاصة من المعروف أنها غير مقبولة للمشتري المحتمل.
تناوب العطاءات بدلاً من تقديم العطاءات التنافسية، يوافق متعاقدان أو أكثر ضمنيًا على تقديم عطاءات مخصصة ويتآمرون على تناوب الأعمال فيما بينهم. يفوز كل مقاول بجزء من إجمالي الأعمال.
على سبيل المثال، يقدم الموردون "أ" و "ب “و "ج" عطاءات على ثلاثة عقود منفصلة. وقد اتفقوا على أن عرض "أ" سيكون الأدنى في العقد الأول، وعقد "ب “سيكون الأدنى في العقد الثاني، و "ج" في الثالث. لذلك، لا أحد يحصل على جميع العقود الثلاثة، لكن كل واحد يحصل على حصة. وفي الوقت نفسه، قد يخططون أيضًا لعطاءاتهم لرفع سعر العقد بشكل مصطنع. في كثير من الأحيان، يتم تعيين مقدمي العطاءات الخاسرين كمقاولين من الباطن من قبل المقاول الفائز للتغلب على تدفقهم النقدي أثناء انتظارهم لعرضهم الفائز.
تُلغى عروض إلغاء العطاءات عندما يدخل متعاقدان أو أكثر في اتفاقية غير قانونية، ويمتنع متآمر واحد أو أكثر عن المزايدة على العروض. يمكنهم أيضًا سحب العطاء المقدم مسبقًا بهدف قبول العطاء المطلوب.
قد يقوم المقاولون المتآمرون في قسم السوق بتقسيم السوق وفقًا لمعايير مختلفة، مثل المنطقة الجغرافية أو القطاعات المختلفة. الشركات التي تستوفي نفس المعايير لن تقدم عطاءات ضد بعضها البعض، أو قد تقدم عطاءات تكميلية، أو قد تناوب العطاءات. يمكن أن يحدث تقسيم السوق أيضًا من خلال شركات وهمية تستخدم لتقديم عطاءات وهمية. يسمح هذا للشركات الحقيقية بتضخيم الأسعار لأن العطاءات الاحتيالية مصممة للتحقق من السعر الأعلى الذي يقدمه العارض الحقيقي.
عند محاولة تحديد هذا النوع من التواطؤ، قد يلاحظ المدققون الداخليون سلوكًا غريبًا من المقاولين، مثل المقاولين غير المؤهلين الذين يقدمون باستمرار عطاءات عالية في كل مشروع بينما لا يقدم المقاولون المؤهلون عطاءات على الإطلاق. يستخدم العارض الفائز المزايد الخاسر كمقاول من الباطن والعطاءات الخاسرة ليست مستعدة جيدًا ومصممة للفشل. بالإضافة إلى ذلك، تنخفض الأسعار عندما يدخل مقاول جديد المنافسة وقد يكون هناك نمط سلوك يفوز بموجبه الطرف الأخير الذي قدم عطاءً بالعقد.
التواطؤ بين المقاولين والموظفين
قد يحاول المقاول أو المورد الحصول على ميزة في عملية تقديم العطاءات من خلال التأثير على موظفي الشركة المشترية بالرشاوى والهدايا والضيافة. ينتج عن هذا تكلفة أعلى للمشتري من خلال مخططات داخلية مختلفة.
الاعتراف بالحاجة قد يبالغ موظف الشركة المشترية في المخطط -كميًا أو نوعيًا -بالحاجة الفعلية للمنتج / الخدمة ويقنع مشرفه بالحاجة المفرطة للحصول على إذن الشراء.
يجب أن يكون التدقيق الداخلي في حالة تأهب لبعض العلامات الحمراء الشائعة لتحديد التواطؤ المحتمل. على سبيل المثال، قد يكون تقييم الاحتياجات غير مطور بشكل كافٍ أو موثق بشكل غير دقيق. ومن المحتمل أيضًا أنه لم يتم تحديد مورد بديل، مما يؤدي إلى استمرار الشراء من مصدر واحد. يمكن وضع المواصفات بطريقة لا يستطيع تقديمها سوى موردين أو مقاولين معينين، ويمكن إجراء عمليات الشراء دون تلقي تقارير. قد يصادف المدققون أيضًا مستويات مخزون مفرطة أو عمليات شطب كبيرة لتبرير عمليات الشراء المفرطة.
تفصيل العطاءات في هذه الحالة، يتلاعب الموظف الفاسد بالمواصفات لتناسب المقاول أو المورد المفضل ويقضي على المنافسين. قد تكون المواصفات ضيقة جدًا لاستيعاب المورد المفضل، أو تكون واسعة جدًا بحيث يكون المقاول غير المؤهل مؤهلًا، أو غامضة بحيث يتم حذف بعض المواصفات للسماح للمقاول المفضل برفع السعر من خلال تعديلات العقد.
تتضمن بعض العلامات الحمراء ضعف التحكم في عملية تقديم العطاءات، أو رد واحد أو عدد قليل من الردود على الدعوات، أو عدم إعادة تقديم العطاء على الرغم من وجود عدد أقل من الحد الأدنى للعطاءات، أو عدد كبير من الجوائز التنافسية التي يتم منحها لمورد واحد. ومن المحتمل أيضًا أن طلب تقديم العطاءات لا يوفر معلومات تقديم واضحة، أو أن المواصفات الخاصة بنوع السلع / الخدمات التي يتم شراؤها محدودة للغاية أو واسعة النطاق. غالبًا ما يكون تخصيص العطاءات مصحوبًا بعدد كبير من أوامر التغيير أو الاختلافات بعد تقديم الطلب.
التلاعب بالعطاءات قد يتلاعب الموظفون الفاسدون بالعطاءات لصالح مقاولين أو موردين معينين باستخدام منشورات غامضة لنشر العطاءات أو فتح العطاءات قبل الأوان أو تمديد مواعيد فتح العطاءات دون مبرر أو التخلي عن العطاء أو خسارته أو قبول العطاءات المتأخرة أو تزوير سجلات العطاء أو تغييره. في كثير من الأحيان، يحدون من الوقت لتقديم العطاءات بحيث يكون فقط أولئك الذين لديهم إشعار مسبق لديهم الوقت للتحضير والإرسال. حتى أن الموظفين غير الأخلاقيين قد يبطلون العطاءات بسبب الأخطاء التافهة التي لا أساس لها في المواصفات أو لأسباب أخرى كاذبة أو تعسفية أو شخصية.
تجزئة العطاءات في هذه الحالة، يقسم الموظفون مشروعًا كبيرًا إلى عدة مشروعات صغيرة تقع دون حد العطاء الإلزامي ويمنحون بعض أو كل الوظائف المكونة لمقاول أو مورد يتآمرون معه. يجب أن يكون المدققون الداخليون في حالة تأهب لمشتريات متعددة أو متشابهة أو متطابقة من نفس الطرف، أو مشتريات مجزأة غير مبررة بمبالغ أقل بقليل من المراجعة ذات المستوى الأعلى أو عتبة العطاءات التنافسية، أو المشتريات المتسلسلة تحت المراجعة ذات المستوى الأعلى أو العطاءات التنافسية. قد يتبع ذلك سوء استخدام أمر التغيير.
مشتريات المصدر الوحيد غير المبررة قد يستخدم الموظفون المخادعون المشتريات غير التنافسية لاستبعاد المنافسة وتوجيه العقود نحو بائعين معينين. يحدث تبرير التعاقد أحادي المصدر عندما يكون المنتج متاحًا من مصدر واحد فقط، أو عندما تحول الظروف الملحة دون التماس تنافسي، أو عندما يُعتبر الالتماس غير كافٍ بعد بحث معقول.
علامات Telltale على هذا التواطؤ تتضمن الاستخدام المتكرر لعقود الشراء أحادي المصدر-غالبًا لنفس المورد -أو طلبات الشراء من مصدر واحد عندما يكون هناك مجموعة متاحة من المقاولين للتنافس على المشروع. في كثير من الأحيان، لا يحتفظ موظفو الشراء بمحاضر دقيقة للاجتماعات السابقة لتقديم العطاءات أو لا يحصلون على المراجعة المطلوبة لتبرير المصدر الوحيد. مرة أخرى، قد يتم الإدلاء ببيانات كاذبة لتبرير المشتريات غير التنافسية أو قد تتم الموافقة على المبررات من قبل الموظفين دون سلطة.
مخططات تسعير العقود التفاوضية
تعد العقود التي يتم التفاوض عليها أكثر شيوعًا في الظروف التي لا تؤدي فيها الظروف إلى تقديم عطاءات تنافسية ومختومة. إنها طريقة تعاقدية تسمح بإجراء مفاوضات بين كيان الشراء والمقاولين المحتملين. في التعاقد المتفاوض عليه، يقدم المقاولون المحتملون بيانات التكلفة أو التسعير، مثل عروض أسعار البائعين أو الخصومات التي تم الحصول عليها بالفعل. سيستخدم المقاولون غير الأخلاقيين عن قصد بيانات غير دقيقة عن التكلفة أو الأسعار لتضخيم التكاليف في العقود المتفاوض عليها.
يجب أن يبحث المدققون الداخليون عن الوثائق غير الدقيقة أو غير الكاملة التي يقدمها المقاول لدعم مقترحات التكلفة. في بعض الأحيان، قد يتأخر المقاول في تقديم المستندات الداعمة لبيانات التكلفة أو التسعير، والتي قد تكون غير متوافقة مع الأسعار الفعلية أو الأسعار القديمة. من الممكن أيضًا ألا يقوم المقاول بتضمين الخصومات أو الحسومات التي تم التفاوض عليها، أو تضمين هامش ربح غير واقعي في الأسعار. في بعض الأحيان، يستخدم المقاولون بائعين ومقاولين من الباطن مختلفين أثناء أداء العقد عن تلك الواردة في العرض الأصلي. من الممكن أيضًا أن تكون المواد والمكونات المستخدمة مختلفة عن تلك المدرجة في الاقتراح الأصلي.
مخططات ما بعد العقد
يركز الاحتيال في مرحلة ما بعد العقد بشكل أساسي على إدارة العقود والمدفوعات التي تتم بموجب العقود. تستخدم معظم المؤسسات نظامًا إلكترونيًا للحسابات الدائنة مع وجود ضوابط رئيسية حول فصل الواجبات بين الطلب والتحقق من إيصالات السلع / الخدمات والإذن بالدفعات. تم تصميم المخططات، غالبًا بالتواطؤ مع الموظفين الداخليين، لتجاوز هذه الضوابط.
السلع أو الخدمات غير المطابقة هنا، يقوم المورد عمدًا بتسليم سلع أو خدمات لا تتوافق مع المواصفات المتفق عليها، لتحل محل المنتجات الأرخص أو الأقل جودة. علامة حمراء واحدة للمدققين الداخليين هي نسبة عالية من المرتجعات أو العيوب لعدم الامتثال للمواصفات. قد يكون هناك علامة حمراء أخرى مفقودة أو معدلة لشهادات امتثال المنتج أو شهادات الامتثال الموقعة من قبل الموظفين دون مسؤوليات ضمان الجودة. لا ينبغي السماح للمقاولين والموردين باختيار عينة من البضائع التي سيتم اختبارها لضمان الجودة، أو إعدادها للاختبار، أو إجراء الاختبارات الخاصة بهم باستخدام موظفيهم ومنشآتهم.
أوامر التغيير والتغييرات المتعلقة بإساءة استخدام أوامر التغيير هي اتفاقيات مكتوبة بين الجهة المشترية والمقاول لإجراء تغييرات على العقد النهائي. هذا مخطط يقوم بموجبه الأطراف المتواطئة -المقاول وموظفو الشراء -بتقديم وقبول عطاء أقل للفوز / منح العقد ثم رفع التكلفة لاحقًا عن طريق أوامر التغيير. وعادة ما تخضع هذه القواعد لتدقيق أقل من عقود الشراء المعتادة، مما يجعلها عرضة للمقاولين والموظفين غير الشرفاء الذين يتطلعون إلى إساءة استخدام عمليات الشراء المعمول بها وإساءة استخدامها لتحقيق مكاسب خاصة بهم.
غالبًا ما يتسم سوء استخدام أوامر التغيير بضعف الرقابة الداخلية، مما يجعل من الصعب على الإدارة التأكد من أن جميع أوامر التغيير ضرورية حقًا للعمل الذي لم يكن معروفًا في وقت منح العقد. عادة، يتصرف موظفو المشتريات خارج النطاق ويتم تبرير العديد من أوامر التغيير على أساس مجموعة متنوعة من الأسباب، بما في ذلك الحاجة إلى استبدال بدائل أكثر تكلفة، وعدم توفر المواد أو المعدات، والتغيير في السعر، والتضخم. عادة ما يكون هناك نمط متكرر لأوامر التغيير التي تزيد من السعر أو النطاق أو فترة الاتفاقية. قد يجد المدققون الداخليون أيضًا أوامر تغيير مشكوك فيها تفضل متعاقدين معينين.
سوء تقدير التكاليف هنا، يفرض المقاول على الجهة المشترية تكاليف غير معقولة أو غير مسموح بها. قد يقومون أيضًا بفرض تكاليف لا يمكن تخصيصها بشكل مباشر أو غير مباشر للعقد، أو قد يقومون بشحن تكاليف المحاسبة أو العمالة أو المواد. يجب أن ينتبه المدققون الداخليون إلى عدم كفاية أو غياب مسارات التدقيق التي تدعم التكاليف المفروضة. في بعض الأحيان تكون تقديرات التكلفة غير متسقة مع الأسعار المفروضة أو قد يستخدم المقاول معايير قديمة.
التخفيف من الاحتيال
يجب أن ينتبه المدققون الداخليون إلى المبررات المشوهة التي يستخدمها الموظفون والمديرون لتبرير عدم الامتثال للسياسات والإجراءات والممارسات المعمول بها. في النهاية، تقع على عاتق الإدارة مسؤولية اتخاذ الخطوات المناسبة لمنع الاحتيال وتقليل مخاطر الشراء. يتم ذلك من خلال تنفيذ تحليلات البيانات، وتعزيز أول سطرين في هيكل الرقابة الداخلية، وتوعية الموظفين وتدريبهم لتحديد نقاط الضعف في عملية الشراء. المطلب الشامل هو تحسين الثقافة التنظيمية، حيث يتم تحديد الانتهاكات الأخلاقية والإبلاغ عنها من قبل الموظفين في وقت مبكر وتصحيحها على الفور.
