ستة أسئلة تُطرح على العملاء قبل تقديم كشوف المرتبات

قد أظهر إستطلاع حديث أن الشركات الصغيرة ليست فقط مفتوحة لمحاسبيها الذين يأخذون مرتبات. في الواقع، تستشهد الشركات الصغيرة بمحاسبيها كمستشارين يثقون بهم أكثر من غيرهم، لذلك يبحثون عن مشورتكم وتوصياتكم.

الآن تحتاج فقط لبدء المحادثة. فيما يلي بعض الأسئلة الأولية التي يمكنك طرحها على عملاء الأعمال الصغيرة إذا كنت تريد فتح الباب لتقديم خدمات كشوف المرتبات.

1. كيف يمكنك التعامل مع المرتبات الآن؟

هناك طريقة رائعة لبدء محادثة حول خدمات كشوف المرتبات وهي ببساطة معرفة ما يفعله عملاؤك في الوقت الحالي وما قد يريدون تغييره. لا يضع أي ضغط على عملائك ويفتح الباب أمامهم لإخبارك بالصعوبة التي قد يواجهونها في كيفية تشغيل كشوف المرتبات حاليًا. ستتعرف على الحلول (إن وجدت) التي تستخدمها حاليًا وحيث قد يكون هناك مجال لعمليات أفضل - أو أخطاء أقل.

قد يحتاج البعض إلى القليل من المساعدة، بينما قد يكون الآخرون متلهفين لجعلك تتولى الدور بالكامل. قد يكون هذا السؤال الإفتتاحي هو السؤال الوحيد الذي تحتاج إلى طرحه للحصول على عميل كشوف مرتبات جديد.

2. كم من الوقت تقضيه على تحضير ودفع المرتبات كل شهر؟

هناك إحتمالات كبيرة لأن معظم العملاء يقضون وقتًا طويلا في دفع الرواتب أكثرمما ينبغي. في المتوسط، وجدت OnPay أن الشركات الصغيرة تقضي 18 ساعة شهريًا على كشوف المرتبات، وهو أيضًا نفس الوقت الذي تقضيه في مهام الموارد البشرية. هذا يعني أن عملائك يقضون أسبوع عمل تقريبًا كل شهرعلى مهام المكتب هذه - مستغنيًا عن الوقت الذي يمكن أن يستخدموه في أشياء مفيدة أخرى مثل التسويق وخدمة العملاء. إذا سألتهم عما إذا كانوا يعتقدون أن هذا إستخدام أو إستثمار جيد لوقتهم، فمن المحتمل أن يقولوا لا.

يفتح هذا السؤال أيضًا محادثة حول الكفاءة والإدارة. ينبغي للمالكين والموظفين رفيعي المستوى أوالمسميات الوظيفية العُليا أن يركزوا وقتهم على الأشياء التي تبني وتطور من أعمالهم، وأن يقوم أحد غيرهم بتولي مهمة كشوف المرتبات الخاصة بهم ستتيح لهم القيام بذلك. حيث تعود لهم الساعات ال 18 المفقودة، ويمكن أن يكون إستثمار وقتك لإدارة كشوف المرتبات مع وجود شخص يقوم بخدمة كشوف المرتبات تضيع ثلاث ساعات فقط تقريبًا في الشهر.

3. هل كان هناك أخطاء في أعمال الموارد البشرية أو كشوف المرتبات، وهل تم تغريم مكان عملك أموال بسبب هذه الأخطاء؟

هناك الكثير من العوامل التي تدخل في معالجة كشوف المرتبات بشكل صحيح ويمكن أن تكون مُربِكة لأصحاب الأعمال التجارية الصغيرة الذين يحاولون التعامل معها. ليس هناك ما يخيف أصحاب الأعمال من تلقي خطاب مصلحة الضرائب في البريد. تتضمن الأخطاء الشائعة في كشوف المرتبات تصنيف الموظفين بشكل غير صحيح أو فقدان ودائع المرتبات أو الإيداعات الضريبية أوعدم الالتزام بالتغييرات في القوانين.

على الرغم من أن كل غرامة على القيام بخطأ معين قد تبدو صغيرة، لكن عند حسابهم على عدد الموظفين في الشركة وعدد شيكات المرتبات الصادرة، نجد أنها كبيرة . تخلق الإجابات على هذا السؤال أيضًا فرصة مثالية لإظهار خبرتك في كشوف المرتبات وأي مزايا قد أضفتها لعملاؤك الآخرون.

4. هل من الصعب الحصول على بيانات كشوف المرتبات في دفتر الأستاذ العام أو برنامج المحاسبة؟

يمكن أن يكون تسجيل المعاملات المالية والتسوية في نهاية الشهر مهام تستغرق وقتًا طويلاً لأي صاحب عمل. تعد السجلات المالية الدقيقة أمرًا جوهريًا للسماح لعملائك بفهم أعمالهم تمامًا واتخاذ القرارات بسهولة وسرعة ودقة أكثر. من خلال التعامل مع كشوف المرتبات، فإنك تقدم لعملائك خدمة أساسية تضمن أن تكون دفاترهم سليمة - وراحة البال التي تأتي مع معرفة أنهم يستوفون جميع متطلبات مصلحة الضرائب. يفتح هذا السؤال أيضًا الباب لتقديم المشورة بشأن اختيار تقنيات محاسبية سهلة الإستخدام التي ستجعل حياتهم وأعمالهم أسهل.

5. كم تنفق على خدمات المرتبات؟

قد يعتقد الكثير من عملائك أنهم يعرفون مقدار ما ينفقونه على كشوف المرتبات كل شهر، لكن هل يعرفون حقًا؟ يتقاضى بعض مزودي خدمة كشوف المرتبات مجموعة من الرسوم الخفية في فواتيرهم:

· رسوم الموظفين غير العاملين

· رسوم الموارد البشرية

· الفواتيرالشهرية مقابل كل المرتبات

· الرسوم للموظفين في عدة حالات طارئة

· إضافات لميزات الموارد البشرية

· الإعلانات التسويقية

قد ينفق عملاؤك على خدمات كشوف المرتبات أكثر مما يدركون أو يتوقعون، و تقديم مساعدة لهم لفهم هذه التكاليف وكيفية إحتوائها شئ ممتاز.

6. هل أنت واثق من أنك تقوم بعمل كشوف المرتبات بشكل صحيح؟

حتى إذا كان عملائك ينجحون في تجنب معظم نقاط الضعف والضرر الموضحة أعلاه، فقد يرحبون بمساعدتك لأسباب أخرى. وفقًا لإستطلاع حديث، عندما يتعامل أصحاب الأعمال الصغيرة مع كشوف المرتبات الخاصة بهم، فإن 43 بالمائة فقط منهم واثقون من أنهم يقومون بعمل جيد وصحيح بخصوص دفع مرتبات موظفيهم في الوقت المحدد، في حين أن 25 بالمائة منهم فقط واثقون من أنهم يقومون بخصم وتقديم ضرائب المرتبات بدقة. إذا كانت كشوف المرتبات تبقي عميلك مستيقظا في الليل غارق في التفكير، فبإمكان مساعدة الخبراء أن تقطع شوطا طويلا للتخفيف عنهم والتأكد من أنهم يشعرون بالثقة من أن كشوف المرتبات لديهم صحيحة.

كشوف المرتبات ليست هي أهم شئ يركز عليه عملائك - ولا ينبغي أن تكون كذلك. يمكن أن يكون أفضل ان يقوموا بإستخدام وإستغلال وقتهم لتنمية أعمالهم. من المحتمل أن يقدروا قيمة إستخدام خبير لأداء المهام التي تتطلب خبرة، وأن كشوف المرتبات هي واحدة من تلك المهام التي يوجد لها متخصصين. إن مجرد بدء المحادثة هو أفضل طريقة لفتح الباب لتزويد عملائك بهذه الخدمة الهامة.