نصائح للتدقيق من المنزل في ظل كورونا ^مميز

أصبح العمل عن بُعد حقيقة لكثير من المراجعين الداخليين. هنا كيف يمكن أن تظل عملية المراجعة منتجة؟!

دفع فيروس كورونا معظم المنظمات الي نهج مرن وهو العمل من المنزل للحفاظ على استمرارية العمل. تستمر أقسام المراجعة الداخلية في جميع أنحاء العالم في أداء أعمال المراجعة، حتى من المنزل.

أدت الأزمة إلى تسريع حركة المهنة نحو التقنيات الجديدة، والتي كانت في السابق موضع جدل كبير. على وجه التحديد، هل يمكن للمدققين أداء وظائفهم بشكل فعال دون التفاعل شخصيًا مع العملاء؟

فيما يلي ستة اقتراحات للتدقيق من المنزل بشكل فعال.

1.قم بإعداد مكتب منزلي مريح

يجب على المدققين الداخليين مراعاة بعض العوامل في إنشاء مكتب منزلي. يجب أن يكون الموقع خاصًا للحد من الضوضاء والحفاظ على سرية العمل. يجب أن تحتوي مساحة عملهم أيضًا على إضاءة كافية.

يجب على المراجعين إستخدام الاثاث المريح في المنزل للإحساس بالراحة البدنية أثناء العمل، واستخدام التكنولوجيا الحديثة.

 2.تصرف بإحترافية

من خلال العمل في المكتب، يحدد المدققون الداخليون إجراءات روتينية ثابتة من حيث الغداء واستراحات القهوة وبداية ونهاية اليوم، ولكن قد لا يكون هذا هو الحال عندما يعملون في المنزل.

سيساعد تحديد جدول عمل المراجعين على موازنة التزاماتهم المهنية والشخصية. وتحديد ساعات العمل في الأوقات التي يكون فيها الفرد أكثر إنتاجية.

يجب على المدققين الذين لديهم عائلات التحدث إلى أطفالهم حول التغييرات ووضع الحدود، بما في ذلك متى لا ينبغي إزعاجهم، يجب عليهم طلب المساعدة من باقي أفراد الأسرة الذين قد يكونون قادرين على الإشراف على أنشطة الأطفال خلال يوم العمل.

تساعد فترات الراحة القصيرة المتكررة المدققين على البقاء منتعشين والتركيز على العمل.

3.الاستفادة من تقنيات السحابة

تساعد التقنيات والخدمات القائمة على السحابة الالكترونية الشركات والحكومات على مواصلة العمل أثناء جائحة كورونا. على عكس تطبيقات التكنولوجيا التقليدية، لا تتطلب العديد من الخدمات السحابية أي إعداد أو تنزيلات.

أثبتت مؤتمرات الفيديو أنه لا غنى عنها خلال هذا الوقت، مما يسمح للمراجعين بالتحدث إلى زملاء العمل والعملاء من خلال النقر على رابط دعوة. تمكن مثل هذه المكالمات المراجعين من إجراء مقابلات مباشرة. تمكن معظم خدمات مؤتمرات الفيديو المراجعين من مشاركة المستندات مع المشاركين الآخرين في المكالمة.

تتيح مساحات Drive المشتركة للأفراد العمل في آن واحد على المستندات، مع توفير الوصول السهل والتحكم فيها، وبالتالي تقليل الارسال والا ستلام من البريد الإلكتروني.

4.ضمان السرية التامة

غالبًا ما يكون المدققون الداخليون مطلعين على المعلومات الأكثر سرية للمؤسسة، وحمايتها أمر حيوي للحفاظ على دور المراجعة الموثوق به. تمتلك معظم بيئات العمل في المؤسسات إجراءات وقائية كافية لمنع تسرب المعلومات، ولكن يمكن أن تتشوش بسهولة عند العمل عن بُعد.

يمكن للعائلة والأصدقاء أن يشكلوا تضارب في المصالح. على سبيل المثال، فرد من افراد الاسرة يعمل لدى منافس أو زوج يعمل في وحدة الأعمال التي يراجعها المراجع حاليًا. لمعالجة قضايا السرية، يجب على المدققين مناقشة النزاعات المحتملة مع افراد الاسرة.

يجب على المدققين تقييم مخاطر تسرب المعلومات غير المقصودة التي قد تحدث لأن أحدهم سمع مكالمة أو اكتشف وثائق لم يتم حفظها بشكل آمن. إذا أمكن، يجب عليهم تلقي المكالمات الحساسة خلف باب مغلق. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المدققين تخصيص مساحة في درج مكتبي أو خزانة ملفات لتخزين المستندات الحساسة ووضع علامات واضحة على المستندات لتجنب تسرب المعلومات.

يجب أن يناقش المدققون مع مديريهم أي تضارب محتمل في المصالح أو مخاوف تتعلق بالسرية لا يمكن تخفيفه وتحديد الخطط البديلة.

5.التخطيط والتواصل

في مواجهة التباعد الاجتماعي، وبدون تفاعلات وجهًا لوجه مع الزملاء وعملاء المراجعة، يصبح التواصل الفعال أكثر أهمية. يحتاج المدققون إلى التخطيط المسبق للعمل الميداني، وإرشادات أصحاب المصلحة، واجتماعات الفريق، والالتزامات الأخرى. يجب عليهم إنشاء قائمة مهام وتحديثها كل صباح لتتبع ما يريدون تحقيقه على مدار اليوم.

إنشاء عمليات تواصل افتراضي منتظم على سبيل المثال، مرتين في الأسبوع يمكن أن يضمن أن يكون للمدير وموظفي التدقيق منصة للتشاور مع بعضهم البعض وتبادل الأسئلة والمعلومات. 

في البداية، يمكن أن تساعد عمليات التواصل هذه زملاء العمل في التعلم من بعضهم البعض في التكيف مع بيئة العمل في المنزل. علاوة على ذلك، يمكن أن يساعد استخدام مؤتمرات الفيديو الموظفين على الشعور بقدر أقل من العزلة وتعزيز الروح المعنوية.

6.التعرف على تحديات العملاء

مثل المدققين، يحاول العملاء بذل قصارى جهدهم للحفاظ على استمرارية العمل ويواجهون تحديات مماثلة. إن الاعتراف بهذه التحديات يمكن أن يضيف لمسة شخصية للتدقيق ويساعد على تهدئة أعصاب وحدات الأعمال أثناء الاستجابة لطلبات المدققين.

قد تقوم وحدات الأعمال أيضًا بتغيير بعض عملياتها خلال هذه الفترة، لذلك يجب على المدققين اعتماد طرق جديدة لتلقي الوثائق المتوقعة. على سبيل المثال، قد يحتاج المدققون إلى فحص المخزون باستخدام مؤتمرات الفيديو والاحتفاظ بسجل الفيديو كدليل.

في حين أن الانتقال إلى المراجعة عن بُعد قد يبدو أمرًا صعبًا، فإن التفكير بعناية في حلول لتحديات العمل في المنزل يمكن أن يجعل التغيير أسهل. بمرور الوقت، مع تكيف المدققين مع طريقة العمل هذه، قد يصبح التدقيق عن بُعد ممارسة مقبولة أكثر. على سبيل المثال، تجد العديد من المنظمات أن العمل الافتراضي يؤدي إلى توفير التكاليف.

إذا أصبح العمل عن بعد أمرًا طبيعيًا، يجب على المراجعين التكيف والازدهار.